Sekretär*in (m/w/d)

Universitätsklinikum Bonn; Bonn; Vor Ort; EUR 45.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeitmodelle

Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonder

Betriebliche Altersvorsorge

Unterstützung bei Elternzeitrückkehrer

Gute Anbindung an SWB-Netz

Fort- und Weiterbildungsangebote

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Bonn sucht eine Assistentin der Institutsleitung (m/w/d) in Vollzeit zur Unterstützung der Institutsleitung. Die Stelle ist zunächst auf 5 Jahre befristet mit Verlängerungsoption, unbefristete Anstellung möglich.

Sie arbeiten eng mit der Direktion zusammen, koordinieren Termine, Reisen und interne/externe Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner. Erwartet wird eine abgeschlossene Gesundheitsausbildungs- oder kaufmännische Qualifikation sowie Diskretion und

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor ist zwingend erforderlich.
• Selbständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie Diskretion.
• Gute Deutschkenntnisse, sichere Rechtschreibung; Englischkenntnisse von Vorteil.
• Souveränität im persönlichen Kontakt und am Telefon.
• Sicherer Umgang mit moderner Datenverarbeitung (MS Office, ORBIS-MED).

Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion.
• Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und Forschung/Lehre; Personalmaßnahmen und Drittmittelkonten.
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Mitarbeit und Koordination interner bzw. abteilungsübergreifender Projekte.
• Unterstützung bei Lehrveranstaltungen und Fortbildungen; Korrespondenz in Deutsch/Englisch.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Englischkenntnisse

MS Office

Ausbildung

Ausbildung im Gesundheitssektor (z. B. MFA, Kauffrau im Gesundheitswesen)

Tools

MS Outlook

ORBIS-MED

Jobbeschreibung

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als Deutschlands Ausbildungs-Champion und Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber aus.

Im Institut Für Klinische Herz-Kreislaufforschung Des Universitätsklinikums Bonn Ist Zum Nächstmöglichen Zeitpunkt Folgende Stelle In Vollzeit (38,5 Std./Woche) Zu Besetzen

Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst auf 5 Jahre befristet zu besetzen mit der Option der Verlängerung bzw. unbefristeten Anstellung.

Als engagierte, freundliche und souveräne Persönlichkeit unterstützen Sie die Institutsleitung und arbeiten ihr direkt zu. Dabei sind Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen der Direktion und allen internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Dekanat, Gremien, Vorstand, Kliniken, Pharmaunternehmen, Einweiser etc.).

Ihre Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion
• Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre: Bearbeitung von Personalmaßnahmen wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter sowie die Kontrolle von Drittmittelkonten
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Mitarbeit, eigenständige Koordination oder Übernahme von internen und abteilungsübergreifenden Projekten des Instituts
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Koordination klinikinterner Fort- und Weiterbildungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)
• Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat
• Bestellwesen und Rechnungserstellung

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor, vorzugsweise im Krankenhaus, ist zwingend erforderlich: z. B. Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung
• Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion
• Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon
• Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick
• freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
• Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse
• sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten

Wir Bieten

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: flexible Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
• Veranstaltungen und Vorteile: Möglichkeit der Teilnahme an Pflegekongressen & Messen im Inland, subventionierte Event- und Theaterkarten

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.