Sekretariat Geschäftsführung (m/w/d)

Asb Hessen; Wiesbaden; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Manteltarifvertrag

30 Tage Urlaub

Deutschlandticket (anteilig)

Jobrad

BAV

VWL

Zusammenfassung

ASB Hessen sucht eine engagierte Fachkraft im Sekretariat der Geschäftsführung in Vollzeit. Sie organisieren die Geschäftsführung, managen Post und Termine, pflegen Kontakte und koordinieren Anfragen.

Dazu gehört Reiseplanung, Fristenverwaltung und die Unterstützung bei Sitzungen und Beschlüssen. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und idealerweise eine Weiterbildung zum Executive Assistant.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie digitale Kompetenz.
• Erfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich ist wünschenswert.

Aufgaben

• Organisation der Geschäftsführung
• Bearbeitung des Posteingangs und E-Mail-Management
• Terminmanagement und Kalenderpflege
• Pflege von Kontakten und Verteilern
• Schnittstelle zu Politik, Kommunen und Netzwerkpartnern
• Telefonmanagement und Gesprächsvorbereitung
• Koordination von Anfragen und Fristen
• Reiseplanung und Reisekostenvorbereitung
• Verwaltungsaufgaben gegenüber Behörden und Institutionen
• Dokumentation und Protokollführung nach Bedarf

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Teamfähigkeit

Projektkoordination

MS Office/Office 365

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Executive Assistant Weiterbildung

Tools

MS Office

Outlook

Jobbeschreibung

Über den ASB

Wir wollen dAS Beste für den Menschen. Als Wohlfahrts- und Hilfsorganisation sind wir immer dort, wo Menschen uns brauchen - „Wir helfen hier und jetzt“. Das ist nicht nur unser Motto, sondern auch unser Selbstverständnis. Wir möchten gemeinsam mit Dir „Gutes tun“ noch besser machen.

FÜR unser Sekretariat der GEschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) in einer unbefristeten Vollzeitanstellung.

A – wie Aufgaben, die Dich erwarten

Organisation der Geschäftsführung

â— Bearbeitung des Posteingangs und E-Mail-Management

â— Terminmanagement und Kalenderpflege

â— Pflege von Kontakten und Verteilern

â— Schnittstelle zu Politik, Kommunen und Netzwerkpartnern

â— Telefonmanagement und Gesprächsvorbereitung

â— Priorisierung und Koordination von Anfragen

â— proaktives Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

â— Reiseplanung und Reisekostenvorbereitung

â— Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit

â— Koordinative Aufgaben, z. B. Besprechungen, Geburtstage

Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Workshops

â— Erstellung von Einladungen und Tagesordnungen

â— Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsvorlagen und Entwürfen

â— Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen

â— Protokollführung u.U.

â— Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben, insb. Vorstand und Managementteam

Vertragsmanagement

â— Vorbereitung und Ablage von Verträgen

â— proaktives Fristen- und Wiedervorlagenmanagement im VM

â— Verwaltungsaufgaben gegenüber Behörden und Institutionen

â— Koordination mit Rechtsberatung und externen Dienstleistern

Fuhrparkmanagement

â— Ansprechpartner:in für alle KFZ Versicherungsthemen

â— Pflege der Übersicht aller KFZ im RV

â— Bearbeitung/Abwicklung von KFZ Schäden jeglicher Art mit der Versicherung

â— Auswahl, Bestellung, Kauf, Leasing, Verkauf von Fahrzeugen

â— Zulassung, Abmeldung, Ummeldung von KFZ bei der Zulassungsbehörde

â— Verwaltung Tankkarten, ADAC-Schutzbrief, etc.

Veranstaltungsmanagement

â— Erstellung und Pflege des Veranstaltungsjahresplaners

â— Organisatorische Vor- und Nachbereitung von regionalen Veranstaltungen

â— Erstellung von Beschlussvorlagen für den Regionalvorstand

â— Vor- und Nachbereitung von Mitgliederversammlungen sowie Unterstützung bei deren Durchführung (in Zusammenarbeit mit dem Mitgliederservice)

Mitwirkung im Qualitätsmanagement

â— Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement sowie Verwaltung von Vorlagen und Formularen

â— Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Audits und Zertifizierungen, insbesondere Verwaltung des Auditjahresprogramms

â— Mitwirkung bei regelm. Management- und Lieferantenbewertungen, etc.

â— Mitwirkung bei Datenschutz- und Compliance-Themen

Mitwirkung im Nachhaltigkeitsmanagement

â— Mitwirkung bei der Datensammlung

â— Verwaltung von Klima- und Nachhaltigkeits-Anpassungsplanungen

â— Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

Dokumenten- und Informationsmanagement

â— Aktenführung und Archivierung

â— Verwaltung vertraulicher Unterlagen

â— Pflege von Datenbanken und digitalen Ablagesysteme

S – wie Stärken, die Dich auszeichnen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Managementassistent:in) oder vergleichbare Qualifikation
  Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Vorstandsbereich
• Weiterbildung zur Management- oder Executive Assistant (wünschenswert)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie digitale Kompetenz und Erfahrung mit Kollaborations- und Kommunikationstools (z. B. Microsoft Office, Online-Konferenztools)
• Gültige Fahrerlaubnis der Klasse B
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie Bereitschaft zur konstruktiven Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern als auch im Team
• Hohes Maß an Einfühlungsvermögen, Diskretion und wertschätzendem Auftreten
• Ausgeprägte Loyalität und Vertrauenswürdigkeit gegenüber der Geschäftsführung und dem Unternehmen
• Bereitschaft zur kontinuierlichen fachlichen und persönlichen Weiterbildung
• Belastbarkeit, Souveränität und Fähigkeit zum Arbeiten unter Zeitdruck
• Hohe Service- und Lösungsorientierung
• Gute Urteilsfähigkeit sowie selbstständiges und vorausschauendes Handeln
• Gesundheitliche Eignung entsprechend den arbeitsmedizinischen Anforderungen
• Hohe Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten und der Priorisierung wechselnder Aufgaben
• Professionelles, gepflegtes und repräsentatives Auftreten

B – wie Benefits, die auf Dich warten

• Wir wissen, was Du leistest: Vergütung nach Manteltarifvertrag, 30 Tage Urlaub, Urlaubsgeld sowie anteilige Finanzierung des Deutschlandtickets und die Option, ein Jobrad zu bekommen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen wir gerne, genau wie deine persönliche Zukunft: Anspruch auf eine BAV und VWL stehen dir ebenfalls zu.