Office Manager / Zentrale & Serviceorganisation (m/w/d)

Stührenberg GmbH; Detmold; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

JobRad

pluxee Karte

Mitarbeiterrabatte

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Stührenberg GmbH sucht eine engagierte Office Managerin/Officemanager für Zentrale und Serviceorganisation am Standort Detmold. Sie betreuen Empfang, koordinieren Anrufe und E-Mails, empfangen Kunden und Partneren freundlich und bearbeiten Störungsmeldungen in den Systemen.

Zu den Aufgaben gehört die enge Abstimmung mit der Serviceleitung, Organisation von Servicemitarbeitern, Hotelbuchungen sowie Abrechnungen von UTA-Tankdaten und E-Ladestromverbräuchen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Spaß an Organisation, Kommunikation und abwechslungsreichen Aufgaben.
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten.
• Freundliches Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Gutes Zahlenverständnis und sorgfältiger Umgang mit Abrechnungen und Auswertungen.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und offene Themen eigenständig nachzuhalten.

Aufgaben

• Organisation unserer Zentrale und Betreuung des Empfangs am Standort Detmold.
• Annahme und Koordination eingehender Telefonate und E-Mails sowie Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.
• Freundlicher Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern.
• Annahme, Erfassung und Nachverfolgung von Störungsmeldungen unserer Kunden.
• Bearbeitung der Störungsberichte sowie Pflege und Abschluss der Vorgänge in unseren Systemen.
• Enge Zusammenarbeit mit unserer Serviceleitung bei organisatorischen Themen.
• Unterstützung bei der Koordination von Servicemitarbeitern, Terminen und laufenden Einsätzen.
• Organisation von Hotelbuchungen für unsere Mitarbeiter.
• Prüfung der UTA-Tankabrechnungen und Pflege der Übersichten.
• Auswertung des Stromverbrauchs unserer betrieblichen E-Ladestationen und Erstellung der Abrechnungen.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Teamkoordination

Zuverlässigkeit

Schnelle Auffassungsgabe

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Office Manager / Zentrale & Serviceorganisation (m/w/d) m/w/d

Dein Herz schlägt für …

• Organisation unserer Zentrale und Betreuung des Empfangs am Standort Detmold
• Annahme und Koordination eingehender Telefonate und E-Mails sowie Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner
• Freundlicher Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Annahme, Erfassung und Nachverfolgung von Störungsmeldungen unserer Kunden
• Bearbeitung der Störungsberichte, inklusive Anforderung fehlender Informationen sowie Pflege und Abschluss der Vorgänge in unseren Systemen
• Enge Zusammenarbeit mit unserer Serviceleitung bei organisatorischen Themen
• Unterstützung bei der Koordination von Servicemitarbeitern, Terminen und laufenden Einsätzen
• Organisation von Hotelbuchungen für unsere Mitarbeiter
• Prüfung der UTA-Tankabrechnungen und regelmäßige Pflege der zugehörigen Übersichten
• Auswertung der Stromverbräuche unserer betrieblichen E-Ladestationen sowie Erstellung der entsprechenden Abrechnungen für unsere Mitarbeiter
• Bestellung und Organisation von Büromaterial
• Bearbeitung unserer zentralen E-Mail-Adresse und Organisation der Ausgangspost
• Pflege verschiedener interner Listen, Übersichten und organisatorischer Vorgänge
• Einen vielseitigen Arbeitsalltag, in dem du selbstständig mitdenkst, priorisierst und dafür sorgst, dass Themen zuverlässig erledigt werden

Dann freu dich auf ...

Gesundheit

Betriebsarzt, Dienstrad- Leasing

Individuelle Förderung

regelmäßige Schulungen je nach Fachbereich, Weiterbildungsmöglichkeiten

Zukunftsorientiert

Faire Chancen für Quereinsteiger

Moderner Arbeitsplatz

Modernes Arbeitsumfeld, Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, kostenfreie Parkplätze

Urlaubs- und Weihnachtsbonus, Werbungsbonus für Vermittlung neuer KollegInnen

Flexibles Arbeitszeitmodell, Faires Aufzeichnungssystem für geleistete Arbeitsstunden, 30 Tage Urlaub

Gesundheit

Betriebsarzt, Dienstrad- Leasing

Individuelle Förderung

regelmäßige Schulungen je nach Fachbereich, Weiterbildungsmöglichkeiten

Zukunftsorientiert

Faire Chancen für Quereinsteiger

Moderner Arbeitsplatz

Modernes Arbeitsumfeld, Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, kostenfreie Parkplätze

Urlaubs- und Weihnachtsbonus, Werbungsbonus für Vermittlung neuer KollegInnen

Flexibles Arbeitszeitmodell, Faires Aufzeichnungssystem für geleistete Arbeitsstunden, 30 Tage Urlaub

Gesundheit

Betriebsarzt, Dienstrad- Leasing

Individuelle Förderung

regelmäßige Schulungen je nach Fachbereich, Weiterbildungsmöglichkeiten

Zukunftsorientiert

Faire Chancen für Quereinsteiger

Wenn das nach dir klingt …

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Spaß an Organisation, Kommunikation und abwechslungsreichen Aufgaben
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Zahlenverständnis und sorgfältiger Umgang mit Abrechnungen und Auswertungen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und offene Themen eigenständig nachzuhalten
• Du denkst mit, packst an und wartest nicht darauf, dass dir jeder einzelne Schritt vorgegeben wird
• Erfahrung im Empfang, Office Management, Kundenservice oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit ist willkommen, aber kein Muss

Deine Entwicklung ...

• Fundierte Einarbeitung in unsere Abläufe, Systeme und Unternehmensbereiche
• Tiefer Einblick in die Organisation unseres technischen Service und unseres Standorts in Detmold
• Schrittweise Übernahme weiterer Verantwortung in der Serviceorganisation und bei kaufmännisch-organisatorischen Aufgaben
• Möglichkeit, bestehende Abläufe mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten für Menschen, die Verantwortung übernehmen und sich fachlich weiterentwickeln möchten

Das erwartet dich bei uns …

• Ein sicherer Arbeitsplatz
• Eine abwechslungsreiche Position, bei der kein Tag exakt wie der andere aussieht
• Ein moderner Arbeitsplatz an unserem Hauptsitz in Detmold
• Kurze Entscheidungswege und eine unkomplizierte Zusammenarbeit im Team
• Eigenständiges Arbeiten mit Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich
• Moderne Arbeitsmittel und eine strukturierte Einarbeitung
• Leistungsgerechte Vergütung und attraktive Extras wie JobRad, pluxee Karte, Mitarbeiterrabatte und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein starkes Team und ein Umfeld, in dem Mitdenken und Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht sind