Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Bereichsleitung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Potsdam; Hybrid; EUR 80.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine kommunale Institution in Potsdam sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär oder eine Sekretärin zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit. Die Aufgaben umfassen die Organisation des Sekretariats, die Bearbeitung des Posteingangs und die Unterstützung der Bereichsleitung. Gesucht werden Bewerber mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung und Erfahrungen in der Bürokommunikation. Es erwartet Sie ein attraktives Gehaltspaket und die Möglichkeit bis zu 50 % mobile Arbeit.

Leistungen

flexible Arbeitszeitgestaltung

30 Tage Jahresurlaub

Fitness-Kooperation

betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in Bürokommunikation oder als Verwaltungsfachangestellter.
• Erfahrungen in der Büroorganisation und -kommunikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation des Ablaufs aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten.
• Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Protokollen.

Kenntnisse

Organisation von Büroabläufen

sehr gute Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

selbständige Arbeitsweise

Kenntnisse in Verwaltungsarbeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangesteller/in

Tools

Standardsoftware

Jobbeschreibung

Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Bereichsleitung

Arbeitgeber: Kommunaler Immobilien Service Eigenbetrieb der Stadt Potsdam – Landeshauptstadt Potsdam.

Arbeitsort: Potsdam

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag, Abend)

Befristung: unbefristet

Berufsbezeichnung: Fachangestellte/r – Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r

Stellenbeschreibung

Der Kommunale Immobilien Service (KIS) als Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam betreut mit rund 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den kommunalen Immobilienbestand in den Bereichen Bauinvestitionen, Bauunterhaltung und Gebäude- sowie Dienstleistungsmanagement. Aktuell kümmert sich der KIS um 450 Einzelobjekte wie Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäude, Jugend- und Kultureinrichtungen, Feuerwachen und Sportanlagen und investiert in den kommenden vier Jahren über 350 Mio. Euro in die städtische Infrastruktur. Augenmerk liegt dabei auf dem nachhaltigen und energieoptimierten Bau und Betrieb der städtischen Liegenschaften.

Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam sucht für den Bereich Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt **zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit** einen/ eine.

Aufgaben

• Organisation des Ablaufs aller im Sekretariat anfallender Tätigkeiten
• Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges bzw. Postausganges
• Terminplanung, -vorbereitung und –kontrolle
• Ansprechpartner*in (m/w/d) für die Bereichsleitung in allen Sachfragen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Workshops, Arbeitsbesprechungen inkl. Aufnahme und Erstellen von Protokollen
• Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
• Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien
• Beschaffung und wirtschaftliche Verwaltung von Büromaterial und Schriftgut
• fachgerechter, wirtschaftlicher und umweltgerechter Einsatz von Verbrauchs- und Arbeitsmitteln sowie deren Beschaffung und Entsorgung

Qualifikationen

• vorbereitende Zusammenstellung von fallbezogenen Vorgängen bei Fällen, die durch die Bereichsleitung geklärt werden
• Erteilen von Auskünften an Bürger und Bürgerinnen
• abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellter / Fachangestellte (m/w/d) für Bürokommunikation, Bürokaufmann / Bürokauffrau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter / Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte (m/w/d)
• einschlägige Berufserfahrungen im genannten Aufgabengebiet
• Erfahrungen in der Organisation von Büroabläufen und Bürokommunikation
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau 1)
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• selbständige, strukturierte Arbeitsweise
• Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
• Teamfähigkeit und Dienstleistungskompetenz
• Kommunikations- und Kooperationskompetenz
• hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen

Unser Angebot

• ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe 6, mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum VIP-Firmenticket für das Tarifgebiet Potsdam AB
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• bis zu 50 % Mobile Work: „Entscheidend ist Ihr Arbeitsergebnis - nicht der Arbeitsort“
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten
• Team-Tage und weitere Mitarbeiter*innen-Events
• strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
• gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Bewerbung

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 26.01.2026 ausschließlich online über unser Karriereportal.