Sekretär/in des Bürgermeisters (w/m/d)

Stadt Ludwigsfelde; Ludwigsfelde; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD Bezahlung

Jahressonderzahlung

Betriebsrente

Fort- und Weiterbildung

Fahrradleasing

Gesundheitsmanagement

Mitarbeiterevents

31 Tage Urlaub ab 2027

Job summary

Stadt Ludwigsfelde sucht eine/n engagierte/n Sekretär/in des Bürgermeisters (w/m/d) zur zentralen Schnittstelle im Bürgermeisterbüro. Sie koordinieren Termine, bereiten Veranstaltungen vor und unterstützen die Büroleitung bei allen administrativen Vorgängen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Protokolle, Korrespondenz, Postbearbeitung und die Erstellung von Unterlagen. Erwartet wird eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung, Organisationstalent sowie Dienstleistungsorientierung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder 3-jährige kaufmännische Ausbildung.
• Kenntnisse in Büroorganisation, Terminplanung und Korrespondenz.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1).
• Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in Abendstunden.

Responsibilities

• Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
• Koordination und Überwachung der Termine des Bürgermeisters inkl. Protokollführung
• Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen, Empfängen, Ehrungen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs; Pflege von Kontakten und Verteilerverzeichnissen
• Unterstützung der Büroleitung bei administrativen Aufgaben
• Abstimmung organisatorischer Belange mit internen und externen Stellen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen, Reden und Informationsmaterialien

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationskompetenz

Diskretion

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Kundenorientierung

Education

Verwaltungsfachangestellte/-r (w/m/d)

Kaufmännische Ausbildung (3 Jahre)

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen Sie!

Sekretär/in des Bürgermeisters (w/m/d)

Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit
Beginn: schnellstmöglich
Befristung: unbefristet
Bewerbungsfrist: 23.11.2026

Ludwigsfelde bewegt – und lebt von Menschen, die mit Engagement, Organisationstalent und Weitblick die Zukunft unserer Stadt mitgestalten. Als lebendige Stadt im Herzen der Metropolregion Berlin-Brandenburg steht Ludwigsfelde mit über 30.000 Einwohnerinnen und Einwohnern für Bürgernähe, Verlässlichkeit und eine zukunftsorientierte Verwaltung. Gemeinsam setzen wir uns dafür ein, unsere Stadt verantwortungsvoll weiterzuentwickeln und den vielfältigen Anliegen unserer Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden.

Zur Unterstützung des Bürgermeisters suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin bzw. einen Sekretär (m/w/d). In dieser zentralen Position sind Sie die organisatorische Schnittstelle im Bürgermeisterbüro und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrem sicheren Auftreten und Ihrem Gespür für Prioritäten behalten Sie auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick. Werden Sie Teil unserer Stadtverwaltung und gestalten Sie mit Ihrer zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise die Zusammenarbeit auf höchster kommunaler Ebene aktiv mit.

Ihre Kernaufgaben:

• Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
• Koordination und Überwachung der Termine des Bürgermeisters inkl. Protokollführung bei Bedarf
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen, Empfängen, Ehrungen und repräsentativen Terminen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Pflege der Kontakt-, Adress- und Verteilerverzeichnisse
• Unterstützung der Büroleitung bei anfallenden administrativen Aufgaben und laufenden Geschäftsvorgängen
• Abstimmung organisatorischer Belange mit internen Organisationseinheiten sowie externen Dienstleistern nach Vorgaben
• Zuarbeit und Erstellung von Präsentationsunterlagen, Reden, Grußworten und Informationsmaterialien

Unsere Anforderungen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r (w/m/d) oder eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Nachgewiesene Kenntnisse in der Büroorganisation, Terminplanung und Korrespondenz
• Wünschenswert sind Kenntnisse über Verwaltungsabläufe und die Besonderheiten des öffentlichen Dienstes
• Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in den Abendstunden
• Umfangreiche Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens nachgewiesene Stufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Hohe Kommunikationskompetenz, diplomatisches Geschick und ein sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Flexibilität, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung

Wir bieten:

• Ein vielseitiger und sicherer Arbeitsplatz mit einer sinnstiftenden Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung in einem attraktiven Arbeitsumfeld
• Familienfreundlichkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
• Attraktive Bezahlung nach dem TVöD inkl. Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierte Bezahlung und Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung (Betriebsrente)
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Entwicklung
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kollegiale Unternehmenskultur und regelmäßige Mitarbeiterevents
• Ab 2027: 31 Tage Urlaub sowie frei an Heiligabend und Silvester

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Eingruppierung bei Vorliegen aller persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.

Wir sind bestrebt, unsere Unternehmenskultur zu bereichern und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung oder diversen Hintergründen, um eine vielfältige Arbeitsumgebung zu schaffen.

Bei Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an:

Frau Hentze
Fachdienst Personal
Tel: 03378 / 827 128
Rathausstraße 3
14974 Ludwigsfelde

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, können leider nicht erstattet werden. Ein aktuelles Führungszeugnis ist nach Aufforderung vorzulegen. Es besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.

Hinweis zum Datenschutz

Ihre persönlichen Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des §26 Abs.1 BbgDSG von der Stadt Ludwigsfelde – Fachdienst Personal gespeichert. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung) Einsicht. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.Ludwigsfelde.de/datenschutz.