Secrétaire général adjoint (SGA) - F/H - MUNICH - ALLEMAGNE

Aefe Zoneafriquecentrale; München; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Aefe Zoneafriquecentrale recherche un Secrétaire général adjoint pour assister le Secrétaire général et le chef d’établissement dans la gestion administrative, financière et logistique.

Le poste implique l’intérim possible du Secrétaire général, la coordination des archives et la supervision du secrétariat. Excellente organisation et rigueur requises pour garantir la conformité et l’efficacité du service.

Responsibilities

• Participer au suivi administratif général de l’établissement.
• Préparer et contrôler les actes administratifs.
• Suivre les dossiers réglementaires et les échéances institutionnelles.
• Organiser les archives et la circulation de l’information.
• Suivre le budget: engagements, recettes et pièces justificatives.
• Produire des tableaux de bord financiers et suivre les marchés et contrats.
• Suivre les dossiers administratifs du personnel local et participer au recrutement.
• Participer à la mise en œuvre et au suivi des travaux.
• Veiller au respect des normes de sécurité et participer aux exercices.
• Préparer les dossiers pour les instances et rédiger des notes de service.
• Animer l'équipe du secrétariat général.

Job description

Positionnement hiérarchique

Sousl’autorité directe du Secrétaire général (N+1).

Travail en étroite collaboration avec le chef d’établissement(N+2).

Missions / Activitésprincipales

Le Secrétaire général adjoint assiste le Secrétaire général et lechef d’établissement dans la gestion administrative, financière, matérielle etlogistique de l’établissement. Il contribue à la bonne organisation du serviceet peut assurer l’intérim du Secrétaire général en son absence.

Missionsprincipales

1)Gestion administrative

• Participerau suivi administratif général de l’établissement


• Préparer et contrôler les actesadministratifs


• Suivre les dossiers réglementaires et leséchéances institutionnelles


• Organiserles archives et la circulation de l’information

2)Gestion financière et comptable

• Assurerle suivi budgétaire : engagements de dépenses et recettes


• Contrôlerles pièces justificatives et les procédures de paiement


• Produire des tableaux de bord financiers


• Suivreles marchés, contrats et conventions

3)Gestion des ressources humaines

• Suivreles dossiers administratifs des personnels de droit local


• Participerau processus de recrutement des personnels de droit local


• Contrôlerles éléments variables de paie

4)Gestion matérielle et logistique

• Participerà la mise en œuvre et au suivi des travaux

5)Hygiène, sécurité et conformité

• Veillerau respect des normes de sécurité


• Participer à la gestion des risques etaux exercices de sécurité


• Suivreles contrats d’assurance et les obligations réglementaires

6)Gouvernance et communication

• Préparerles dossiers pour les instances


• Rédiger des comptes rendus et notes deservice


• Animer l'équipe du secrétariat général.