Sachbearbeiter (m/w/d) kaufmännische Administration

Queens Kunstgalerien GmbH; Emmendingen; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Job summary

Queens Kunstgalerien GmbH in Emmendingen sucht eine engagierte Persönlichkeit für die kaufmännische Sachbearbeitung und Büroadministration. Sie arbeiten eng mit der operativen Leitung zusammen und sorgen für reibungslose Abläufe im Hauptstandort.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Auftragsmanagement, Warenwirtschaft, Shop-Abwicklung sowie Datenpflege. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sichere MS-Office-Kenntnisse und gute Deutschkenntnisse mit.

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel) sowie idealerweise erste Erfahrung mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine klare, verbindliche und freundliche Kommunikation.
• Eine strukturierte, konzentrierte und verlässliche Arbeitsweise, Diskretion sowie ein achtsamer und respektvoller Umgang mit hochwertigen Kunstgütern.
• Freude am Lernen und die Bereitschaft, sich in die Prozesse des internationalen Kunstmarkts einzuarbeiten – Branchenerfahrung ist willkommen, aber kein Muss.

Responsibilities

• Büroadministration & Organisation: Sie organisieren die täglichen Abläufe im Büro, betreuen eingehende Telefonate der Zentrale, erledigen den allgemeinen Schriftverkehr, verwalten Büromaterialien und sind die verlässliche administrative Unterstützung im Tagesgeschäft.
• Direkte Zusammenarbeit: Sie arbeiten eng mit unserer Prokuristin zusammen, bereiten Daten sowie Auswertungen vor und berichten in allen administrativen Belangen direkt an sie.
• Galerie- und Auftragsmanagement: Sie verantworten die sorgfältige Erstellung von Lieferscheinen, Angeboten, Rechnungen und Künstlerübersichten und übernehmen die lückenlose Nachverfolgung von Verkäufen.
• Warenwirtschaft & Datenpflege: Sie erfassen neu eingetroffene Kunstwerke detailgenau, kontrollieren Bestände und pflegen unsere Künstlerlisten im Warenwirtschaftssystem.
• Schnittstelle Land & Meer: Sie unterstützen administrativ bei der Erstellung neuer Warenlieferungen („Loadings“) für unsere Schiffsgalerien und stehen den Schiffsgaleristen bei Abrechnungs- und Rückfragen lösungsorientiert zur Seite.
• Onlineshop-Abwicklung: Sie bearbeiten eingehende digitale Bestellungen zuverlässig vom ersten Klick bis zur Übergabe an den Versand.

Skills

Büroorganisation

Teamarbeit

Auftragsmanagement

Warenwirtschaft

Logistikkoordination

E-Commerce

Deutschkenntnisse

Kommunikationsstärke

MS Office

Excel

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office (insb. Excel)

ERP-/Warenwirtschaftssysteme

Job description

„Art is always a part of what you are, it’s your perception.“ James Francis Gill

Die Vermittlung von moderner und zeitgenössischer Kunst erfordert weit mehr als Liebhaberei beim Kunden oder klassisches Verhandlungsgeschick im Vertrieb. Sie basiert im Hintergrund auf Struktur, absoluter Zuverlässigkeit und administrativer Exzellenz.

Seit 2012 leben wir diesen Gedanken und wachsen kontinuierlich – am liebsten nachhaltig. Das Fundament unseres Erfolgs bildet dabei unser Hauptstandort in Emmendingen bei Freiburg: Von hier aus steuert unser mittlerweile 45-köpfiges Team das gesamte operative Geschäft – von unseren stationären Galerien an Land über die exklusiven Kunstgalerien auf der Mein-Schiff-Flotte bis hin zu internationalen Kunstmessen und unserem Online-Shop.

Um diesen Weg erfolgreich fortzusetzen und unser operatives Kernteam zu stärken, suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für die kaufmännische Sachbearbeitung und Büroadministration. Eine Position für Organisationstalente, die im Hintergrund die Fäden zusammenhalten, direkt mit der operativen Leitung zusammenarbeiten und für reibungslose Abläufe an unserem Hauptstandort sorgen.

Ihre Aufgaben

• Büroadministration & Organisation: Sie organisieren die täglichen Abläufe im Büro, betreuen eingehende Telefonate der Zentrale, erledigen den allgemeinen Schriftverkehr, verwalten Büromaterialien und sind die verlässliche administrative Unterstützung im Tagesgeschäft.
• Direkte Zusammenarbeit: Sie arbeiten eng mit unserer Prokuristin zusammen, bereiten Daten sowie Auswertungen vor und berichten in allen administrativen Belangen direkt an sie.
• Galerie- und Auftragsmanagement: Sie verantworten die sorgfältige Erstellung von Lieferscheinen, Angeboten, Rechnungen und Künstlerübersichten und übernehmen die lückenlose Nachverfolgung von Verkäufen.
• Warenwirtschaft & Datenpflege: Sie erfassen neu eingetroffene Kunstwerke detailgenau, kontrollieren Bestände und pflegen unsere Künstlerlisten im Warenwirtschaftssystem.
• Schnittstelle Land & Meer: Sie unterstützen administrativ bei der Erstellung neuer Warenlieferungen („Loadings“) für unsere Schiffsgalerien und stehen den Schiffsgaleristen bei Abrechnungs- und Rückfragen lösungsorientiert zur Seite.
• Onlineshop-Abwicklung: Sie bearbeiten eingehende digitale Bestellungen zuverlässig vom ersten Klick bis zur Übergabe an den Versand.

Ihr Profil

Sie behalten auch bei hoher Dynamik stets den Überblick, arbeiten strukturiert und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Eigenverantwortung aus. Sie schätzen die direkte, vertrauensvolle Zusammenarbeit, sind proaktiv und identifizieren sich mit einer präzisen, qualitätsbewussten Arbeitsweise.

DAS BRINGEN SIE MIT

• Fundierte Basis: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. für Büromanagement, Groß- und Außenhandel, Industrie) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Digitale Kompetenz: Einen sicheren Umgang mit MS Office (insb. Excel) sowie idealerweise erste Erfahrung mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen.
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine klare, verbindliche und freundliche Kommunikation.
• Arbeitsweise: Eine strukturierte, konzentrierte und verlässliche Arbeitsweise, Diskretion sowie ein achtsamer und respektvoller Umgang mit hochwertigen Kunstgütern.
• Einstellung: Freude am Lernen und die Bereitschaft, sich in die Prozesse des internationalen Kunstmarkts einzuarbeiten – Branchenerfahrung ist willkommen, aber kein Muss.

WAS SIE BEI UNS ERWARTET

• Sicherheit & Perspektive: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einem etablierten, expandierenden Unternehmen des internationalen Kunstmarkts.
• Kurze Wege: Eine vertrauensvolle Rolle mit flachen Hierarchien und der direkten Berichtslinie an unsere Prokuristin.
• Strukturierte Einarbeitung: Eine fundierte und sorgfältige Einführung in unsere internen Prozesse, Systeme und unser Künstlerportfolio.
• Moderne Rahmenbedingungen: Ein moderner, attraktiver Arbeitsplatz in Emmendingen mit leistungsgerechter Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten.