Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (w/m/d) in der Geschäftsstelle des Instituts für Geschichte u[...]

Technische Universität München (Technical University of Munich); München; On-site; EUR 26,784 - 31,248; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Job summary

Die Technische Universität München sucht für das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin eine Teilzeit-Sachbearbeiterin / einen Teilzeit-Sachbearbeiter zur Elternzeitvertretung. Die Stelle umfasst bis zu 20 Stunden/Woche und ist befristet vom 15.11.2026 bis voraussichtlich 30.09.2027.

Zu den Aufgaben zählen eigenständige Personalverwaltung, Finanzmanagement, Drittmittelverwaltung sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben.

Qualifications

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung.
• Erfahrung in der Verwaltungstätigkeit, idealerweise selbständig und eigenverantwortlich.
• Erfahrungen in der Verwaltung von Projekten.
• Ausgeprägtes Talent für Organisation und sorgfältiges Arbeiten.
• Sicherer Umgang mit MS-Office.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Teamfähigkeit, vernetztes Denken und Handeln, Flexibilität, Belastbarkeit.
• Erfahrung mit SAP-Rechnungsbuchung (wünschenswert, Einarbeitung in TUM-SAP erfolgt).

Responsibilities

• Eigenständige und verantwortliche Personalverwaltung: Planung von Personalmaßnahmen, Stellenmanagement, Abstimmung mit Personalabteilung und Mitarbeiter:innen, Erstellung und Bearbeitung von Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsunterlagen zur Weitergabe an die Personalabteilung der TUM, verantwortliche Koordination der studentischen Hilfskräfte in der Institutsverwaltung
• Eigenständiges und verantwortliches Finanzmanagement: Überwachung der Institutskonten, Budgetplanung, Rechnungsbuchung (mithilfe von SAP), Abwicklung von Anträgen zur Reisekostenerstattung, Abstimmung mit Finanzabteilung
• Eigenständige und verantwortliche Drittmittelverwaltung: Verwaltung und Überwachung von Drittmittelkonten (DFG, EU, BMBF etc.), Budgetplanung, Kontrolle Mittelverausgabung, Mittelabrufe
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Selbständige Planung und Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts, verantwortliche Veranstaltungsplanung und -organisation, Organisation von Sitzungen des klinischen Ethikkomitees (KEK)

Skills

Verwaltungs­erfahrung

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Deutsch/Englisch (Wort & Schrift)

Teamfähigkeit

SAP-Rechnungsbuchung

Selbstständiges Arbeiten

Education

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung

Tools

SAP

MS Office

Job description

Non-academic staff

Wir suchen für unser Team eine engagierte Persönlichkeit in Teilzeit (bis zu 20 Stunden/Woche) als Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (w/m/d) in der Geschäftsstelle des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet ab 15.11.2026 bis voraussichtlich 30.09.2027. Die Stelle eignet sich besonders gut für interne Bewerber:innen aus der TUM zur vorübergehenden Aufstockung der Arbeitszeit.

Über uns

Das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin befasst sich vorwiegend mit den ethischen und sozialen Fragen der Medizin, die sich aus aktuellen Entwicklungen in Forschung und Praxis ergeben. Direktorin des Instituts ist Professorin Alena Buyx, stellv. Direktor Prof. Marcello Ienca. Mehrere internationale Forschungsteams arbeiten an diversen wissenschaftlichen Projekten zu Themen am Puls der Zeit. Das Verwaltungs- und Sekretariatsteam sitzt in einem wunderschönen denkmalgeschützten Altbau zwischen Friedensengel und Prinzregententheater und besteht zur Zeit aus vier erfahrenen Kolleginnen (wovon eine in den Mutterschutz geht).

Anforderungen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung
• Erfahrung in der Verwaltungstätigkeit, idealerweise selbständig und eigenverantwortlich
• Erfahrungen in der Verwaltung von Projekten
• Ausgeprägtes Talent für Organisation und sorgfältiges Arbeiten
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, vernetztes Denken und Handeln, Flexibilität, Belastbarkeit
• Erfahrung mit SAP-Rechnungsbuchung (wünschenswert, Einarbeitung in TUM-SAP erfolgt)

Aufgaben

• Eigenständige und verantwortliche Personalverwaltung: Planung von Personalmaßnahmen, Stellenmanagement, Abstimmung mit Personalabteilung und Mitarbeiter:innen, Erstellung und Bearbeitung von Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsunterlagen zur Weitergabe an die Personalabteilung der TUM, verantwortliche Koordination der studentischen Hilfskräfte in der Institutsverwaltung
• Eigenständiges und verantwortliches Finanzmanagement: Überwachung der Institutskonten, Budgetplanung, Rechnungsbuchung (mithilfe von SAP), Abwicklung von Anträgen zur Reisekostenerstattung, Abstimmung mit Finanzabteilung
• Eigenständige und verantwortliche Drittmittelverwaltung: Verwaltung und Überwachung von Drittmittelkonten (DFG, EU, BMBF etc.), Budgetplanung, Kontrolle Mittelverausgabung, Mittelabrufe
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Selbständige Planung und Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts, verantwortliche Veranstaltungsplanung und -organisation, Organisation von Sitzungen des klinischen Ethikkomitees (KEK)

Wir bieten

• Beschäftigung und Vergütung erfolgen nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder bis zu TVL E-8, zuzüglich der attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes wie betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.
• Arbeitszeit: Teilzeit (bis zu 20 Stunden/Woche)
• Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung bevorzugt eingestellt. Der Arbeitsplatz ist nicht vollständig barrierefrei, nicht rollstuhlgerecht (denkmalgeschützter Altbau).

Data Protection Information

When you apply for a position with the Technical University of Munich (TUM), you are submitting personal information. With regard to personal information, please take note of the Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. (data protection information on collecting and processing personal data contained in your application in accordance with Art. 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR)). By submitting your application, you confirm that you have acknowledged the above data protection information of TUM.

Kontakt: [e-mail]

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