Sekretär/in / Assistent/in (w/m/d)

Technische Universität München School of Medicine an Health School Office; München; Hybrid; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L Tarifbeschäftigte/r im öffentl.-D

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten möglich

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

VBL betriebliche Altersvorsorge

Mensa-/Verpflegung vor Ort

Job summary

Technische Universität München (TUM) sucht ab dem 01.03.2027 eine/n Sekretär/in/Assistent/in (w/m/d) in Teilzeit (50%), um ein Forschungsteam unter Prof. David Franklin zu unterstützen.

Zu den Aufgaben gehören Organisation des Labors, Personalunterlagen, Reisekosten, Lehrverwaltung und Fördermittelverwaltung, einschließlich der Dokumenterstellung in Deutsch und Englisch. Voraussetzungen: abgeschlossene Büroausbildung oder vergleichbare Erfahrung, C1 Deutsch, B2 Englisch, MS-Office, ideal

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im büroorganisationsbezogenen Bereich oder einschlägige Berufserfahrung.
• Deutsch verhandlungssicher mind. C1, Englisch mind. B2.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel).
• Erfahrung mit SAP und Verwaltung von Fördermitteln wäre von Vorteil.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie hohe Eigeninitiative.

Responsibilities

• Office- und Projektorganisation
• Buchhaltung und Finanzmanagement
• Materialverwaltung, Bestellungen und Überwachung von Arbeitsmitteln
• Assistenz bei Dokumenterstellung
• Vorbereitung von Einstellungsunterlagen
• Weitere administrative Assistenz

Skills

Deutsch C1

Englisch B2

MS Office

SAP

Kommunikation

Eigeninitiative

Education

Büroorganisationsbezogene Berufsausbildung oder einschlägige Berufserfahrung

Tools

SAP

Job description

Wir suchen für unser Team ab 01.03.2027, in Teilzeit (50%), eine/n Sekretär/in / Assistent/in (w/m/d) als Teil eines Forschungsteams, welches sich unter der Leitung von Prof. David Franklin mit der Untersuchung der neuromuskulären Kontrolle von Menschen beschäftigt.

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Aufgaben

Zu den Aufgaben gehören vielfältige administrative und allgemeine Sekretariats-/Assistenzarbeiten in Zusammenarbeit mit dem Forschungsteam. Diese umfassen u.a. die Organisation und Verwaltung des Labors, die Abwicklung von Einstellungsunterlagen, Zahlungen, Kostenerstattungen, Reiseunterlagen, der Lehrverwaltung sowie der Finanzverwaltung von Fördermitteln, sowie die Dokumenterstellung in deutscher und englischer Sprache.

Die Aufgabenschwerpunkte sind u.a.:

• Office- und Projektorganisation
• Buchhaltung und Finanzmanagement
• Materialverwaltung, Bestellungen und Überwachung von Arbeitsmitteln
• Assistenz bei Dokumenterstellung
• Vorbereitung von Einstellungsunterlagen
• Weitere administrative Assistenz

Anforderung

• abgeschlossene Berufsausbildung im büroorganisationsbezogenen Bereich oder mit einschlägiger Berufserfahrung
• Sprachkenntnisse: Deutsch verhandlungssicher mind. C1, Englisch mind. B2
• sicherer Umgang mit den üblichen MS-Office-Programmen (z.B. Word, Excel)
• Erfahrung mit SAP und der Verwaltung von Fördermittelfinanzen wäre von Vorteil
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie hohe Eigeninitiative

Wir bieten

• Eine auf 2 Jahre befristet (Teilzeit-)Stelle, mit Möglichkeit einer Verlängerung zu einer unbefristeten Stelle
• Die Einstellung erfolgt als Tarifbeschäftigte/r im öffentlichen Dienst gemäß TV-L (je nach Eignung bis E6)
• Jahressonderzahlung nach den tariflichen Bestimmungen
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen der geltenden Regelungen
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Gesundheitsfördernde Angebote sowie die Möglichkeit zur Teilnahme am Hochschulsport
• Einen modernen Arbeitsplatz in attraktiver Lage direkt im Olympiapark und Mensaangeboten vor Ort

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Qualifizierte Frauen werden deshalb besonders aufgefordert, sich zu bewerben.

Hinweis zum Datenschutz:

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.

---- English version ----

We are looking for a part time (50%) Secretary / Assistant (f/m/d) To join our team starting March 1, 2027, as part of a research team led by Prof. David Franklin that studies neuromuscular control in humans.

Responsibilities

Responsibilities include a wide range of administrative and general secretarial/assistant duties in collaboration with the research team. These include, among other things, organizing and managing the lab, processing hiring documents, payments, expense reimbursements, travel documents, teaching administration, and financial management of grant funds, as well as drafting documents in German and English.

Key responsibilities include, among others:

• Office and project organization
• Bookkeeping and Financial Management
• Supply management, ordering, and monitoring of work equipment
• Assistance with document preparation
• Preparation of hiring documents
• Additional administrative support

Requirements

• Completed vocational training in an office administration-related field or relevant professional experience
• Language skills: Business-fluent German (at least C1), English (at least B2)
• Proficiency in standard MS Office programs (e.g., Word, Excel)
• Experience with SAP and the management of grant funds would be an advantage
• Strong communication and teamwork skills, as well as a high degree of initiative

We Offer

• A 2-year fixed-term (part-time) position, with the possibility of extension to a permanent position
• Employment as a public-sector employee under the TV-L collective bargaining agreement (up to pay grade E6, depending on qualifications)
• Annual bonus in accordance with collective bargaining provisions
• Flexible working hours and the option for partial remote work within the framework of applicable regulations
• Good work-life balance
• Extensive training and professional development opportunities for both professional and personal growth
• Employer-sponsored retirement plan (VBL)
• Health promotion programs and the opportunity to participate in university sports
• A modern workplace in an attractive location right in the Olympic Park, with on-site cafeteria facilities

The position is suitable for persons with severe disabilities. Applicants with severe disabilities will be given preference if their suitability, qualifications, and professional performance are otherwise essentially equal. TUM seeks to increase the proportion of women and, therefore, expressly welcomes applications from women.

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