Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

Helmholtz Munich; München; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance: flexible Arbeitsze

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage

Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferien

Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsär

Betriebliche Altersversorgung

Job summary

Helmholtz Munich sucht eine/n Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche) in München. Sie unterstützen die Hauptabteilung Recht bei der administrativen Abwicklung von Vertragsvorgängen, Aktenpflege und Fristenüberwachung.

Zu Ihrem Profil gehören eine kaufmännische Ausbildung, sichere MS-Office-Kenntnisse, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eigenverantwortliches, sorgfältiges Arbeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sichere MS Office/ M365-Kenntnisse, idealerweise Teams & SharePoint
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift
• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung & Veränderungsprozessen

Responsibilities

• Vertragsmanagement: Unterstützung bei Abwicklung von Vertragsvorgängen, Aktenpflege, Datenpflege & Fristenüberwachung
• Assistenz & Büroorganisation: Unterstützung der Abteilungsleitung, terminliche Koordination & Frontdesk-Anlaufstelle
• Kommunikation & Organisation: Posteingang/-ausgang, Dienstreisen buchen & Bestellungen bearbeiten
• Dokumente & IT: Erstellung von Präsentationen/Dokumenten in PowerPoint/Excel/Word, SharePoint-Pflege und IT-nahe Aufgaben

Skills

MS Office

Kommunikationsfähigkeiten

Deutsch & Englischkenntnisse

Eigenverantwortliche Arbeitsweise

Digitalisierung & Prozessoptimierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Teams

SharePoint

Adobe

eSignature-Tools

PowerPoint

Excel

Word

Job description

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Die Hauptabteilung Recht ist die zentrale Anlaufstelle für rechtliche Fragen bei Helmholtz Munich. Unser Ziel ist es, Forschung, Administration und strategische Projekte rechtlich sicher, pragmatisch und lösungsorientiert zu begleiten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n hochmotivierte:n Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Deine Aufgaben

• Vertragsmanagement: Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine termingerechte Wiedervorlage.
• Assistenz & Büroorganisation: Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.
• Kommunikation & Organisation: Du bearbeitest selbständig den Posteingang und -ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.
• Dokumente & IT: Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint, Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem als Administrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und der Betreuung der Internetseite.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
• Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint, sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kommunikationsfähigkeiten
• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheres Auftreten
• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen
• Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-Anwendungen

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen.

Geschäftsführer Mike Frieser:

„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich wertvoll.“

Lerne uns kennen

Benefits

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Karina Blasius, [phone], weiter.

Unser Recruiting erfolgt dezentral - deine Bewerbung wird direkt von der Fachabteilung gesichtet, in der du möglicherweise künftig arbeiten wirst.

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.