Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

LungResearch@HelmholtzMunich; München; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Familienfreundlich

KITA, Ferienbetreuung, Elder Care

Gesundheitsangebote

Sport, Betriebsarzt, mentale Health

Work-Life-Balance

flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersversorgung

30 Tage Urlaub pro Jahr

Gleittage

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Helmholtz Munich sucht eine Teilzeit-Assistenz (30 Std./Woche) in Neuherberg bei München. Sie unterstützen die Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, übernehmen klassische Büroaufgaben und koordinieren Termine sowie Besprechungen.

Zusätzlich bearbeiten Sie Posteingang/Ausgang, Dienstreisen und Bestellungen. Sie erstellen Präsentationen und Dokumente in PowerPoint, Excel und Word, betreuen SharePoint-Seiten und übernehmen IT-nahe Aufgaben als Administrator:in.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office & M365, insbesondere Teams und SharePoint
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Kommunikationsfähigkeiten
• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Responsibilities

• Vertragsmanagement: Unterstützung bei Abwicklung, Akten- und Datenpflege sowie Fristenüberwachung
• Assistenz & Büroorganisation: Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten, Frontdesk-Ansprechpartner sein
• Kommunikation & Organisation: Posteingang/-ausgang, Dienstreisen buchen und Bestellungen bearbeiten
• Dokumente & IT: Präsentationen/Docs erstellen, SharePoint pflegen und IT-nah arbeiten

Skills

MS Office

Teams

SharePoint

Adobe

eSignature

Kommunikation

Deutsch & Englisch

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Teams

SharePoint

Adobe

eSignature

Job description

103015

Teilzeit

30 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Deine Aufgaben

• Vertragsmanagement: Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine termingerechte Wiedervorlage.
• Assistenz & Büroorganisation: Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.
• Kommunikation & Organisation: Du bearbeitest selbständig den Posteingang und -ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.
• Dokumente & IT: Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint, Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem als Administrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und der Betreuung der Internetseite.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
• Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint, sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kommunikationsfähigkeiten
• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheres Auftreten
• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen
• Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-Anwendungen

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen.

Geschäftsführer Mike Frieser

„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich wertvoll.“

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Benefits

Familienfreundlich

KITA, Ferienbetreuung, Elder Care

Gesundheitsangebote

Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit

Work-Life-Balance

flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle

Vorsorge fürs Alter

Betriebliche Altersversorgung

Erholung

30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage

Potenzial fördern

vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

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Unser Engagement

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Ingolstädter Landstraße 1

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