Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

Helmholtz Zentrum München; München; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub pro Jahr

Gleitzeit

Ferienbetreuung

Elder Care

Sportangebote

Betriebliche Altersversorgung

Job summary

Helmholtz Zentrum München sucht eine/n Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche) in Neuherberg bei München. Die Stelle beinhaltet Vertragsabwicklung, Büroorganisation, Post- und Dienstreiseverwaltung sowie IT-nahe Aufgaben.

Sie unterstützen die Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, übernehmen Frontdesk-Aufgaben und arbeiten an Projekten. Wir richten sich an eine selbstständige, engagierte Fachkraft mit fundierter kaufmännischer

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS Office/M365; Teams und SharePoint bevorzugt.
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; kommunikativ.
• Eigenverantwortliche, sorgfältige Arbeitsweise und professionelles Auftreten.

Responsibilities

• Vertragsmanagement: Abwicklung, Aktenpflege, Fristenüberwachung, Unterschriftenumlauf.
• Assistenz & Büroorganisation: Koordination von Terminen, Vorbereitung von Meetings, Frontdesk-Ansprechpartner.
• Kommunikation & Organisation: Posteingang/-ausgang, Dienstreisen und Bestellungen betreuen.
• Dokumente & IT: Präsentationen/Dokumente erstellen, SharePoint-Pflege, Webauftritt betreuen.

Skills

MS Office

Teams

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SharePoint

PowerPoint

Excel

eSignature

Job description

Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

Teilzeit 30 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Die Hauptabteilung Recht ist die zentrale Anlaufstelle für rechtliche Fragen bei Helmholtz Munich. Unser Ziel ist es, Forschung, Administration und strategische Projekte rechtlich sicher, pragmatisch und lösungsorientiert zu begleiten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n hochmotivierte:n Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Deine Aufgaben

• Vertragsmanagement: Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine termingerechte Wiedervorlage.
• Assistenz & Büroorganisation: Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.
• Kommunikation & Organisation: Du bearbeitest selbständig den Posteingang und -ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.
• Dokumente & IT: Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint, Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem als Administrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und der Betreuung der Internetseite.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und -management
• Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint, sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kommunikationsfähigkeiten
• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheres Auftreten
• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen
• Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-Anwendungen

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen.

Geschäftsführer Mike Frieser:

„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich wertvoll.“

Lerne uns kennen

Benefits

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Unser Engagement

Helmholtz Munich
Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Legal Affairs
Ingolstädter Landstraße 1
85764 Neuherberg