Sachbearbeiter*in Prüfungsamt

The University of Bonn; Bonn; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersversorgung

Zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung

Angebote des Hochschulsports

Job summary

Eine internationale Forschungsuniversität in Bonn sucht zum 1.03.2026 einen Sachbearbeiter*in Prüfungsamt in Teilzeit (50%) für zwei Jahre. Die Durchführung umfasst die Pflege und Anpassung von Daten im Campus-Management-System HISinOne EXA, Datenprüfungen sowie Unterstützung der Umstellungen. Bewerbungen sind bis zum 11.01.2026 erbeten. Das Ziel ist die Förderung der Diversität in der Hochschule.

Qualifications

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung mit HISinOne oder ähnlichen Systemen von Vorteil.
• Sorgfältige, strukturierte und genaue Arbeitsweise.
• Bereitschaft, sich in hochschulrechtliche Vorschriften einzuarbeiten.

Responsibilities

• Pflege und Aktualisierung prüfungsrelevanter Daten in HISinOne EXA.
• Erstellung und technische Einbindung von Dokumentvorlagen.
• Prüfung von Daten- und Dokumentausgaben.
• Unterstützung des Prüfungsamts während der Umstellungsphase.
• Unterstützung des Prüfungsamts während der Umstellungsphase und Dokumentation von Prozessänderungen.

Skills

Sicherer Umgang mit IT-Anwendungen

Gute Kenntnisse in MS Office

Strukturierte und genaue Arbeitsweise

Gute Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit

Education

Verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

HISinOne

Excel (Datenprüfung)

Job description

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Der Fachbereich Wirtschaftswissenschaften sucht zum 1.03.2026 befristet für die Dauer von zwei Jahren bis zum 31.03.2028 gem. § 14 TzBfG und in Teilzeit (50%) eine*n Sachbearbeiter*in Prüfungsamt

Das Wirtschaftswissenschaftliche Prüfungsamt sucht für die Dauer von zwei Jahren Unterstützung bei der Überführung und Anpassung von Arbeitsprozessen im Rahmen der Einführungs- und Stabilisierungsphase des neuen Campus-Management- und Prüfungsverwaltungssystems HISinOne EXA. Die Stelle umfasst insbesondere die Pflege prüfungsrelevanter Daten sowie die Erstellung und Aktualisierung von Dokumentvorlagen im System, um einen reibungslosen Übergang in die neuen Abläufe sicherzustellen.

Ihre Aufgaben:

• Pflege und Aktualisierung prüfungsrelevanter Daten in HISinOne EXA (z. B. Module, Studienverlaufspläne, Prüfungsordnungsdaten),
• Erstellung, Überarbeitung und technische Einbindung von Dokumentvorlagen (u. a. Zeugnisse, Bescheinigungen, Übersichten) im System,
• Prüfung von Daten- und Dokumentausgaben auf Vollständigkeit, Richtigkeit und formale Vorgaben,
• Durchführung von Plausibilitäts- und Funktionsprüfungen nach Änderungen im System oder in Prüfungsordnungen,
• Mitwirkung bei der Überführung bestehender Arbeitsabläufe in das System EXA, z. B. durch das Durchführen von Testläufen, das Dokumentieren neuer Prozessschritte sowie die Abstimmung mit den beteiligten zentralen Stellen (z. B. Prüfungsanmeldungen, Leistungserfassung, Freigabe und Erstellung von Abschlussdokumenten),
• Unterstützung des Prüfungsamts im laufenden Betrieb während der Umstellungsphase, insbesondere bei fehlerhaften Datensätzen oder Sonderfällen,
• Dokumentation der bearbeiteten Vorlagen, Datenstrukturen und Prozessanpassungen.
• abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, die durch einschlägige Berufserfahrung erworben wurde,
• sicherer Umgang mit IT-Anwendungen und die Fähigkeit, sich zügig in neue Systeme einzuarbeiten; Erfahrung mit HISinOne oder anderen Campus-Management-Systemen ist von Vorteil,
• gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere inDokumentvorlagen) und Excel (Datenprüfung),
• sorgfältige, strukturierte und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Pflege und Kontrolle von Daten sowie der Prüfung von Dokumentausgaben,
• ausgeprägtes Verständnis für standardisierte Abläufe und die Fähigkeit, Arbeitsschritte nachvollziehbar zu dokumentieren,
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit im Umgang mit Kolleg*innen und zentralen Stellen,
• gute Kommunikationsfähigkeit zur Abstimmung von Arbeitsprozessen und Klärung von Rückfragen,
• Bereitschaft, sich in hochschulrechtliche Regelwerke und prüfungsbezogene Vorschriften einzuarbeiten.
• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region,
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Verkehrsanbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn bzw. die Möglichkeit, kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Wenn Sie sich für diese Position mit der Kennziffer 2025/206 interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen undagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 11.01.2026 über das Online-Bewerbungsformular zu. Für weitere Auskünfte steht Viktoria Rohleder ([e-mail]; Tel.: 0228 / 73 5739) gerne zur Verfügung.