Sachbearbeiter*in im Bereich Sekretariat und Controlling

Dezernat Personal | Corporate Center Human Resources; Dortmund; Presencial; EUR 52.000 - 66.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Inklusives Arbeitsklima

Fort- und Weiterbildungsangebot

Descripción de la vacante

Die Technische Universität Dortmund sucht eine*n Sachbearbeiter*in im IPS der Fakultät Maschinenbau zur unbefristeten Vollzeitstelle. Sie überwachen eigenverantwortlich Haushalts- und Drittmittelbudgets, bereiten Umwidmungen vor und unterstützen Personal- sowie Beschaffungsprozesse.

Sie erledigen englische und deutsche Korrespondenz, koordinieren Reise- und Veranstaltungsorganisation und wirken bei Besprechungen und Konferenzen mit.

Formación

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
• MS Office-Kenntnisse
• gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsabilidades

• Eigenverantwortliche Überwachung und Steuerung der Haushalts- und Drittmittelbudgets sowie Kontrolle der Mittelverwendung
• Vorbereitung von Anträgen auf Umwidmungen, Mittelverschiebungen und Projektverlängerungen im Rahmen von Drittmittelprojekten
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen sowie Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen
• Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und (Lehr-)Veranstaltungen sowie (inter-)nationalen Konferenzen, Tagungen und Workshops
• Unterstützung des Teams bei weiteren administrativen Vorgängen

Conocimientos

Budgetüberwachung

Drittmittelverwaltung

Rechnungswesen

MS Office

SAP FI/CO

SAP S/4HANA

Englisch

Deutsch

Organisation

Teamfähigkeit

Educación

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Herramientas

SAP FI/CO

S/4HANA

Descripción del empleo

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Diese Stellen sind in der Fakultät Maschinenbau am Institut für Produktionssysteme (IPS) zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäfttigung in Teilzeit, z. B. aufgeteilt auf 2 x 50 % der regelmäßigen Wochenarbeitszeit, ist ebenfalls möglich.

IHRE AUFGABEN

• eigenverantwortliche Überwachung und Steuerung der Haushalts- und Drittmittelbudgets sowie Kontrolle der Mittelverwendung
• Vorbereitung von Anträgen auf Umwidmungen, Mittelverschiebungen und Projektverlängerungen im Rahmen von Drittmittelprojekten
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen sowie Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen
• Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und (Lehr-)Veranstaltungen sowie (inter-)nationalen Konferenzen, Tagungen und Workshops
• Unterstützung des Teams bei weiteren administrativen Vorgängen

IHRE QUALIFIKATION

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

WIR BIETEN

• ein inklusives und motivierendes Arbeitsklima in einem dynamischen und vielfältigen Team
• ein Umfeld ständiger Neuerungen, in dem Sie forschungsseitig am Puls der Industrie arbeiten und neue Entwicklungen begleiten können
• eine eigenständige und verantwortungsvolle Position, in der Sie Ihre Ideen einbringen können
• ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung
  

Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.

DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT

• erste Erfahrungen in der Budgetüberwachung, Drittmittelverwaltung oder im Rechnungswesen
• gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Routine im Umgang mit MS Office-Anwendungsprogrammen (Word, Excel) sowie mit SAP-Modulen (z. B. FI/CO, S4HANA)
• Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
• Organisationskompetenz, Belastbarkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie Team- und Serviceorientierung