Sachbearbeiter für Studien- und Prüfungsangelegenheiten (m/w/d)

Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden; Dresden; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket Bahn/VVO

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung

Mensa Stimm-Gabel

Job summary

Die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden sucht eine engagierte Verwaltungskraft für den Servicedesk und das Prüfungsamt. Sie betreuen Studierende, beantworten Anfragen und unterstützen Bewerbungs- und Zulassungsverfahren sowie Abschlussdokumente.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung von Immatrikulationen, Rückmeldungen und Exmatrikulationen sowie die Einhaltung prüfungsrechtlicher Fristen. Erfahrung im Hochschulbereich ist wünschenswert.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Studierendensekretariat einer Hochschule.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Servicedesk für Studierende betreuen (Sprechzeiten, Anfragen telefonisch und schriftlich).
• Bearbeiten von Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationsverfahren.
• Sachbearbeitung im Prüfungsamt: Notenübersichten, Abschlussdokumente, Fristenüberwachung, Bescheide bei nicht bestandenen Prüfungen.

Skills

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung im Verwaltungsbereich

Tools

MS Office

Campus-Management HISinOne

Job description

Über uns:

Exzellenz. Innovation. Gemeinschaft. Dafür steht die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden. Knapp 1300 Personen aus mehr als 60 Ländern, rund 750 Studierende, 150 Schülerinnen und Schüler des Sächsischen Landesgymnasiums für Musik sowie 400 Mitarbeitende, engagieren sich gemeinsam in einem inspirierenden Miteinander auf einem modernen Campus für die Tradition und Zukunft der Musik sowie einen gelebten Austausch zwischen Kunst, Wissenschaft und Gesellschaft. Auf diese Weise wirkt die HfM Dresden als eine der international herausragenden Musikhochschulen nachhaltig in die Region und in die Welt.

Die Stelle ist dem Dezernat I – Studien- und Prüfungsangelegenheiten zugeordnet. Sie sind erste Ansprechperson für Studierende und arbeiten an der Schnittstelle zwischen Studierenden, Lehrenden, Fakultäten und Verwaltung. Sie wirken dort, wo das Studium administrativ begleitet wird: von der Bewerbung und Aufnahmeprüfung über Immatrikulation und Rückmeldung bis zum Studienabschluss.

Was Sie bei uns machen:

Sie verantworten den Servicedesk für Studierende. Sie betreuen die Sprechzeiten, beantworten Anfragen telefonisch und schriftlich und sind damit die erste Anlaufstelle für Studierende und Lehrende in allen Fragen rund um Studium und Prüfungen. Sie bearbeiten die Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationsverfahren und unterstützen bei der Durchführung der Bewerbungs-, Aufnahmeprüfungs- und Zulassungsverfahren.

Einen zweiten Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit bildet die Sachbearbeitung im Prüfungsamt. Sie erstellen Notenübersichten und Abschlussdokumente, überwachen die prüfungsrechtlichen Fristen und erstellen Bescheide bei nicht bestandenen Prüfungsleistungen.

Was Sie mitbringen müssen:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (z. B. als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter) oder eine vergleichbare, für die Tätigkeit einschlägige fachliche Qualifikation,
• oder eine mindestens 3-jährige Berufungserfahrung im Studierendensekretariat einer Hochschule
• und gute Englischkenntnisse.

Von Vorteil wäre es, wenn Sie nachgewiesene Berufserfahrung in der Prüfungsverwaltung oder Studienberatung einer Hochschule mitbringen. Kenntnisse des Campus-Management-Systems HISinOne sind wünschenswert.

Ein sicherer Umgang mit MS Office und gängigen IT-Anwendungen wird vorausgesetzt.

Die Aufgabenerfüllung erfordert eine serviceorientierte, selbständige und strukturierte Arbeitsweise. Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten von Studierenden setzen wir voraus. Die Freude an der Zusammenarbeit mit Studierenden und Lehrenden in einem dynamischen, künstlerisch geprägten Umfeld ist für Sie selbstverständlich.

Was wir Ihnen bieten:

• ein freundliches, modernes, gestaltungsfreudiges und unterstützendes Arbeitsumfeld in einem sich schnell entwickelnden, modernen Kultur-, Lehr- und Forschungsbetrieb am Puls der Zeit,
• die Möglichkeit, innovative Ideen zu entwickeln und umzusetzen,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten, Möglichkeiten zum Freizeitausgleich und zum mobilen Arbeiten,
• ein Jobticket der Deutschen Bahn bzw. des VVO (auch Deutschlandticket),
• bedarfsorientierte, vielfältige Fortbildungsmaßnahmen,
• alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie eine betriebliche Altersvorsorge und die Zahlung vermögenswirksamer Leistungen,
• ein jährlichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen,
• eine Jahressonderzahlung sowie
• günstige Frühstücks- und Mittagsversorgung in der Mensa Stimm-Gabel.