Sachbearbeiter Drittmittelverwaltung (m/w/d)

Hochschule für Musik Carl Maria von Weber; Dresden; On-site; EUR 48,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Jobticket DB/VVO

Fortbildung

Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung

Mensa-Versorgung

Job summary

Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden sucht zur Verstärkung im Bereich Finanzen eine Fachkraft für die Drittmittelverwaltung. Sie bewirtschaften eigenverantwortlich Drittmittelprojekte von Einrichtung bis Verwendungsnachweis.

Zu Ihrem Aufgabenfeld gehören Budgetanlage, Förderbedingungenprüfung, fristgerechter Mittelabruf, Buchhaltung nach Doppik und Berichterstattung an interne Gremien. Die Stelle ist unbefristet und TV-L-gebunden.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom FH) in relevanter Fachrichtung.
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Bewirtschaftung von Drittmitteln.
• Erfahrung in der laufenden Buchhaltung nach Doppik und Kontierung von Geschäftsvorfällen.

Responsibilities

• Einrichtung der Drittmittelprojekte im ERP-System inklusive Anlage der Projektbudgets auf Grundlage der Zuwendungsbescheide und Verträge.
• Prüfung und Auslegung der Förderbedingungen sowie Beratung der Projektleitungen in finanziellen Fragen der Projektdurchführung.
• Fristgerechter Abruf der Fördermittel bei den Mittelgebern.
• Prüfung der Ausgaben auf Förderfähigkeit und Verbuchung der projektbezogenen Geschäftsvorfälle.
• Laufende Überwachung der Projektbudgets inklusive Personalkosten und Aufbereitung der Zahlen für das interne Berichtswesen.
• Erstellung der Zwischen- und Verwendungsnachweise sowie Begleitung von Prüfungen.
• Abrechnung von Stipendienmitteln.
• Operative Koordination der Zuarbeiten für den Lagebericht.
• Aktualisieren des Risikoinventars der Hochschule.
• Unterstützung des Dezernats in der laufenden Finanzbuchhaltung.

Skills

Drittmittelbewirtschaftung

Finanzplanung

Beratung Projektleitungen

Projektbudgetierung

Rechnungswesen

Education

Bachelor oder Diplom (FH) in Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbar

Tools

ERP-System

Job description

An der Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle eines Sachbearbeiters Drittmittelverwaltung (m/w/d) in Vollzeit (derzeit 40 Stunden) zu besetzen. Auf das Arbeitsverhältnis finden die Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) Anwendung. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 10 TV-L (Entgelttabelle). Der Dienstposten ist für Beamtinnen und Beamte der ersten Einstiegsebene der Laufbahngruppe 2 zugeordnet und nach Besoldungsgruppe A 9 und A 10 (Besoldungsgesetz) bündelbewertet. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Für Tarifbeschäftigte besteht abhängig von den persönlichen Voraussetzungen die Möglichkeit einer Verbeamtung.

Was Sie bei uns machen:

In dieser Position bewirtschaften Sie die Drittmittelprojekte der Hochschule eigenverantwortlich und vollumfänglich – von der Einrichtung eines Projekts bis zum abschließenden Verwendungsnachweis.

Drittmittelbewirtschaftung (Schwerpunkt der Tätigkeit)

• Einrichtung der Drittmittelprojekte im ERP-System einschließlich Anlage der Projektbudgets auf Grundlage der Zuwendungsbescheide und Verträge
• Prüfung und Auslegung der Förderbedingungen und Nebenbestimmungen sowie Beratung der Projektleitungen in finanziellen Fragen der Projektdurchführung, etwa bei Finanzplanung und Mittelumschichtungen
• fristgerechter und bedarfsgerechter Abruf der Fördermittel bei den Mittelgebern
• Prüfung der Ausgaben auf Förderfähigkeit und Verbuchung der projektbezogenen Geschäftsvorfälle
• laufende Überwachung der Projektbudgets einschließlich der Personalkosten und Aufbereitung der Zahlen für das interne Berichtswesen und Statistiken
• Erstellung der Zwischen- und Verwendungsnachweise sowie Begleitung von Prüfungen durch Mittelgeber und Prüfungsinstanzen
• Abrechnung von Stipendienmitteln

Ein zweiter Teil Ihrer Tätigkeit ist die operative Koordinierung der Zuarbeiten für den Lagebericht und das Aktualisieren des Risikoinventars der Hochschule. Darüber hinaus unterstützen Sie das Dezernat in der laufenden Finanzbuchhaltung.

Über uns:

Exzellenz. Innovation. Gemeinschaft. Dafür steht die Hochschule für Musik Carl Maria von Weber Dresden. Knapp 1300 Personen aus mehr als 60 Ländern, rund 750 Studierende, 150 Schülerinnen und Schüler des Sächsischen Landesgymnasiums für Musik sowie 400 Mitarbeitende, engagieren sich gemeinsam in einem inspirierenden Miteinander auf einem modernen Campus für die Tradition und Zukunft der Musik sowie einen gelebten Austausch zwischen Kunst, Wissenschaft und Gesellschaft. Auf diese Weise wirkt die HfM Dresden als eine der international herausragenden Musikhochschulen nachhaltig in die Region und in die Welt.

Das Dezernat V - Finanzen ist Teil der zentralen Hochschulverwaltung und verantwortet das kaufmännische Rechnungswesen, die Haushalts- und Wirtschaftsführung sowie die administrative Betreuung der Drittmittelprojekte. Es versteht sich als serviceorientierter Partner für Lehrende, Forschende und Projektverantwortliche und schafft damit die finanziellen Rahmenbedingungen für einen verlässlichen Hochschulbetrieb.

Was Sie mitbringen müssen:

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom (FH))
• in der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungs- oder Wirtschaftswissenschaften, Public Management, Finanzwirtschaft oder in einer vergleichbaren, für die Tätigkeit einschlägigen Fachrichtungoder in einer anderen Fachrichtung in Verbindung mit einer mindestens 3-jährigen einschlägigen Berufserfahrung in der Bewirtschaftung von Drittmitteln bzw. Zuwendungen
• nachgewiesene Berufserfahrung in der Verwaltung oder dem Controlling von Drittmitteln bzw. Zuwendungen (von der Projekteinrichtung über Mittelabruf und Ausgabenprüfung bis zur Erstellung von Verwendungsnachweisen)
• nachgewiesene Berufserfahrung in der laufenden Buchhaltung nach den Grundsätzen der Doppik, insbesondere in der eigenständigen Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen und im Zahlungsverkehr

Von Vorteil wäre es, wenn Sie Berufserfahrung im Finanzwesen oder der Drittmittelvewaltung an einer Hochschule oder einer Forschungseinrichtung mitbringen. Ebenso von Vorteil sind Kenntnisse der Kosten- und Leistungsrechnung.

Die Aufgabenerfüllung erfordert ein selbständiges, verantwortungsbewusstes Arbeiten, eine sorgfältige und genaue Arbeitsweise, analytisches Denkvermögen sowie eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit. Die Freude an der Zusammenarbeit mit einem künstlerisch geprägten Umfeld ist für Sie selbstverständlich.

Was wir Ihnen bieten:

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten, Möglichkeiten zum Freizeitausgleich und zum mobilen Arbeiten,
• ein Jobticket der Deutschen Bahn bzw. des VVO (auch Deutschlandticket),
• bedarfsorientierte, vielfältige Fortbildungsmaßnahmen,
• alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen desöffentlichen Dienstes, wie eine betriebliche Altersvorsorge und die Zahlung vermögenswirksamer Leistungen,
• einen jährlichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen,
• eine Jahressonderzahlung sowie
• günstige Frühstücks- und Mittagsversorgung in der Mensa Stimm-Gabel.

Wir setzen auf ein Arbeitsumfeld, in dem jeder Mensch gleichberechtigt und selbstbestimmt teilhaben kann und wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen ungeachtet der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Wir sind bestrebt, Menschen mit Behinderungen oder ihnen Gleichgestellte besonders zu fördern, achten im Bewerbungsverfahren bei gleicher Eignung auf ihre bevorzugte Berücksichtigung und fordern Sie daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Wir bitten, der Bewerbung einen entsprechenden Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen.

Bis 22.11.2026.

Für inhaltliche Fragen zur Stelle steht Ihnen Frau Banse ([e-mail]) zur Verfügung, für Fragen zum Bewerbungsverfahren das Dezernat Personal ([e-mail]).