Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d)

State Chancellery of Saxony; Dresden; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage pro Jahr

Fort- und Weiterbildung

Gesundheitsvorsorge

Jobticket (Deutschlandticket)

Zusätzliche Altersversorgung im Öffent

VBL

Job summary

Technische Universität Dresden sucht am Zentrum für Lehrkräftebildung eine Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär als Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (50%, 20 Std./Woche) unbefristet mit E 6 TV-L. Die Position umfasst Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz und Veranstaltungsvorbereitung.

Erforderlich sind eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office; Teamfähigkeit und Serviceorientierung sind gewünscht.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsnahen Bereich oder einer geeigneten Fachrichtung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikationssystemen sind von Vorteil.

Responsibilities

• Postbearbeitung, Posteingang/ausgang, Erfassung im Postbuch, Adressermittlung.
• Telefonische Erstberatung zu Zuständigkeiten und Weiterleitung an zuständige Kolleginnen und Kollegen.
• Erstellen von Korrespondenzen (Anschreiben, Protokolle, Präsentationen, Übersichten, Statistiken).
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Gremiensitzungen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Digitale Verwaltungs- und Kommunikationssysteme

Job description

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Die Technische Universität Dresden (TUD) zählt als Exzellenzuniversität zu den leistungsstärksten Forschungseinrichtungen Deutschlands. 1828 gegründet, ist sie heute eine global bezogene, regional verankerte Spitzenuniversität, die innovative Beiträge zur Lösung weltweiter Herausforderungen leisten will. In Forschung und Lehre vereint sie Ingenieur- und Naturwissenschaften mit den Geistes- und Sozialwissenschaften und der Medizin. Diese bundesweit herausragende Vielfalt an Fächern ermöglicht der Universität, die Interdisziplinarität zu fördern und Wissenschaft in die Gesellschaft zu tragen. Die TUD versteht sich als moderne Arbeitgeberin und will allen Beschäftigten in Lehre, Forschung, Technik und Verwaltung attraktive Arbeitsbedingungen bieten und so auch ihre Potenziale fördern, entwickeln und einbinden. Die TUD steht für eine Universitätskultur, die geprägt ist von Weltoffenheit, Wertschätzung, Innovationsfreude und Partizipation. Sie begreif Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.

Zentrum für Lehrkräftebildung, Schul- und Berufsbildungsforschung (ZLSB)

Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d)

Am Zentrum für Lehrkräftebildung, Schul- und Berufsbildungsforschung (ZLSB) ist zum 01.05.2027 eine Stelle als Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 6 TV-L) unbefristet, mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (20h/Woche), zu besetzen.

Aufgaben:

• Postbearbeitung (Posteingang, Postausgang, Erfassung im Postbuch, Adressermittlung)
• telefonische Erstberatung zu Zuständigkeiten sowie Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen
• Erstellen von anfallenden Korrespondenzen (Anschreiben, Protokolle, Präsentationen, Übersichten, Statistiken)
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen/Gremiensitzungen (Raumbuchung, Erstellen von Materialien, etc.)
• Unterstützung Öffentlichkeitsarbeit (Pflege Webseiten, Formulare, Informationsmaterialien)
• finanztechnische Bearbeitung und Überwachung der Haushalts- und Drittmittelkonten, Prüfen von Rechnungen und Lieferungen
• Kopieraufträge/Wartungsintervall Kopierer/Service Kopierer
• Dokumentenablage und Archivierung der Unterlagen des Prüfungsamtes (Studierendenakte, Notenlisten)
• Materialbeschaffung Bürobedarf
• Fristenüberwachung, terminliche Abläufe und Wiedervorlagen
• Unterstützung des Prüfungsamtes bei der elektronischen Prüfungsverwaltung (HIS, selma (Freigabe Notenverbuchungen, Erfassung Verlängerung Abgabetermine, Erfassung krankheitsbedingte Rücktritte, Verbuchung Anträge auf Anrechnung))

Voraussetzungen:

• abgeschlossene Berufsausbildung auf einem kaufmännischen, verwaltungsnahen Gebiet oder in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung
• relevante Erfahrungen in den oben genannten organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikations-systemen sind von Vorteil
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten, ein sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung
• selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungs-bewusstsein und schneller Auffassungsgabe
• ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität und Stressresistenz sowie ein aufgeschlossenes und umgängliches Wesen

Wir bieten:

• Gelegenheit zu interessanter und eigenverantwortlicher Arbeit in flacher Hierarchie in einem aufgeschlossenen Team und unterstützender Atmosphäre
• flexible Regelung von Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Urlaubstage pro Jahr (innerhalb einer 5-Arbeitstage-Woche)
• umfangreiches Angebot zur Fort- und Weiterbildung
• Gesundheitsvorsorge und Sportangebote der TUD
• ein ermäßigtes Jobticket (auch als Deutschlandticket)
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersversorgung im öffentlichen Dienst über die VBL

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Die TUD ist Gründungspartnerin der Forschungsallianz DRESDEN-concept e.V.

Bewerbungsschluss: 11.12.2026

Hinweis zum Datenschutz:

Welche Rechte Sie haben und zu welchem Zweck Ihre Daten verarbeitet werden sowie weitere Informationen zum Datenschutz haben wir auf folgender Webseite für Sie zur Verfügung gestellt: https://tu-dresden.de/karriere/datenschutzhinweis.