Sachbearbeiter Dokumentenmanagement (m/w/d)

emagine; Bayreuth; Vor Ort; EUR 36.000 - 52.000; Vollzeit

Zusammenfassung

emagine GmbH sucht eine/n Sachbearbeiter/in im Dokumentenmanagement mit Schwerpunkt auf SharePoint und Thinkproject. Sie arbeiten an der formalen Qualitätsprüfung, der Ablage und der Koordination der Projektdokumentation in Großprojekten.

Zu Ihren Aufgaben gehören Aufbau von PDL/MDR, Berechtigungen, Schulungen und das Reporting zur Termin- und Dokumentenprüfung. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich, sowie Eigeninitiative und Teamfähigkeit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Großprojekten und Dokumentenmanagement
• Nachweisbare Kenntnisse Thinkproject und Microsoft SharePoint
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen
• Analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit

Aufgaben

• Formale Qualitätsprüfung der Dokumente sowie Nachverfolgung und Sicherstellung des Dokumentationsfortschritts
• Aufbau und Pflege der Projektdokumentenliste (PDL) bzw. Master Document Register (MDR)
• Übernahme der strukturierten Ablage und Archivierung von Dokumenten in SharePoint und Einrichtung der Thinkproject-Plattform
• Verwaltung der SharePoint Sites und Berechtigungen
• Unterstützung der Projekte bei Fragen, Schulungen und Prozessen zum Dokumentenmanagement
• Mitwirkung bei Einführung und Umsetzung von Dokumentenmanagement-Prozessen
• Qualitätssicherung, Nachverfolgung und Reporting zum Terminplan der Dokumentenprüfung
• Steuerung des Prozesses Erstellung und Übergabe der finalen Übergabedokumentation

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

SharePoint

Thinkproject

MS Office

Analytische Fähigkeiten

Deutsch (verhandlungssicher)

Englisch (verhandlungssicher)

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft SharePoint

Thinkproject

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Die emagine GmbH ist eine europäische Technologie- und Managementberatung, die Unternehmen mit hochqualifizierter Expertise unterstützt. In Großinfrastrukturprojekten, u.a. in der Energie- und Netzindustrie sowie in der Bahnindustrie unterstützen wir seit 20 Jahren internationale Firmen bei der Implementierung innovativer und nachhaltiger Lösungen. Mit einem Netzwerk von über 6000 Experten in 13 Ländern bieten wir maßgeschneiderte Beratungsdienste für anspruchsvolle technische und organisatorische Projektumgebungen.

Wir suchen einen qualifizierten Sachbearbeiter (m/w/d) im Dokumentenmanagement, der über umfangreiche Berufserfahrung in Großprojekten verfügt und mit den Prozessen des Dokumentenmanagements vertraut ist. Der ideale Kandidat oder die ideale Kandidatin hat nachweisbare Kenntnisse in Microsoft SharePoint und Thinkproject, kombiniert mit starken analytischen Fähigkeiten sowie einem sicheren Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen.

Ihre Aufgaben

• Formale Qualitätsprüfung der Dokumente sowie Nachverfolgung und Sicherstellung des Dokumentationsfortschrittes
• Aufbau und Pflege der Projektdokumentenliste (PDL) bzw. Master Document Register (MDR) zur Steuerung und Lenkung der Projektdokumentation
• Übernahme der strukturierten Ablage und Archivierung von internen Dokumenten und sämtlicher Korrespondenz innerhalb Microsoft SharePoint sowie die Einrichtung der Kollaborationsplattform (Thinkproject)
• Administration der zugewiesenen Microsoft SharePoint Sites und Sicherstellung der internen und externen Berechtigungen
• Unterstützung der Projekte bei Fragen- und Themenstellungen sowie Trainings rund um das Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung von Dokumentenmanagement, Prozessen und Arbeitsanweisungen
• Verantwortlichkeit für die Qualitätssicherung, die Nachverfolgung und das Reporting der internen Termineinhaltung zur Dokumentenprüfung
• Steuerung des Prozesses "Erstellung und Übergabe der finalen Übergabedokumentation" basierend auf fachlichen Spezifikationen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen sowie Dokumentenmanagement
• Nachweisbar gute Kenntnisse und umfangreiche Erfahrungen mit einer Dokumentenmanagementsoftware Thinkproject und Microsoft SharePoint
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint, Teams)
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe, Fähigkeit Prozesse zu erkennen und zu beschreiben
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohes Maß an Eigeninitiative sowie Kontakt- und Teamfähigkeit

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!