Sachbearbeiter Dokumentenmanagement (m/w/d)

newVation GmbH; Bayreuth; Hybrid; EUR 42.000 - 58.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrid-Arbeitsmodell

30 Tage Urlaubstage

betriebliche Krankenversicherung (bKV)

bAV mit hoher Arbeitgeberförderung

JobRad

Corporate Benefits

Zusammenfassung

newVation GmbH ist Experte für Know-how-Vermittlung im Energie- und Infrastruktur-Sektor. Wir bieten dir verantwortungsvolle Aufgaben in anspruchsvollen Umfeldern und begleiten dich langfristig in deiner beruflichen Entwicklung.

Gesucht wird eine verfahungsstarke Fachkraft für Dokumentenmanagement, die die Qualitätsprüfung, Archivierung und die Pflege von Projektunterlagen sicherstellt. Hybrides Arbeiten, 30 Urlaubstage und ein attraktives Gehaltspaket erwarten dich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen sowie Dokumentenmanagement.
• Nachweisbar gute Kenntnisse mit Thinkproject und Microsoft SharePoint.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint, Teams).
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe.

Aufgaben

• Formale Qualitätsprüfung der Dokumente sowie Nachverfolgung und Sicherstellung des Dokumentationsfortschrittes.
• Aufbau und Pflege der Projektdokumentenliste (PDL) bzw. Master Document Register (MDR) zur Steuerung und Lenkung der Projektdokumentation.
• Administration der zugewiesenen Microsoft SharePoint Sites und Sicherstellung der internen und externen Berechtigungen.
• Unterstützung der Projekte bei Fragen- und Themenstellungen sowie Trainings rund um das Dokumentenmanagement.
• Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung von Dokumentenmanagement Prozessen und Arbeitsanweisungen.
• Verantwortlichkeit für die Qualitätssicherung, Nachverfolgung und das Reporting der internen Termineinhaltung zur Dokumentenprüfung.
• Steuerung des Prozesses "Erstellung und Übergabe der finalen Übergabedokumentation" basierend auf fachlichen Spezifikationen.

Jobbeschreibung

newVation ist der Experte für Know-how-Vermittlung im Energie- und Infrastruktur-Sektor. Als dynamischer Partner bieten wir Dir verantwortungsvolle Aufgaben in anspruchsvollen Umfeldern und begleiten Dich langfristig in Deiner beruflichen Entwicklung.

• Formale Qualitätsprüfung der Dokumente sowie Nachverfolgung und Sicherstellung des Dokumentationsfortschrittes
• Aufbau und Pflege der Projektdokumentenliste (PDL) bzw. Master Document Register (MDR) zur Steuerung und Lenkung der Projektdokumentation
• Übernahme der strukturierten Ablage und Archivierung von internen Dokumenten und sämtlicher Korrespondenz innerhalb Microsoft SharePoint sowie die Einrichtung der Kollaborationsplattform (Thinkproject) auf Basis der generischen TenneT Vorgaben
• Administration der zugewiesenen Microsoft SharePoint Sites und Sicherstellung der internen und externen Berechtigungen
• Unterstützung der Projekte bei Fragen- und Themenstellungen sowie Trainings rund um das Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung von Dokumentenmanagement Prozessen und Arbeitsanweisungen
• Verantwortlichkeit für die Qualitätssicherung, die Nachverfolgung und das Reporting der internen Termineinhaltung zur Dokumentenprüfung
• Steuerung des Prozesses "Erstellung und Übergabe der finalen Übergabedokumentation" basierend auf fachlichen Spezifikationen
• Aktiver Beitrag zu einem sicheren Arbeitsumfeld für sich selbst, Kolleginnen und Kollegen sowie externe Auftragnehmer

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen sowie Dokumentenmanagement
• Nachweisbar gute Kenntnisse und umfangreiche Erfahrungen mit einer Dokumentenmanagementsoftware Thinkproject und Microsoft SharePoint
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint, Teams)
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe, Fähigkeit Prozesse zu erkennen und zu beschreiben
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit, Kontakt- und Teamfähigkeit

• New Work:hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten
• Individuelle Konditionen:attraktives Gehaltspaket und 30 Urlaubstage
• Benefits:betriebliche Krankenversicherung (bKV mit Zahnzusatz und stationärer Versorgung), betriebliche Altersvorsorge (bAV mit hoher Arbeitgeberförderung), JobRad, Corporate Benefits
• Weiterentwicklung:individuelle Entwicklungsprogramme, Training on the Job und Workshops
• Events:regelmäßige Teamevents, Firmenfeiern und Networking-Formate

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen!