Projektassistenz (m/w/d)

Spektralwerk GmbH; Traben-Trarbach; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Krankenversicherung

Job-Rad

Corporate Benefits

Hofmann-Menüs

Job summary

Spektralwerk GmbH in Traben-Trarbach sucht eine engagierte Projektassistenz (m/w/d) zur Unterstützung bei Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Projekten. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und koordinieren Termine, Protokolle und Abläufe.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, arbeiten organisiert, flexibel und kommunikationsstark. Zu Ihren Aufgaben gehört die Vor-/Nachbereitung von Unterlagen sowie der Kontakt zu Mitarbeitenden, Partnern

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen in Assistenz/Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation von Vorteil, aber nicht zwingend.
• Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und Überblick auch bei mehreren Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit Word, Excel und Outlook.

Responsibilities

• Unterstützung der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Projekten.
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende; Terminplanung und Protokollführung.
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen; Erstellung/Prüfung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen.
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Partnern, Kunden und Dienstleistern.
• Arbeiten mit internen Tools; Unterstützung der Personalbetreuung.

Skills

Organisationstalent

Projektassistenz

Kommunikationsstärke

Flexibilität

Office-Programme

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Deine Aufgaben – damit unterstützt Du uns:

• Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt Du uns am Standort Traben-Trarbach bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass alles reibungslos läuft.
• Event- und Meeting-Management: Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Projekten. Dabei übernimmst Du organisatorische und administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Protokollführung und die Koordination von Abläufen.
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt aufbereitet sind.
• Vorbereitung vertraglicher Unterlagen: Du erstellst und prüfst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere relevante Dokumente, die für die Veranstaltungen erforderlich sind.
• Kontakt zu Mitarbeitenden: Du stehst unseren Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite und bist eine verlässliche Ansprechperson und kümmerst dich um die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.
• Arbeiten mit internen Tools: Du nutzt und pflegst unsere internen Systeme, um Prozesse reibungslos abzuwickeln.
• Unterstützung der Personalbetreuung: Du unterstützt das Team vor, während und nach den Veranstaltungen – sei es durch Organisation, Koordination oder direkte Betreuung der Mitarbeitenden.
• Hohe Reisebereitschaft: Du bist bereit, mit uns zu spannenden Festivals wie Parookaville, Nature One und anderen Veranstaltungen zu reisen.

Womit Du uns begeisterst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich

Das bieten wir Dir

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, in Vollzeit, mit flexiblen Gleitzeitmodellen
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events
• Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken
• Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen
• Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt
• Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen
• Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien
• Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot
• Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits
• Gut versorgt in der Mittagspause: Profitiere von einer Auswahl an Hofmann-Menüs, die wir als Arbeitgeber bezuschussen.

Deine Ansprechpartnerin/Dein Ansprechpartner

Marlen Jentsch | Personalleiterin

Spektralwerk Service GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe.