Kaufmännischer Mitarbeiter / Sachbearbeiter Backoffice (m/w/d)

Spektralwerk GmbH; Traben-Trarbach; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Spektralwerk GmbH sucht eine kaufmännische Fachkraft im Backoffice. Sie unterstützen Projektleitungen administrativ, pflegen Excel-Listen, bereiten Verträge vor und kommunizieren per Telefon, E-Mail und WhatsApp mit Bewerbenden und Mitarbeitenden.

Der Arbeitsplatz ist am Standort Traben-Trarbach. Geregelte Arbeitszeiten Montag bis Freitag, Vollzeit, ohne Außendienst oder Wochenendarbeit. Eine strukturierte Arbeitsweise und Teamorientierung sind gefragt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel.
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Team- und Kommunikationsfähigkeit am Telefon/schriftlich.

Responsibilities

• Backoffice-Tätigkeiten mit geregelten Arbeitszeiten Montag bis Freitag.
• Administrative Unterstützung der Projektleitungen und Projektassistenzen.
• Pflege und Erstellung von Excel-Listen inkl. Formeln.
• Verwaltung von Vertragsunterlagen und Versand an Mitarbeitende.
• Kommunikation mit Bewerbenden und Mitarbeitenden (Telefon/Email/WhatsApp).
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminorganisation.
• Daten- und Dokumentenpflege, Sicherstellung von Vollständigkeit.

Skills

Excel-Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikation am Telefon

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

Job description

Werde Teil unseres Teams

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst auch bei vielen Unterlagen und Daten den Überblick und Excel ist für Dich mehr als nur eine Tabelle?

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir für einen kaufmännischen Mitarbeiter / Sachbearbeiter Backoffice (m/w/d), der sich um die administrativen Abläufe im Hintergrund kümmert und unseren Projektleitungen und Projektassistenzen zuverlässig den Rücken freihält.

Deine Aufgaben – damit unterstützt Du uns:

• Bei uns erwartet Dich eine klassische Backoffice-Tätigkeit mit geregelten Arbeitszeiten von Montag bis Freitag. Keine Festival-Nachtschichten, keine Wochenendeinsätze und kein Außendienst – dafür eine wichtige Rolle in der administrativen Vor- und Nachbereitung unserer Projekte und Veranstaltungen.
• Administrative Unterstützung: Du übernimmst klassische kaufmännische und organisatorische Aufgaben im Backoffice und unterstützt unsere Projektleitungen und Projektassistenzen im Tagesgeschäft.
• Arbeiten mit Excel: Du pflegst und vervollständigst bestehende Excel-Listen, erstellst neue Übersichten inklusive Formeln und prüfst Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Vertragsunterlagen verwalten: Du bereitest Vertragsunterlagen vor, versendest diese an unsere Mitarbeitenden und prüfst die zurückgesendeten Dokumente sorgfältig auf Vollständigkeit.
• Kommunikation mit Bewerbenden und Mitarbeitenden: Du stehst telefonisch sowie schriftlich per E-Mail und WhatsApp Business mit Bewerbenden und Mitarbeitenden in Kontakt und kümmerst Dich zuverlässig um Rückfragen und fehlende Informationen.
• Vor- und Nachbereitung unserer Veranstaltungen: Du unterstützt unsere Projektleitungen und Projektassistenzen bei administrativen Aufgaben rund um die Vorbereitung und Nachbereitung unserer Veranstaltungen.
• Terminorganisation: Bei Bedarf koordinierst und vereinbarst Du Termine und sorgst dafür, dass alle Beteiligten die notwendigen Informationen erhalten.
• Daten- und Dokumentenpflege: Du stellst sicher, dass Listen, Unterlagen und Informationen vollständig, korrekt und aktuell sind.

Womit Du uns begeisterst

Du passt besonders gut zu uns, wenn Du gerne sorgfältig arbeitest und administrative Aufgaben nicht einfach nur „abarbeitest“, sondern Wert darauf legst, dass am Ende wirklich alles vollständig und korrekt ist.

Idealerweise bringst Du Folgendes mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel
• Einen sicheren Umgang mit Excel-Tabellen und gängigen Formeln
• Eine sehr sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine sichere und freundliche Ausdrucksweise am Telefon sowie in der schriftlichen Kommunikation
• Einen zuverlässigen und verbindlichen Umgang mit Bewerbenden, Mitarbeitenden und Kolleginnen und Kollegen
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Eine selbstständige Arbeitsweise und gleichzeitig Freude daran, einem Team zuzuarbeiten

Dein Arbeitsplatz

Diese Position ist eine Präsenzstelle an unserem Standort in Traben-Trarbach. Eine Tätigkeit im Homeoffice bzw. Remote-Arbeit ist für diese Stelle nicht vorgesehen.

Dafür bieten wir Dir geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag – ein klassischer Nine-to-five-Job ohne regelmäßige Abend-, Nacht- oder Wochenendeinsätze.

Du bist damit Teil unseres Veranstaltungsgeschäfts, ohne selbst regelmäßig auf den Veranstaltungen vor Ort sein zu müssen. Mit Deiner Arbeit im Backoffice sorgst Du dafür, dass unsere Projektteams organisatorisch bestens vorbereitet sind und sich auf die Umsetzung unserer Veranstaltungen konzentrieren können.

Das bieten wir Dir

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, in Vollzeit, mit flexiblen Gleitzeitmodellen
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events
• Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken
• Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen
• Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt
• Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen
• Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien
• Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot
• Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits
• Gut versorgt in der Mittagspause: Profitiere von einer Auswahl an Hofmann-Menüs, die wir als Arbeitgeber bezuschussen.

Klingt nach Deinem Job? Wenn Du gerne organisierst, sorgfältig mit Daten und Unterlagen arbeitest und Dich in einer unterstützenden Backoffice-Rolle wohlfühlst, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Deine Ansprechpartnerin/Dein Ansprechpartner

Marlen Jentsch | Personalleiterin

Spektralwerk GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe.