Büro-/Projektassistenz Bürokaufmann(frau)

Gnuse Ingenieurbüro für KHT GmbH & Co.KG; Krefeld; On-site; EUR 134,000 - 201,000; Part time

Job summary

Gnuse Ingenieurbüro für KHT GmbH & Co.KG sucht eine projektorientierte Assistenz, die das Büro kompetent organisiert, Material verwaltet und Bestellungen koordiniert. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Abteilungen und Standorten und unterstützen bei Vorplanung, Entwurf und Ausführung der Projekte.

Zu Ihren Aufgaben gehören Telefondienst, Postkorrespondenz, die Mitorganisation von Tagungen sowie die Mitarbeit an Vergabeverfahren und der Abwicklung von Verträgen und Aufmaßen.

Qualifications

• Aufbau und Organisation des Büroalltags, Materialverwaltung und Bestellungen.
• Unterstützung bei Erstellung von Unterlagen für Vorplanung, Entwurf und Ausführung.
• Mitwirkung bei Vergabeverfahren, Prüfung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln.
• Verträge, Nachträge sowie Aufmaß- und Rechnungsbearbeitung inkl. AVANTI.

Responsibilities

• Unterstützung der Kollegen bei der Erstellung von Vorplanungs-, Entwurfs- und Ausführungsunterlagen.
• Mitarbeit bei Vergabeverfahren (Versand von Leistungsverzeichnissen, Angebotsprüfung, Preisspiegel).
• Anlegen von Verträgen, Nachträgen sowie Aufmaß- und Rechnungsbearbeitung.
• Allgemeine Büroorganisation, Telefondienst, Post- und Mailkorrespondenz.
• Organisation von Tagungen und Veranstaltungen.

Skills

Büroorganisation

Telefondienst

Postkorrespondenz

Vertragsbearbeitung

Tools

AVANTI Ausschreibungsprogramm

Job description

Als mittelständisches Ingenieurbüro sind wir auf die Beratung, Planung und Objektüberwachung technischer Gebäudeausrüstung in den Bereichen Elektrotechnik, Nachrichtentechnik, Informationstechnik und Fördertechnik im Gesundheitswesen spezialisiert.

Als erste Anlaufstelle für interne und die externen Anliegen sind Sie die Schnittstelle der Abteilungen und Bürostandorte. Ihre Aufgaben umfassen neben der Projektassistenz die eigenverantwortliche Büroorganisation, Büromaterialverwaltung und -bestellung, Telefondienst und Post- und Mailkorrespondenz, Mitorganisation von Tagungen und Veranstaltungen.

Als Projektassistenz unterstützen Sie die Kollegen(innen) bei der Erstellung von Vorplanungs-, Entwurfs- und Ausführungsplanungsunterlagen, bei Vergabeverfahren (Zusammenstellung und Versand von Leistungsverzeichnissen, Angebotsprüfung, Erstellung von Preisspiegeln und Vorbereitung von Vergabevorschlägen, Anlegen von Verträgen, Nachträgen sowie Aufmaß- und Rechnungsbearbeitung (rechnerisch) mit dem Ausschreibungsprogramm AVANTI, umfassende Projektablage (Print und Digital) gemäß unserem Qualitätsmanagement ISO 9001, Arbeiten mit verschiedenen Vergabeplattformen.

Die wöchentliche Arbeitszeit liegt zwischen 20 und 25 Stunden, wir bieten flexible Gleitzeit!