Project Office Specialist (m/w/d)

Puntus; Stuttgart; Hybrid; EUR 52,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Lifelong Learning

Flexibles Arbeiten

Community & Zusammenarbeit

Wohlfühlpaket

Job summary

puntus ist eine IT-Beratung, spezialisiert auf ganzheitliche Kundensysteme und digitale Service-Applikationen. Als Project Office Specialist begleiten Sie Projekte von der Angebotsprüfung über das laufende Projektcontrolling bis zur strategischen Datenaufbereitung für das Management.

Mit Zahlenaffinität und Systemexpertise unterstützen Sie das administrative Herzstück des Projektgeschäfts. Ausbildung im kaufmännischen Bereich, mehrjährige Erfahrung im Project Office oder Vertriebsinnendienst

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Project Office oder Vertriebsinnendienst.
• Hohe IT- und Systemaffinität; idealerweise Projektron BCS-Erfahrung; sicherer Umgang mit Daten in Excel.
• Gutes Gespür für Zahlen und Verträge (NDAs) sowie strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke; zentrale, serviceorientierte Schnittstelle zu Teams.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Vertriebssupport & Vertragsadministration: Qualitätssicherung von Angeboten und Unterstützung bei Ausschreibungen.
• Projektverwaltung & Systempflege (Projektron BCS): Auftragseingänge, Projektanlage und Aktenpflege.
• Abrechnung & Freelancer-Management: Prüfung von Rechnungen und Unterstützung beim Monatsabschluss.
• Controlling, Reporting & Management-Zuarbeit: KPI-Analysen, Soll-Ist-Vergleiche.
• Interne Schnittstelle & Audit-Support: Ansprechpartner für Mitarbeitende und Jahresabschluss-Unterlagen.

Skills

Datenanalyse

Excel

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Mehrjährige Erfahrung im Project Office/Vertriebsinnendienst

Tools

Projektron BCS

Excel

Job description

puntus ist eine IT-Beratung, spezialisiert auf ganzheitliche Kundensysteme und digitale Service-Applikationen. Über 250 Experten unterstützen Unternehmen und Behörden deutschlandweit dabei, digitale Services auf höchstem Niveau zu realisieren. Zu den Kernleistungen gehören Process Automation & AI, Cloud & Application Excellence, Customer Experience sowie Lösungen für die Digitale Verwaltung.
Deine Stärke liegt darin, den Überblick über komplexe Abläufe zu behalten und verschiedenen Teams als vertrauensvoller Partner den Rücken freizuhalten? In Deiner Rolle als Project Office Specialist (m/w/d)begleitest Du unsere Projekte von der ersten Angebotsprüfung über das laufende Projektcontrolling bis hin zur strategischen Datenaufbereitung für das Management. Mit Deinem Engagement, Deiner Zahlenaffinität und Deiner Expertise für unsere Systeme wirst Du so zum administrativen Herzstück unseres gesamten Projektgeschäfts.

Aim high.

Was wir dir bieten:

• Lifelong Learning: vielseitiges Seminarprogramm, persönliches Coaching und Mentoring, gezielte Zertifizierungen, individuelle Personalentwicklung, Onboardingveranstaltung
• Flexibles Arbeiten: hybrides Arbeitszeitmodell, Homeoffice, 30 Tage Urlaub, Sonderurlaubstage, Urlaub Plus Modell, Workation-Konzepte, Sabbatical
• Community & Zusammenarbeit: echtes Miteinander, gemeinsame Erlebnisse wie Community Days und Teamevents, strukturiertes Mentorenprogramm und diverse Austausch-Formate
• Wohlfühlpaket: Bistro/Essenszuschuss, Vergünstigungen, Mitarbeitervorteile

Wir haben spannende Aufgaben für dich:

• Vertriebssupport & Vertragsadministration: Formelle Qualitätssicherung von Angeboten, Unterstützung bei Ausschreibungsvorbereitungen (inkl. Aktualisierung von Templates, Formalien, Bescheinigungen und Portal-Zugangsdaten) sowie Prüfung von Rahmenverträgen und Kunden-NDAs.
• Projektverwaltung & Systempflege (Projektron BCS): Prüfung, Verteilung und Weiterverarbeitung von Auftragseingängen/VVZ, Projektanlage sowie Erstellung und Pflege der elektronischen Projektakten und die Qualitätssicherung der Mitarbeitenden-Profile.
• Abrechnung & Freelancer-Management: Zuverlässige Prüfung von Rechnungseingängen der Freelancer sowie aktive Unterstützung beim Monatsabschluss (Fakturierung an Kunden).
• Controlling, Reporting & Management-Zuarbeit: Monitoring von Auftragseingängen und berichtspflichtigen Projekten, Erstellung von Projektübersichten/-auswertungen, Pflege der Rahmenvertragsübersicht in Projektron BCS sowie Ausarbeitung monatlicher KPIs (Soll-Ist-Abgleich von Leistungen/Umsatz/Kosten von Angestellten und Freelancern).
• Interne Schnittstelle & Audit-Support: Erste Anlaufstelle zur Orientierung und fachlicher Ansprechpartner für Mitarbeitende bei Fragen rund um Projektron BCS sowie zuverlässige Zuarbeit bei den Jahresabschluss-Anforderungen der Wirtschaftsprüfer.

Das bringst du mit:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung im Project Office, Projektcontrolling oder Vertriebsinnendienst.
• Eine hohe IT- und Systemaffinität – idealerweise bringst Du bereits Erfahrung mit Projektron BCS mit und jonglierst in Excel sicher mit Daten.
• Ein gutes Gespür für Zahlen und Verträge (z. B. NDAs) gepaart mit einer sehr strukturierten, detailorientierten Arbeitsweise.
• Eine ausgeprägte Kommunikationsstärke und Freude daran, als zentrale, serviceorientierte Schnittstelle für verschiedene Teams da zu sein.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die rechtssichere Bearbeitung von Verträgen und Angeboten.