Project Office Specialist (m/w/d)

Puntus; Möglingen; Hybrid; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Lifelong Learning

Hybrides Arbeiten

Community & Zusammenarbeit

Wohlfühlpaket

Job summary

Puntus sucht eine engagierte Fachkraft als Project Office Specialist (m/w/d) in Deutschland. Sie begleiten Projekte von Angebotsprüfung bis zur Datenaufbereitung für das Management und fungieren als administratives Herzstück des Projektgeschäfts.

Mit Ihrer Zahlenaffinität, IT- und Systemkenntnissen sowie Kommunikationsstärke unterstützen Sie Controlling, Abrechnung und Vertragsprozesse in einem hybriden Arbeitsmodell.

Qualifications

• Eine hohe IT- und Systemaffinität sowie Erfahrung mit Projektron BCS.
• Ausgeprägte Zahlenaffinität, strukturierte Arbeitsweise und Vertragsverständnis.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und serviceorientierte Schnittstelle zu Teams.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Vertriebssupport und Vertragsadministration, Angebotsprüfung.
• Projektverwaltung, Systempflege mit Projektron BCS.
• Abrechnung und Freelancer-Management, Rechnungsprüfung.
• Controlling, Reporting und Management-Zuarbeit, KPI-Erstellung.
• Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Projektron BCS-Fragen.

Skills

Zahlenaffinität

Kommunikationsstärke

Serviceorientierte Schnittstelle

Fließende Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Projektron BCS

Excel

Job description

puntus ist eine IT-Beratung, spezialisiert auf ganzheitliche Kundensysteme und digitale Service-Applikationen. Über 250 Experten unterstützen Unternehmen und Behörden deutschlandweit dabei, digitale Services auf höchstem Niveau zu realisieren. Zu den Kernleistungen gehören Process Automation & AI, Cloud & Application Excellence, Customer Experience sowie Lösungen für die Digitale Verwaltung.

Über die Rolle als Project Office Specialist (m/w/d)

Deine Stärke liegt darin, den Überblick über komplexe Abläufe zu behalten und verschiedenen Teams als vertrauensvoller Partner den Rücken freizuhalten? In Deiner Rolle als Project Office Specialist (m/w/d) begleitest Du unsere Projekte von der ersten Angebotsprüfung über das laufende Projektcontrolling bis hin zur strategischen Datenaufbereitung für das Management. Mit Deinem Engagement, Deiner Zahlenaffinität und Deiner Expertise für unsere Systeme wirst Du so zum administrativen Herzstück unseres gesamten Projektgeschäfts. Aim high.

Aufgaben

Vertriebssupport & Vertragsadministration

• Formelle Qualitätssicherung von Angeboten
• Unterstützung bei Ausschreibungsvorbereitungen (inkl. Aktualisierung von Templates, Formalien, Bescheinigungen und Portal-Zugangsdaten)
• Prüfung von Rahmenverträgen und Kunden-NDAs.

Projektverwaltung & Systempflege (Projektron BCS)

• Prüfung, Verteilung und Weiterverarbeitung von Auftragseingängen/VVZ
• Projektanlage sowie Erstellung und Pflege der elektronischen Projektakten
• Qualitätssicherung der Mitarbeitenden-Profile.

Abrechnung & Freelancer-Management

• Zuverlässige Prüfung von Rechnungseingängen der Freelancer
• Aktive Unterstützung beim Monatsabschluss (Fakturierung an Kunden).

Controlling, Reporting & Management-Zuarbeit

• Monitoring von Auftragseingängen und berichtspflichtigen Projekten
• Erstellung von Projektübersichten/-auswertungen
• Pflege der Rahmenvertragsübersicht in Projektron BCS
• Ausarbeitung monatlicher KPIs (Soll-Ist-Abgleich von Leistungen/Umsatz/Kosten von Angestellten und Freelancern).
• Erste Anlaufstelle zur Orientierung und fachlicher Ansprechpartner für Mitarbeitende bei Fragen rund um Projektron BCS
• Zuverlässige Zuarbeit bei den Jahresabschluss-Anforderungen der Wirtschaftsprüfer.
• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung im Project Office, Projektcontrolling oder Vertriebsinnendienst.

Erforderliche Fähigkeiten

• Eine hohe IT- und Systemaffinität – idealerweise bringst Du bereits Erfahrung mit Projektron BCS mit und jonglierst in Excel sicher mit Daten.
• Ein gutes Gespür für Zahlen und Verträge (z. B. NDAs) gepaart mit einer sehr strukturierten, detailorientierten Arbeitsweise.
• Eine ausgeprägte Kommunikationsstärke und Freude daran, als zentrale, serviceorientierte Schnittstelle für verschiedene Teams da zu sein.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die rechtssichere Bearbeitung von Verträgen und Angeboten.

Bevorzugte Fähigkeiten

• Idealerweise bringst Du bereits Erfahrung mit Projektron BCS mit.

Was wir dir bieten

• Lifelong Learning: vielseitiges Seminarprogramm, persönliches Coaching und Mentoring, gezielte Zertifizierungen, individuelle Personalentwicklung, Onboardingveranstaltung
• Flexibles Arbeiten: hybrides Arbeitszeitmodell, Homeoffice, 30 Tage Urlaub, Sonderurlaubstage, Urlaub Plus Modell, Workation-Konzepte, Sabbatical
• Community & Zusammenarbeit: echtes Miteinander, gemeinsame Erlebnisse wie Community Days und Teamevents, strukturiertes Mentorenprogramm und diverse Austausch-Formate
• Wohlfühlpaket: Bistro/Essenszuschuss, Vergünstigungen, Mitarbeitervorteile