Privatsekretär:in

Personalberatung Rochus Mummert; Düsseldorf; On-site; EUR 55,000 - 82,000; Full time

Benefits offered by this job

Langfristige Vertrauensposition

Diskretes Umfeld

Hoher Gestaltungsspielraum

Anstellung über Stiftung

Standort Düsseldorf

Job summary

Die Privatstiftung in Düsseldorf sucht eine erfahrene Privatsekretär:in zur langfristigen, vertraulichen Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie koordinieren persönliche Angelegenheiten, bereiten Gespräche mit Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Vermögensverwaltern vor und sorgen für klare Strukturen im privaten Umfeld.

Sie arbeiten eigenständig, terminieren Reisen, organisieren Korrespondenz, Fristen und koordinieren Mitarbeitende sowie externe Dienstleister.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz oder Office-Koordination, idealerweise in vertraulichen Umfeldern wie Family Office, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung oder Rechtsberatung.

Responsibilities

• Eigenständige und vorausschauende Organisation persönlicher und administrativer Angelegenheiten
• Vorbereitung und Koordination von Gesprächen mit Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Vermögensverwaltern und externen Beratern
• Strukturierte Aufbereitung vertraulicher Finanz-, Abrechnungs- und Vertragsunterlagen
• Nachhalten von Fristen, Anfragen, Entscheidungen und offenen Punkten
• Koordination ausgewählter Versicherungs-, Vermögens- und Immobilienangelegenheiten
• Organisation von Terminen, Reisen, Einladungen und besonderen Anlässen
• Diskrete Bearbeitung persönlicher Korrespondenz
• Koordination der im privaten Umfeld tätigen Mitarbeitenden und Dienstleistenden
• Abstimmung mit Haushaltshilfe, Fahrdienst, Handwerkern, Lieferanten und weiteren Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen und diskreten Ablaufs

Skills

Assistenz/Office-Koordination

Organisationsfähigkeit

Diskretion/Loyalität

Zahlenaffinität

Banken-Kommunikation

Sprachkenntnisse (DE/EN)

MS Office

Tools

MS Office

Job description

Unser Auftraggeber ist eine privat getragene Stiftung im Raum Düsseldorf. Im Mittelpunkt ihrer Tätigkeit stehen die langfristige Verwaltung und strukturierte Betreuung von Vermögenswerten sowie die Koordination der damit verbundenen finanziellen, rechtlichen und administrativen Angelegenheiten. Die Stiftung arbeitet hierbei mit Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Vermögensverwaltern und weiteren spezialisierten Partnern zusammen. Die Organisation ist klein, professionell und geprägt von hoher Diskretion, Verlässlichkeit und langfristiger Orientierung.

Im Auftrag dieser diskreten, langfristig orientierten Organisation suchen wir eine Persönlichkeit mit langjähriger Erfahrung als

Privatsekretär:in – am Standort Düsseldorf.

Die Position verbindet anspruchsvolle persönliche Assistenz mit der strukturierten Koordination vertraulicher finanzieller und administrativen Themen. Gesucht wird eine integre Persönlichkeit ohne Berührungsängste vor der Welt der Zahlen, die komplexe Vorgänge aufbereitet, Gespräche mit Banken, Vertreterinnen und Vertretern der eigenen Stiftung sowie externen Ansprechpartnern vorbereitet und im persönlichen Umfeld zuverlässig für klare Strukturen sorgt.

Ihre Aufgabe

• Eigenständige und vorausschauende Organisation persönlicher und administrativer Angelegenheiten
• Vorbereitung und Koordination von Gesprächen mit Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Vermögensverwaltern und weiteren externen Beratern
• Strukturierte Aufbereitung vertraulicher Finanz-, Abrechnungs- und Vertragsunterlagen
• Nachhalten von Fristen, Anfragen, Entscheidungen und offenen Punkten
• Koordination ausgewählter Versicherungs-, Vermögens- und Immobilienangelegenheiten
• Organisation von Terminen, Reisen, Einladungen und besonderen Anlässen
• Diskrete Bearbeitung persönlicher Korrespondenz
• Koordination der im privaten Umfeld tätigen Mitarbeitenden und Dienstleistenden
• Abstimmung mit Haushaltshilfe, Fahrdienst, Handwerkern, Lieferanten und weiteren Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines professionellen, reibungslosen und diskreten Ablaufs
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz oder Office-Koordination, insbesondere in vertraulichen Umfeldern wie Family Office, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung oder Rechtsberatung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität und persönliche Integrität
• Souveränes, verbindliches und professionelles Auftreten
• Hohe persönliche Reife und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Zahlenaffinität und Offenheit für Finanzthemen
• Erfahrung in der Kommunikation mit Banken und externen Beratern
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert aufzubereiten und nachzuhalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kommunikationsmitteln

Ihre Vorteile

• Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit hoher persönlicher Verantwortung
• Eine enge Zusammenarbeit mit einer unternehmerisch geprägten Persönlichkeit
• Ein diskretes, professionelles und wertschätzendes Umfeld
• Hoher Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
• Anstellung über eine Stiftung
• Standort Düsseldorf
• Eine attraktive, der Verantwortung entsprechende Vergütung

Sie möchten Ihre Erfahrung in einer verantwortungsvollen Vertrauensposition einbringen, Vermögensangelegenheiten sowie administrative Prozesse vorausschauend koordinieren und als zentrale Schnittstelle zu Banken und externen Beratern Verantwortung übernehmen?