Assistenz Geschäftsführung, Schwerpunkt Buchhaltung und Projekte (Düsseldorf)

Stiftungen; Düsseldorf; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Job summary

Die BürgerStiftung Düsseldorf sucht eine Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Buchhaltung und Projekte. Sie arbeiten eng mit Vorstand, Geschäftsführung und engagierten Zeitstifterinnen zusammen und gestalten Finanz- und Projektprozesse der Stiftung mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören die laufende Finanzbuchhaltung, die Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Erstellung von Übersichten, Budgets und Verwendungsnachweisen.

Qualifications

• Fundierte Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung und Übersicht über Buchhaltungsprozesse.
• Idealerweise Erfahrung in Personalbuchhaltung; kein Muss.
• Ausgeprägte Zahlenaffinität, Organisationstalent und Eigenständigkeit.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Verlässlichkeit.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und Empathie.

Responsibilities

• Durchführung der laufenden Finanzbuchhaltung.
• Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mithilfe Lexware.
• Pflege von Finanzübersichten, Budgets und Auswertungen.
• Überwachung sachgemäße Verwendung zweckgebundener Mittel.
• Abstimmung von Konten und Unterstützung bei Jahresabschlüssen.
• Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung.
• Laufende Vorbereitung von Unterlagen für die Personalbuchhaltung für Projektmitarbeitende.
• Administration Förderanträge: Verwaltung und Überwachung von Fördermitteln, Verwendungsnachweisen und sonstigen förderrelevanten Auflagen.
• Unterstützung bei der Haushalts- und Liquiditätsplanung.
• Ausführung administrativer Aufgaben stiftungseigener Projekte.
• Kontaktdatenpflege mit CiviCRM (stiftungsinterne Software).
• Unterstützung Einladungsmanagement.
• Unterstützung Vorbereitung Gremiensitzungen, bei Bedarf Protokollführung.
• Unterstützung bei Veranstaltungen.
• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben.
• Beachtung rechtlicher und steuerrechtlicher stiftungsrelevanter Vorgaben.

Skills

Finanzbuchhaltung

Personalbuchhaltung vorteilhaft

Zahlenaffinität

Organisationsgeschick

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Hands-on-Mentalität

Flexibilität

Tools

Lexware

MS Office

Job description

Stellenangebot –Verwaltung -Assistenz -16.10.2026

Assistenz Geschäftsführung, Schwerpunkt Buchhaltung und Projekte(Düsseldorf)

Sinn stiften. Düsseldorf gestalten.
Die BürgerStiftung Düsseldorf setzt sich mit Herz, Engagement und starken Partnern für den gesellschaftlichen Zusammenhalt in unserer Stadt ein. Als unabhängige Stiftung fördern und entwickeln wir Projekte, die Menschen verbinden und Chancen schaffen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als

Assistenz Geschäftsführung, Schwerpunkt Buchhaltung und Projekte

Aufgaben

• Durchführung der laufenden Finanzbuchhaltung
• Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mithilfe Lexware
• Pflege von Finanzübersichten, Budgets und Auswertungen
• Überwachung sachgemäße Verwendung zweckgebundener Mittel
• Abstimmung von Konten und Unterstützung bei Jahresabschlüssen,
• Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
• laufende Vorbereitung von Unterlagen für die Personalbuchhaltung für Projektmitarbeitende
• Administration Förderanträge: Verwaltung und Überwachung von Fördermitteln, Verwendungsnachweisen und sonstigen förderrelevanten Auflagen
• Unterstützung bei der Haushalts- und Liquiditätsplanung
• Ausführung administrativer Aufgaben stiftungseigener Projekte
• Kontaktdatenpflege mit CiviCRM (stiftungsinterne Software)
• Unterstützung Einladungsmanagement
• Unterstützung Vorbereitung Gremiensitzungen, bei Bedarf Protokollführung
• Unterstützung bei Veranstaltungen
• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Ausführung aller Arbeiten unter Beachtung rechtlicher und steuerrechtlicher stiftungsrelevanter Vorgaben

Anforderungsprofil

• gute Kenntnisse in Finanzbuchhaltung
• Kenntnisse in Personalbuchhaltung vorteilhaft, aber kein Muss
• hohe Zahlenaffinität und Organisationsgeschick
• strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Empathie und Teamfähigkeit
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Flexibilität und Hands-on-Mentalität
• Interesse an gemeinnützigen und gesellschaftlichen Themen
• sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft Office-Anwendungen

Weitere Infos

Als Teil unseres dreiköpfigen hauptamtlichen Teams in der Geschäftsstelle arbeiten Sie eng mit Vorstand, Geschäftsführung und einer Vielzahl engagierter Zeitstifterinnen und Zeitstifter zusammen, die das Stiftungsleben und unsere Projekte aktiv mitgestalten.