Praxismanager/in, Organisation & Administration (m/w/d)

Dr. Baumstark Und Kollegen; Kassel; On-site; EUR 20,000 - 33,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsbonus

Jobticket

Fort- & Weiterbildungsmöglichkeiten

Modernes digitales Arbeitsumfeld

Job summary

Dr. Baumstark Und Kollegen sucht eine teamorientierte Teamassistenz der Geschäftsführung in Kassel. Die Stelle umfasst Organisation, Koordination von Terminen und administrative Unterstützung des Praxisteams.

Sie arbeiten eigenständig und verantworten Bereiche, optimieren Abläufe, setzen Microsoft 365 effizient ein und zeigen Interesse an modernen KI-gestützten Tools. Attraktive Weiterbildungen und ein solides Arbeitsumfeld runden das Angebot ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung.
• Ausbildung zur MFA ideal mit Zusatzqualifikation im Praxismanagement.
• Studium oder vergleichbare Qualifikation im Gesundheitsbereich wünschenswert.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen Bereich und eigenständige Bearbeitung definierter Aufgaben.
• Koordination organisatorischer Abläufe im Praxisalltag und Nachverfolgung von Terminen.
• Organisation von Fortbildungen, Kongressen, Team-Veranstaltungen und der Weihnachtsfeier.
• Koordination externer Dienstleister und Firmenaccounts sowie Social-Media-Verwaltung.
• Empfangsunterstützung und Ansprechpartner für Patienten.
• Prozessoptimierung und Einsatz moderner Tools einschließlich KI-gestützter Anwendungen.

Skills

Organisationstalent

MS 365

KI & Automatisierung

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Verlässlichkeit

Weiterbildungsbereitschaft

Education

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Ausbildung MFA

Gesundheitsmanagement Studium

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Angestellte/r | Vollzeit oder Teilzeit ab ca. 30 Stunden

Für unsere private Hautarztpraxis in Kassel suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und digital versierte Persönlichkeit, die gerne organisiert, unterschiedliche Themen koordiniert und dafür sorgt, dass im Praxisalltag organisatorisch alles zusammenläuft.

Als Teamassistenz der Geschäftsführung übernimmst du einen eigenständigen organisatorischen Verantwortungsbereich und unterstützt gleichzeitig das gesamte Praxisteam bei administrativen und koordinierenden Aufgaben.

Aufgaben

• Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – Administrative und organisatorische Unterstützung sowie selbstständige Bearbeitung definierter Aufgaben und Projekte.
• Praxisorganisation – Koordination organisatorischer Abläufe im Praxisalltag sowie zuverlässige Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten.
• Medizinische Administration – Erstellung und Bearbeitung von Arztbriefen, Verwaltung elektronischer Patientenakten sowie Organisation von Aufklärungs- und Einwilligungsunterlagen.
• Fortbildungen & Veranstaltungen – Organisation von Fort- und Weiterbildungen, Kongressen, Team-Tagen, internen Veranstaltungen und der Weihnachtsfeier.
• Externe Dienstleister – Terminierung und organisatorische Betreuung externer Dienstleister sowie Koordination der dazugehörigen Korrespondenz und Unterlagen.
• Unternehmensauftritt & Firmenaccounts – Verwaltung organisatorischer Firmenaccounts, Werbematerialien und Verwaltung unserer Social-Media-Aktivitäten.
• Korrespondenz & Administration – Professionelle Kommunikation mit Patienten, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern sowie Erstellung und Verwaltung administrativer Dokumente.
• Empfang & Vertretung – Unterstützung des Empfangsteams, koordinierst Termine und bist professioneller Ansprechpartner für unsere Patienten.
• Prozessoptimierung – Du hinterfragst bestehende organisatorische Abläufe und bringst eigene Vorschläge ein, wie wiederkehrende Aufgaben einfacher und zuverlässiger organisiert werden können.
• Digitalisierung & Automatisierung – Sicherer Einsatz von Microsoft 365 und modernen digitalen Anwendungen sowie Interesse an KI-gestützten Tools und einfachen eigenen Automatisierungen.

Qualifikationen & Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung – beispielsweise Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausbildung zur MFA – idealerweise mit Zusatzqualifikation, beispielsweise im Bereich Praxismanagement, Verwaltung oder Organisation.
• Studium oder vergleichbare Qualifikation – beispielsweise Gesundheitsmanagement, BWL, Healthcare Management oder ein verwandter Bereich, wenn du bewusst eine praxisnahe organisatorische Tätigkeit suchst.
• Ausgeprägtes Organisationstalent – Du koordinierst mehrere Themen parallel, ohne den Überblick zu verlieren.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 – insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams.
• Digital-affin & lernbereit – Du arbeitest dich schnell in neue Praxissoftware und digitale Systeme ein.
• Interesse an KI & Automatisierung – Du bist offen dafür, wiederkehrende administrative Abläufe mit modernen Tools effizienter zu gestalten.
• Kommunikationsstärke – Du trittst gegenüber Patienten, Kollegen und Geschäftspartnern professionell und verbindlich auf.
• Selbstständigkeit & Verlässlichkeit – Du siehst, was zu erledigen ist, strukturierst deine Aufgaben und bringst Themen zum Abschluss.
• Weiterbildungsbereitschaft – Du möchtest deine Kenntnisse in Praxismanagement, Organisation und digitalen Arbeitsweisen kontinuierlich erweitern.

Benefits

• Abwechslungsreiche Position mit eigenem Verantwortungsbereich und engem Austausch mit der Geschäftsführung.
• Klare Strukturen und Zuständigkeiten statt unübersichtlicher Aufgabenverteilung.
• Attraktive Sozialleistungen – inklusive betrieblicher Altersvorsorge, Gesundheitsbonus und Jobticket.
• Fort- & Weiterbildungsmöglichkeiten, beispielsweise im Bereich Praxismanagement.
• Modernes digitales Arbeitsumfeld mit Microsoft 365, cloudbasierten Systemen und KI-gestützten Anwendungen.
• Entwicklungsmöglichkeiten – bei entsprechender Eignung kannst du schrittweise weitere Verantwortungsbereiche im Praxismanagement übernehmen.

Unsere Praxis lebt von guter Medizin und guter Organisation. Deshalb suchen wir eine Persönlichkeit, die im Hintergrund zuverlässig dafür sorgt, dass Termine, Informationen, Unterlagen und organisatorische Prozesse zusammenpassen.

Du organisierst gerne, denkst voraus und hast Freude daran, aus vielen einzelnen Aufgaben einen strukturierten Ablauf zu machen?