Personal Assistant (m/w/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Stuttgart; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Immobilienunternehmen in Stuttgart sucht einen Personal Assistant (m/w/d), der den Vorstand unterstützt, Kalender und E-Mails managt und Organisationstalent beweist. In dieser Rolle wirst du Teil eines dynamischen Teams, erhältst tiefe Einblicke in strategische Entscheidungsprozesse und arbeitest in einem digitalen Umfeld. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mindestens 2 Jahre Berufserfahrung sind erforderlich. Reisebereitschaft ist von Vorteil.

Leistungen

Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung

Modernes Büro in Stuttgart-Mitte

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Strukturiertes und gewissenhaftes Arbeiten.
• Führerschein der Klasse B, Reisebereitschaft.

Aufgaben

• Management des Tagesgeschäfts des Vorstands.
• Organisation privater Angelegenheiten des Vorstands.
• Planung beruflicher und privater Reisen.
• Optional: Unterstützung in der Finanzbuchhaltung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Digitales Verständnis (ChatGPT, Office 365)

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Office 365

DATEV

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Personal Assistant (m/w/d)

• Persönliches Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Dank dir kann sich unser Vorstand voll auf strategische Entscheidungen, Gespräche und die für ihn wichtigen Themen konzentrieren. Warum? Weil du alles andere selbstständig entscheidest und ihn sonst Rücken freihältst. Sein Kalender ist klar, sein Kopf frei, sein Alltag organisiert – beruflich wie privat. Du weißt, welche Themen jetzt wirklich wichtig sind und sorgst im Hintergrund dafür, dass vorne alles läuft.

Genau dafür suchen wir dich: persönlicherechte Hand unseres Vorstands Sven. Du bist zuverlässig, ein wahres Organisationstalent und hast Freude daran, Dinge möglich zu machen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als 15-köpfiges Immobilienunternehmen entwickeln wir unser eigenes Portfolio und das unserer Kunden permanent und strategisch weiter und verwalten einen umfangreichen Immobilienbestand. Dabei setzen wir auf digitale Prozesse und ein engagiertes Team, welches von unserem sympathischen Vorstand Sven geführt wird. Unser Hauptsitz liegt im Herzen von Stuttgart, mit einem weiteren Standort auf Mallorca.

Deine Verantwortlichkeiten

• Management des Tagesgeschäfts: Du managst Sven im beruflichen Alltag, priorisierst sein E‑Mail‑Postfach, führst seinen Kalender aktiv, organisierst Meetings inklusive Vor- und Nachbereitung und behältst Aufgaben, Deadlines und Prioritäten im Blick.
• Private Organisation: Du kümmerst dich um Svens private Angelegenheiten, koordinierst Termine und Erledigungen und bringst eine hohe Flexibilität mit, um ihn auch in intensiven Phasen unterstützen zu können.
• Sozialkompetenz: Du kommunizierst überzeugend und freundlich, bewahrst auch in stressigen Situationen Ruhe, und bist eine nahbare, verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Geschäftspartnern und dem Team.
• Reiseplanung: Du planst berufliche wie private Reisen ganzheitlich, von Anfahrten, Terminen und Buchungen bis zur reibungslosen Abstimmung mit dem Kalender.
• (Optional) Finanzbuchhaltung: Ggf. übernimmst du Überweisungen, unterstützt bei der vorbereitenden Finanzbuchhaltung und stellst einen reibungslosen Ablauf im Zahlungsverkehr sicher.

Deine Qualifikationen

• Du hast mindestens eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit.
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools wie ChatGPT, Office 365 und DATEV (optional).
• Du hast Freude daran in einem dynamisch wachsenden Unternehmen aktiv mitzuwirken, du denkst unternehmerisch und trittst stets professionell auf.
• Du arbeitest strukturiert, gewissenhaft und organisierst dich selbstständig.
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und triffst im Rahmen deiner Rolle eigenständig lösungsorientierte Entscheidungen.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B, wohnst idealerweise im Raum Stuttgart und bringst eine Reisebereitschaft mit.

Darauf kannst du dich freuen

• Du arbeitest direkt mit dem Vorstand zusammen und erhältst tiefe Einblicke in die vielfältigen, strategischen und operativen Themen eines modernen Immobilienunternehmens.
• Du wirst Teil eines ambitionierten Teams, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet, sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam anpackt.
• Du arbeitest in einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und kurzen Entscheidungswegen.
• Du hast die Möglichkeit, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
• Du arbeitest in unserem modernen und gut erreichbaren Büro in Stuttgart-Mitte, mit der Möglichkeit, gelegentlich in unserem Büro auf Mallorca zu arbeiten.

Kontaktiere gerne Jana ([e-mail] ), falls du vorab Fragen zu der Stelle oder Ähnlichem haben solltest. Einzelheiten des Aufgabenfelds können wir dann gerne im persönlichen Austausch noch individuell abstimmen und gemeinsam konkretisieren.

Bewerbe dich jetzt über unser Kontaktformular:

Junges, dynamisches Team mit Herz und Freude an der Arbeit.
Bei uns dreht sich alles, um die Immobilie. Wir verwalten, beraten, vermieten, verkaufen und gestalten.

Jeder Mitarbeiter wird gefördert und hat die Möglichkeit sich so zu entwickeln, wie er es mag. Ob Karriere oder 9‑to‑5 ist alles möglich.

Unser Credo: Menschen müssen glücklich sein, bei dem, was Sie tun und einen Sinn dahinter erkennen.