Personal Assistant (m/w/d)

Engel & Völkers Group; Hamburg; On-site; EUR 50,000 - 75,000; Full time

Job summary

Engel & Völkers Group sucht ab sofort eine/n Personal Assistant (m/w/d) für das Family Office im Hamburger Headquarter. Sie unterstützen den Firmengründer operativ im Tagesgeschäft sowie bei geschäftlichen und privaten Angelegenheiten.

Zu Ihren Aufgaben gehören eigenständige Organisation komplexer Geschäfts- und Privatreisen, umfangreiches Termin- und Kalendermanagement, Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und dem privaten Netzwerk der Familie, sowie Koordination finanzieller

Qualifications

• Abgeschlossenes wirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung als Personal Assistant/Executive Assistant, ideal im Family Office/Immobilienumfeld.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Diskretion und Loyalität.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation komplexer Geschäfts- und Privatreisen.
• Umfassendes Termin- und Kalendermanagement für den Firmengründer.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und dem persönlichen Netzwerk der Familie.
• Unterstützung bei nationalen und internationalen Projekten.
• Administrative und privatrelevante Angelegenheiten organisieren und koordinieren.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Interkulturelle Kompetenz

Flexibilität

MS Office

Google Workspace

Education

Betriebswirtschaftliches Studium

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Google Workspace

Job description

Ein Zukunftsmarkt in einem dynamischen Umfeld, viel Raum für innovative Ideen sowie tolle
Kolleg*innen, die gemeinsam für das brennen, was sie tun: das ist Engel & Völkers. Als eines der
führenden internationalen Immobilienunternehmen bieten wir Ihnen vielfältige Perspektiven und
spannende Herausforderungen. Über 13.700 Menschen an über 820 Standorten auf der ganzen
Welt verbindet die Leidenschaft für die Innovationskraft und die Vision der internationalen Real
Estate Brand von Engel & Völkers. In unserem Headquarter im Herzen der Hamburger Hafencity
halten wir dafür mit rund 350 Kolleg*innen die Fäden zusammen. Von hier aus unterstützen wir
unser internationales Netzwerk, arbeiten stetig an der Markenpositionierung sowie an neuen
Geschäftsfeldern und vielem mehr.

Zur Unterstützung des Family Offices unseres Firmengründers im Hamburger Headquarter suchen
wir Sie ab sofort in Vollzeit (40 Std.) als: Personal Assistant (m/w/d)

Aufgaben, die Sie wachsen lassen

Als Personal Assistant im Family Office (w/m/d) unterstützen und entlasten Sie unseren Firmengründer sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei geschäftlichen und privaten Angelegenheiten. Dabei übernehmen Sie eigenverantwortlich vielseitige organisatorische, administrative und projektbezogene Aufgaben.

• Sie übernehmen die eigenständige Organisation komplexer Geschäfts- und Privatreisen sowie das umfassende Termin- und Kalendermanagement für den Firmengründer und dessen Familie.
• Sie pflegen die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und dem persönlichen Netzwerk der Familie und gewährleisten dabei ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit.

Sie begleiten nationale und internationale Immobilien- und Hospitality-Projekte und unterstützen bei der organisatorischen Planung, Koordination und Umsetzung.

Sie sorgen für die strukturierte Organisation sämtlicher administrativer und privater Angelegenheiten innerhalb des Family Offices und gewährleisten effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.

Sie übernehmen vorbereitende Buchhaltungsaufgaben und koordinieren unterschiedliche finanzielle und administrative Angelegenheiten.

Sie arbeiten selbstständig an vielseitigen nationalen und internationalen Projekten, behalten relevante Prozesse und Fristen im Blick und stellen eine strukturierte und termingerechte Umsetzung sicher.

Sie verfügen über ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder vergleichbares Studium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich sowie Berufserfahrung als Personal Assistant (w/m/d), Executive Assistant (w/m/d) oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Family-Office-Umfeld, in der Immobilienbranche oder im gehobenen Dienstleistungssegment.

Sie überzeugen durch ausgeprägtes Organisationstalent, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise. Absolute Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich.

Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit aus und behalten auch in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld stets den Überblick und die richtigen Prioritäten im Blick. Mit den besonderen Anforderungen im Umgang mit anspruchsvollen gesellschaftlichen Kreisen sind Sie vertraut.

Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl.

Sie besitzen ein betriebswirtschaftliches Verständnis, eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine hohe Affinität zu digitalen Anwendungen. Der sichere Umgang mit MS Office wird vorausgesetzt; Kenntnisse in Google Workspace sind wünschenswert.

Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Eine selbstständige, pragmatische und serviceorientierte Arbeitsweise sowie die Bereitschaft, sich flexibel auf wechselnde geschäftliche und private Anforderungen einzustellen, runden Ihr Profil ab.