Personal Assistant (m/w/d)

Engel & Völkers; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Engel & Völkers sucht am Hamburger Headquarter im Family Office eine/n Personal Assistant (m/w/d) in Vollzeit. Sie entlasten den Firmengründer operativ sowie privat, übernehmen Reiseorganisation, Terminplanung und Koordination nationaler sowie internationaler Projekte.

Sie verfügen über eine abgeschlossene betriebswirtschaftliche Qualifikation, exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse und arbeiten eigenverantwortlich, lösungsorientiert und diskret.

Qualifications

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung als Personal Assistant oder Executive Assistant vorteilhaft.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Diskretion und Verlässlichkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung des Firmengründers im operativen Tagesgeschäft sowie bei privaten Angelegenheiten.
• Eigenständige Organisation von komplexen Terminen, Reisen und Kalendern.
• Pflege der Kommunikation mit Geschäftspartnern und dem persönlichen Netzwerk.
• Begleitung nationaler/internationaler Projekte und Koordination von Abläufen.
• Strukturierte Abwicklung administrativer und finanzieller Angelegenheiten.
• Vorausplanung von Buchhaltungsaufgaben und fristgerechtes Arbeiten.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Flexibilität

Kommunikationsfähigkeiten

Interkulturelle Kompetenz

Fingerspitzengefühl

MS Office Kenntnisse

Google Workspace Kenntnisse

Education

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Google Workspace

Job description

Ein Zukunftsmarkt in einem dynamischen Umfeld, viel Raum für innovative Ideen sowie tolle
Kolleg*innen, die gemeinsam für das brennen, was sie tun: das ist Engel & Völkers. Als eines der
führenden internationalen Immobilienunternehmen bieten wir Ihnen vielfältige Perspektiven und
spannende Herausforderungen. Über 13.700 Menschen an über 820 Standorten auf der ganzen
Welt verbindet die Leidenschaft für die Innovationskraft und die Vision der internationalen Real
Estate Brand von Engel & Völkers. In unserem Headquarter im Herzen der Hamburger Hafencity
halten wir dafür mit rund 350 Kolleg*innen die Fäden zusammen. Von hier aus unterstützen wir
unser internationales Netzwerk, arbeiten stetig an der Markenpositionierung sowie an neuen
Geschäftsfeldern und vielem mehr.

Zur Unterstützung des Family Offices unseres Firmengründers im Hamburger Headquarter suchen
wir Sie ab sofort in Vollzeit (40 Std.) als: Personal Assistant (m/w/d)

Aufgaben, die Sie wachsen lassen

• Als Personal Assistant im Family Office (w/m/d) unterstützen und entlasten Sie unseren Firmengründer sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei geschäftlichen und privaten Angelegenheiten. Dabei übernehmen Sie eigenverantwortlich vielseitige organisatorische, administrative und projektbezogene Aufgaben.

• Sie übernehmen die eigenständige Organisation komplexer Geschäfts- und Privatreisen sowie das umfassende Termin- und Kalendermanagement für den Firmengründer und dessen Familie.

• Sie pflegen die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und dem persönlichen Netzwerk der Familie und gewährleisten dabei ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit.

• Sie begleiten nationale und internationale Immobilien- und Hospitality-Projekte und unterstützen bei der organisatorischen Planung, Koordination und Umsetzung.

• Sie sorgen für die strukturierte Organisation sämtlicher administrativer und privater Angelegenheiten innerhalb des Family Offices und gewährleisten effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.

• Sie übernehmen vorbereitende Buchhaltungsaufgaben und koordinieren unterschiedliche finanzielle und administrative Angelegenheiten.

• Sie arbeiten selbstständig an vielseitigen nationalen und internationalen Projekten, behalten relevante Prozesse und Fristen im Blick und stellen eine strukturierte und termingerechte Umsetzung sicher.

Ihr Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder vergleichbares Studium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich sowie Berufserfahrung als Personal Assistant (w/m/d), Executive Assistant (w/m/d) oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Family-Office-Umfeld, in der Immobilienbranche oder im gehobenen Dienstleistungssegment.

• Sie überzeugen durch ausgeprägtes Organisationstalent, ein h oches Maß an Eigeninitiative sowie eine strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise. Absolute Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich.

• Sie zeichnen sich durch ein h oches Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit aus und behalten auch in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld stets den Überblick und die richtigen Prioritäten im Blick. Mit den besonderen Anforderungen im Umgang mit anspruchsvollen gesellschaftlichen Kreisen sind Sie vertraut.

• Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und ein h oches Maß an Fingerspitzengefühl.

• Sie besitzen ein betriebswirtschaftliches Verständnis, eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine hohe Affinität zu digitalen Anwendungen. Der sichere Umgang mit MS Office wird vorausgesetzt; Kenntnisse in Google Workspace sind wünschenswert.

• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Eine selbstständige, pragmatische und serviceorientierte Arbeitsweise sowie die Bereitschaft, sich flexibel auf wechselnde geschäftliche und private Anforderungen einzustellen, runden Ihr Profil ab.

Haben Sie Interesse, Teil des Family Offices zu werden? Dann freuen wir uns, Sie
kennenzulernen!