Order Management Specialist Export (m/w/d) – SAP SD, Exportdokumente

Hox Life Science GmbH; Frankfurt; Hybrid; EUR 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid-Arbeitsmodell

Zentrale Lage Frankfurt am Main

Job summary

HOX Life Science GmbH sucht am Standort Frankfurt am Main einen Order Management Specialist mit Schwerpunkt Export. Sie betreuen Aufträge von Distributionspartnern in der Region EMEA sowie von Tochtergesellschaften weltweit, von der Auftragsbearbeitung in SAP bis zu Exportdokumenten und Audit-Vorbereitung.

Sie erstellen und prüfen EUR.1, T2L(F) und ATR selbst und arbeiten eng mit Spediteuren zusammen. Die Rolle umfasst Frachtangebote, Versicherungen, Stammdatenpflege in SAP sowie die

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Groß- und Außenhandel
• Fundierte Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht
• Eigenständige Erstellung/A Prüfung von Exportdokumenten (EUR.1, T2L(F), ATR, MRN)
• Sehr gute SAP SD Kenntnisse sowie Auftragsabwicklung im ERP-System

Responsibilities

• Bearbeitung von Kundenaufträgen fristgerecht für EMEA-Distributionspartner und internationale Tochtergesellschaften
• Koordination von Lieferterminen und Mengen, Optimierung ökonomischer Bestellmengen
• Abwicklung von Sonderversandaufträgen außerhalb des Standardprozesses
• Angebotsanfragen und Frachtbuchungen, Preisverhandlungen unterstützen
• Erstellung/Prüfung von Exportdokumenten (EUR.1, T2L(F), ATR, MRN)
• Prüfung von Frachtkostenrechnungen und Carrier-Rechnungen
• Pflege von Stammdaten in SAP und Vertriebssicht in JIRA
• Audit-Vorbereitung und Unterstützung interner/externer Audits

Skills

Deutsch

Englisch

Zollrecht

Incoterms

Auftragsbearbeitung

Education

Ausbildung Groß- und Außenhandel

Zoll- und Außenwirtschaftsweiterbildung

Tools

SAP SD

MS Office

JIRA

Job description

Für ein international tätiges Unternehmen der Pharma- und Medizinproduktebranche suchen wir Dich am Standort Frankfurt am Main als Order Management Specialist mit dem Schwerpunkt Export. Du betreust die Aufträge von Distributionspartnern in der Region EMEA sowie von Tochtergesellschaften weltweit – von der Auftragsbearbeitung in SAP über Frachtangebote und Exportdokumente bis zur Prüfung der Carrier-Rechnungen. Dazu kommen Sonderversandaufträge außerhalb des Standardprozesses, Produkt- und Chargenrückrufe sowie die Vorbereitung interner und externer Audits. Wenn Du EUR.1, T2L(F) und ATR selbst erstellst und prüfst, statt sie abzugeben, findest Du hier eine Rolle mit vollem Prozesszugriff.

Deine Aufgaben

• Du bearbeitest Kundenaufträge fristgerecht – einschließlich Reklamationen und Retouren – für Distributionspartner in der Region EMEA und internationale Tochtergesellschaften
• Du koordinierst und überwachst Liefertermine und Liefermengen und förderst ökonomische Bestellmengen
• Du wickelst Sonderversandaufträge ab, die sich nicht im Standardauftragsprozess abbilden lassen, und erfüllst besondere Kundenanforderungen unter Berücksichtigung der vertraglichen Vereinbarungen
• Du führst Angebotsanfragen und Frachtbuchungen durch, stimmst dich mit Spediteuren ab, unterstützt bei Preisverhandlungen und stellst sicher, dass je Transportanforderung der passende qualifizierte Dienstleister eingesetzt wird
• Du erstellst und prüfst Exportdokumente wie EUR.1, T2L(F), ATR und MRN und stellst deren Vollständigkeit und Korrektheit sicher
• Du prüfst Frachtkostenrechnungen gegen die gültigen Preistabellen und Angebote und bearbeitest die Carrier-Rechnungen im Workflow
• Du pflegst Kunden- und Materialstammdaten, Preise, Konditionen und Listings in SAP
• Du unterstützt den Artwork-Management-Prozess bei der Beantragung neuer Materialnummern, indem Du die Vertriebssicht in JIRA pflegst
• Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Kunden zu Auftragsstatus und Produktverfügbarkeit und stimmst dich bei Bedarf mit dem Supply Chain Planning ab
• Du stellst die Abwicklungsfähigkeit gemäß vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen sicher, übernimmst zum Beispiel Registrierungen bei Behörden und Verbänden und löst technische Hindernisse entlang des Prozesses zeitnah gemeinsam mit der IT
• Du bearbeitest Produkt- und Chargenrückrufe und stellst sicher, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen werden
• Du bereitest interne und externe Audits vor und stellst sicher, dass die Anforderungen erfüllt werden

Was Du für diese Rolle mitbringst

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Spedition und Logistikdienstleistung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine Weiterbildung im Bereich Zoll und Außenwirtschaft
• Fundierte Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht sowie im Umgang mit verschiedenen Incoterms
• Du erstellst und prüfst Exportdokumente wie EUR.1, T2L(F), ATR und MRN eigenständig und stehst für deren Vollständigkeit und Richtigkeit ein
• Gute Kenntnisse in den Abläufen der Auftrags- und Reklamationsbearbeitung
• Sehr gute Kenntnisse in SAP SD sowie in der Auftragsabwicklung im ERP-System und sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung im Umgang mit Spediteuren, Forwardern und Carriern
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Dich erwartet

• Breite Rolle statt Teilprozess: Auftrag, Fracht, Exportdokumente, Stammdaten, Rückrufe und Audit-Vorbereitung laufen über Deinen Schreibtisch
• Verhandlungs- und Einkaufsanteil: Du holst Frachtangebote ein, vergleichst Raten und wirkst bei Preisverhandlungen mit
• Internationales Umfeld mit täglichem Kontakt zu Distributionspartnern und Tochtergesellschaften weltweit
• Persönliche und durchgehende Betreuung durch eine:n HOX-Ansprechpartner:in während deines gesamten Einsatzes

Die Rahmenbedingungen

• Besetzungsform: Arbeitnehmerüberlassung – Dein Arbeitsvertrag läuft mit uns, Dein Einsatzort ist das Kundenunternehmen
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39 Stunden/Woche
• Einsatzdauer: zunächst 18 Monate, Möglichkeit auf Übernahme
• Vergütung: 50.000 € - 60.000 € brutto p.a.
• Standort: Frankfurt am Main (zentrale Lage, sehr gut mit ÖPNV erreichbar)
• Arbeitsmodell: Hybrid: 3 Tage Büro, 2 Tage Homeoffice pro Woche
• Start: ab sofort bzw. nach Absprache

Warum HOX?

Bei HOX kannst Du Dir sicher sein, dass Dein Lebenslauf gelesen und verstanden wird. Aus eigener Berufserfahrung im Life-Science-Umfeld und langjähriger Recruiting-Praxis heraus sind wir ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner auf dem Weg zu Deinen beruflichen Zielen.