Order Management Specialist Export (m/w/d)

HOX Life Science GmbH; Frankfurt; Hybrid; EUR 50.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

HOX Life Science GmbH sucht am Standort Frankfurt am Main einen Order Management Specialist mit Schwerpunkt Export. Sie betreuen Distributionspartner in der EMEA-Region sowie Tochtergesellschaften weltweit, bearbeiten Aufträge in SAP und erstellen Exportdokumente wie EUR.1, T2L(F) und ATR.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Prüfung der Frachtrechnungen, das Pflegen von Stammdaten in SAP sowie die Vorbereitung interner Audits.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Groß- und Außenhandel oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht sowie Incoterms.
• Eigenständige Erstellung/Prüfung von Exportdokumenten (EUR.1, T2L(F), ATR, MRN).
• Gute Auftrags- und Reklamationsbearbeitung sowie SAP-ERP-Kenntnisse.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Aufträge fristgerecht bearbeiten – inkl. Reklamationen/Retouren für EMEA und internationale Tochtergesellschaften.
• Liefertermine koordinieren, Bestellmengen optimieren.
• Sonderversandaufträge und Kundenanforderungen gemäß Vertrag umsetzen.
• Angebotsanfragen, Frachtbuchungen, Preisverhandlungen unterstützen, passende Dienstleister auswählen.
• Exportdokumente prüfen/erstellen (EUR.1, T2L(F), ATR, MRN) und Frachtkosten gegen Preislisten prüfen.
• Kundendaten, Materialstammdaten, Preise/Konditionen in SAP pflegen.
• Audits vorbereiten und zugehörige Dokumentationen sicherstellen.

Kenntnisse

SAP SD

JIRA

MS Office

Exportdokumente

Auftragsbearbeitung

Incoterms

Liefertermine koordinieren

Spediteure koordinieren

Englisch Deutsch fließend

Ausbildung

Kaufmann/-frau Groß- und Außenhandel

Zoll- und Außenwirtschaftsrecht

Tools

JIRA

SAP SD

MS Office

Jobbeschreibung

Für ein international tätiges Unternehmen der Pharma- und Medizinproduktebranche suchen wir Dich am Standort Frankfurt am Main als Order Management Specialist mit dem Schwerpunkt Export. Du betreust die Aufträge von Distributionspartnern in der Region EMEA sowie von Tochtergesellschaften weltweit – von der Auftragsbearbeitung in SAP über Frachtangebote und Exportdokumente bis zur Prüfung der Carrier-Rechnungen. Dazu kommen Sonderversandaufträge außerhalb des Standardprozesses, Produkt- und Chargenrückrufe sowie die Vorbereitung interner und externer Audits. Wenn Du EUR.1, T2L(F) und ATR selbst erstellst und prüfst, statt sie abzugeben, findest Du hier eine Rolle mit vollem Prozesszugriff.

Deine Aufgaben

• Du bearbeitest Kundenaufträge fristgerecht – einschließlich Reklamationen und Retouren – für Distributionspartner in der Region EMEA und internationale Tochtergesellschaften
• Du koordinierst und überwachst Liefertermine und Liefermengen und förderst ökonomische Bestellmengen
• Du wickelst Sonderversandaufträge ab, die sich nicht im Standardauftragsprozess abbilden lassen, und erfüllst besondere Kundenanforderungen unter Berücksichtigung der vertraglichen Vereinbarungen
• Du führst Angebotsanfragen und Frachtbuchungen durch, stimmst dich mit Spediteuren ab, unterstützt bei Preisverhandlungen und stellst sicher, dass je Transportanforderung der passende qualifizierte Dienstleister eingesetzt wird
• Du erstellst und prüfst Exportdokumente wie EUR.1, T2L(F), ATR und MRN und stellst deren Vollständigkeit und Korrektheit sicher
• Du prüfst Frachtkostenrechnungen gegen die gültigen Preistabellen und Angebote und bearbeitest die Carrier-Rechnungen im Workflow
• Du pflegst Kunden- und Materialstammdaten, Preise, Konditionen und Listings in SAP
• Du unterstützt den Artwork-Management-Prozess bei der Beantragung neuer Materialnummern, indem Du die Vertriebssicht in JIRA pflegst
• Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Kunden zu Auftragsstatus und Produktverfügbarkeit und stimmst dich bei Bedarf mit dem Supply Chain Planning ab
• Du stellst die Abwicklungsfähigkeit gemäß vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen sicher, übernimmst zum Beispiel Registrierungen bei Behörden und Verbänden und löst technische Hindernisse entlang des Prozesses zeitnah gemeinsam mit der IT
• Du bearbeitest Produkt- und Chargenrückrufe und stellst sicher, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen werden
• Du bereitest interne und externe Audits vor und stellst sicher, dass die Anforderungen erfüllt werden

Was Du für diese Rolle mitbringst

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Spedition und Logistikdienstleistung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine Weiterbildung im Bereich Zoll und Außenwirtschaft
• Fundierte Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht sowie im Umgang mit verschiedenen Incoterms
• Du erstellst und prüfst Exportdokumente wie EUR.1, T2L(F), ATR und MRN eigenständig und stehst für deren Vollständigkeit und Richtigkeit ein
• Gute Kenntnisse in den Abläufen der Auftrags- und Reklamationsbearbeitung
• Sehr gute Kenntnisse in SAP SD sowie in der Auftragsabwicklung im ERP-System und sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung im Umgang mit Spediteuren, Forwardern und Carriern
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Dich erwartet

• Breite Rolle statt Teilprozess: Auftrag, Fracht, Exportdokumente, Stammdaten, Rückrufe und Audit-Vorbereitung laufen über Deinen Schreibtisch
• Verhandlungs- und Einkaufsanteil: Du holst Frachtangebote ein, vergleichst Raten und wirkst bei Preisverhandlungen mit
• Internationales Umfeld mit täglichem Kontakt zu Distributionspartnern und Tochtergesellschaften weltweit
• Persönliche und durchgehende Betreuung durch eine:n HOX-Ansprechpartner:in während deines gesamten Einsatzes

Die Rahmenbedingungen

• Besetzungsform: Arbeitnehmerüberlassung – Dein Arbeitsvertrag läuft mit uns, Dein Einsatzort ist das Kundenunternehmen
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39 Stunden/Woche
• Einsatzdauer: zunächst 18 Monate, Möglichkeit auf Übernahme
• Vergütung: 50.000 € - 60.000 € brutto p.a.
• Standort: Frankfurt am Main (zentrale Lage, sehr gut mit ÖPNV erreichbar)
• Arbeitsmodell: Hybrid: 3 Tage Büro, 2 Tage Homeoffice pro Woche
• Start: ab sofort bzw. nach Absprache

Warum HOX?

Bei HOX kannst Du Dir sicher sein, dass Dein Lebenslauf gelesen und verstanden wird. Aus eigener Berufserfahrung im Life-Science-Umfeld und langjähriger Recruiting-Praxis heraus sind wir ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner auf dem Weg zu Deinen beruflichen Zielen.