Contract Manager (m/w/d) Medical Affairs – Pharma

Hox Life Science GmbH; Frankfurt; Hybrid; EUR 70,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Gehalt 70.000–80.000 € brutto/Jahr

End-to-End-Verantwortung für Verträge

Zusammenarbeit mit Legal, Compliance,

Hybrid 2–3 Tage Homeoffice

Ansprechpartner während der Einsatzve

Job summary

HOX Life Science GmbH sucht eine erfahrene Fachperson für das globale Vertragsmanagement im Medical-Affairs-Umfeld. Sie steuern Verträge von Anfrage bis Verlängerung, integrieren Legal, Compliance, Procurement und Finance und arbeiten international zusammen.

Sie überwachen Fristen, POs und Budget, unterstützen Audits und kümmern sich um das Onboarding von Dienstleistern. Die Rolle bietet 39 Stunden/Woche, Hybrid-Arbeit und enge Betreuung durch eine feste Ansprechperson.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in Vertragsmanagement, Vendor Management, Procurement, Projektmanagement, Medical-Affairs-/Clinical-Operations oder vergleichbarer Funktion.
• Abgeschlossenes Studium in relevanten Fachrichtungen (BWL, Rechtswissenschaften, Gesundheitsökonomie, Life Sciences)
• Verständnis für Vertragsprozesse, Compliance und Governance
• Erfahrung in internationaler Matrixorganisation
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf hohem Niveau
• Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Fristen und Prioritäten

Responsibilities

• Verträge steuern und koordinieren, von Anfrage bis Umsetzung.
• Verträge erstellen, prüfen, anpassen, verlängern und beenden.
• Freigabeprozesse mit Legal/Compliance/Procurement/Finance abstimmen.
• Fristen, Laufzeiten, Verlängerungen und Meilensteine überwachen.
• POs nach Vertragsabschluss erstellen und verwalten.
• Budget und Rechnungen gemeinsam mit Budgetverantwortlichen nachverfolgen.
• Vertragsdokumentation revisionssicher führen und Audits unterstützen.
• Onboarding von Dienstleistern und Geschäftspartnern.
• Übersichten, Dashboards und Kennzahlen entwickeln und pflegen.
• Vertragsmanagement-Prozesse analysieren und verbessern.
• Medical-Affairs-Projekte durch vertragsbezogene Expertise unterstützen.

Skills

Vertragsmanagement

Vendor Management

Procurement

Projektmanagement

Internationale Zusammenarbeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Detailgenauigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Abschluss in BWL / Rechtswissenschaften / Life Sciences

Job description

Im Global-Medical-Affairs-Team eines Pharmaunternehmens in Frankfurt am Main sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Vertragsthemen. Sie begleiten Dienstleister- und Partnerverträge von der Anfrage bis zur Verlängerung, holen Legal, Compliance, Procurement und Finance ins Boot und behalten Fristen, POs und Budget im Griff. Sie arbeiten mit internationalen Teams, gestalten den Prozess mit und sind 2–3 Tage pro Woche im Homeoffice. Start: ab sofort.

Ihre Aufgaben

• Vertragsprozesse von der Anfrage bis zur Umsetzung steuern und koordinieren
• Verträge erstellen, prüfen, anpassen, verlängern und beenden
• Freigabeprozesse mit Legal, Compliance, Procurement und Finance abstimmen
• Fristen, Laufzeiten, Verlängerungen und vertragliche Meilensteine überwachen
• Bestellungen (POs) nach Vertragsabschluss erstellen und verwalten
• Bestellungen, Rechnungen und Budgetauslastung gemeinsam mit Budgetverantwortlichen nachverfolgen
• Vertragsdokumentation vollständig und revisionssicher führen, Audits sowie interne und externe Inspektionen unterstützen
• Dienstleister und Geschäftspartner beim Onboarding begleiten und betreuen
• Übersichten, Dashboards und Kennzahlen entwickeln und pflegen
• Prozesse im Vertragsmanagement analysieren und weiterentwickeln
• Medical-Affairs-Projekte durch vertragsbezogene Expertise unterstützen sowie Liefergegenstände und vertragliche Verpflichtungen nachverfolgen

Sie arbeiten heute im Vertragsmanagement, Einkauf, Vendor Management, in Legal Operations oder Medical Affairs Operations? Und Sie wollen den Vertragsprozess nicht nur begleiten, sondern von Anfang bis Ende verantworten? Dann ist das Ihre Rolle.

Was Sie für diese Rolle mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung in Vertragsmanagement, Vendor Management, Procurement, Projektmanagement, Medical-Affairs-/Clinical-Operations oder einer vergleichbaren Funktion
• Abgeschlossenes Studium, zum Beispiel in Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften, Gesundheitsökonomie, Life Sciences oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Verständnis für Vertragsprozesse, Compliance-Anforderungen und Governance-Strukturen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit mehreren Fachbereichen in internationalen Matrixorganisationen
• Erfahrung im pharmazeutischen, biotechnologischen, medizinischen oder anderen stark regulierten Umfeld ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Betriebswirtschaftliches Verständnis, hohe Detailgenauigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Fristen und Prioritäten sowie die Fähigkeit, Prozesse kritisch zu hinterfragen

Das bieten wir

• Gehalt von 70.000–80.000 € brutto pro Jahr (Vollzeit), je nach Qualifikation und Erfahrung
• End-to-End-Verantwortung für Verträge in einem internationalen Medical-Affairs-Team
• Enge Zusammenarbeit mit Legal, Compliance, Procurement und Finance
• Die Möglichkeit, Prozesse im Vertragsmanagement aktiv mitzugestalten
• Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche und 2–3 Tagen Homeoffice pro Woche
• Persönliche Betreuung durch eine feste Ansprechperson bei HOX Life Science über die gesamte Einsatzdauer

Rahmenbedingungen

• Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung (AÜ)
• Einsatzdauer: ab sofort bis 30.06.2027
• Übernahme: nicht grundsätzlich ausgeschlossen, aktuell noch nicht entschieden
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39 Stunden pro Woche
• Gehalt: 70.000–80.000 € brutto pro Jahr (Vollzeit), je nach Qualifikation und Erfahrung
• Standort: Frankfurt am Main
• Remote/Hybrid: Hybrid, 2–3 Tage pro Woche Homeoffice

Warum HOX?

Bei HOX kannst Du Dir sicher sein, dass Dein Lebenslauf verstanden wird und Du als Individuum wahrgenommen wirst. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life-Science-Bereich und umfassendem HR-Wissen können wir Dir ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner in der Erreichung Deiner beruflichen Ziele sein.