Contract Manager (m/w/d) Medical Affairs – Pharma

HOX Life Science GmbH; Deutschland; Hybrid; EUR 70,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Feste Ansprechperson

Job summary

HOX Life Science GmbH sucht eine erfahrene Fachkraft im Vertragsmanagement zur End-to-End-Betreuung von Verträgen im Global-Medical-Affairs-Team. Sie koordinieren Anfragen, erstellen und prüfen Verträge und arbeiten eng mit Legal, Compliance, Procurement und Finance zusammen.

Sie überwachen Fristen, POs und Budgets, begleiten Onboarding von Dienstleistern und entwickeln Dashboards. 39 Std./Woche, 2–3 Tage Homeoffice, Standort Frankfurt am Main, ab sofort.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in Vertragsmanagement, Vendor Management, Procurement, Projektmanagement, Medical-Affairs-/Clinical-Operations oder vergleichbare Funktion
• Abgeschlossenes Studium in BWL, Rechtswissenschaften, Gesundheitsökonomie, Life Sciences oder ähnlichem
• Verständnis für Vertragsprozesse, Compliance-Anforderungen und Governance-Strukturen
• Erfahrung in internationaler Matrixorganisation
• Erfahrung in regulierten Umfeldern vorteilhaft

Responsibilities

• Vertragsprozesse von der Anfrage bis zur Umsetzung steuern und koordinieren
• Verträge erstellen, prüfen, anpassen, verlängern und beenden
• Freigabeprozesse mit Legal, Compliance, Procurement und Finance abstimmen
• Fristen, Laufzeiten, Verlängerungen, vertragliche Meilensteine überwachen
• Bestellungen (POs) nach Vertragsabschluss erstellen und verwalten
• Budgetauslastung gemeinsam mit Budgetverantwortlichen nachverfolgen
• Vertragsdokumentation revisionssicher führen, Audits unterstützen
• Dienstleister und Geschäftspartner beim Onboarding begleiten
• Übersichten, Dashboards und Kennzahlen entwickeln und pflegen
• Vertragsmanagement-Prozesse analysieren und weiterentwickeln
• Medical-Affairs-Projekte unterstützen und Liefergegenstände nachverfolgen

Skills

Vertragsmanagement

Vendor Management

Compliance

Governance

Deutsch (C2)

Englisch (C1)

Education

Betriebswirtschaftslehre / Rechtswissenschaften / Gesundheitsökonomie / Life Sciences

Tools

Budget-Controlling

Job description

Im Global-Medical-Affairs-Team eines Pharmaunternehmens in Frankfurt am Main sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Vertragsthemen. Sie begleiten Dienstleister- und Partnerverträge von der Anfrage bis zur Verlängerung, holen Legal, Compliance, Procurement und Finance ins Boot und behalten Fristen, POs und Budget im Griff. Sie arbeiten mit internationalen Teams, gestalten den Prozess mit und sind 2–3 Tage pro Woche im Homeoffice. Start: ab sofort.

Ihre Aufgaben

• Vertragsprozesse von der Anfrage bis zur Umsetzung steuern und koordinieren
• Verträge erstellen, prüfen, anpassen, verlängern und beenden
• Freigabeprozesse mit Legal, Compliance, Procurement und Finance abstimmen
• Fristen, Laufzeiten, Verlängerungen und vertragliche Meilensteine überwachen
• Bestellungen (POs) nach Vertragsabschluss erstellen und verwalten
• Bestellungen, Rechnungen und Budgetauslastung gemeinsam mit Budgetverantwortlichen nachverfolgen
• Vertragsdokumentation vollständig und revisionssicher führen, Audits sowie interne und externe Inspektionen unterstützen
• Dienstleister und Geschäftspartner beim Onboarding begleiten und betreuen
• Übersichten, Dashboards und Kennzahlen entwickeln und pflegen
• Prozesse im Vertragsmanagement analysieren und weiterentwickeln

Medical-Affairs-Projekte durch vertragsbezogene Expertise unterstützen sowie Liefergegenstände und vertragliche Verpflichtungen nachverfolgen

Was Sie für diese Rolle mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung in Vertragsmanagement, Vendor Management, Procurement, Projektmanagement, Medical-Affairs-/Clinical-Operations oder einer vergleichbaren Funktion
• Abgeschlossenes Studium, zum Beispiel in Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften, Gesundheitsökonomie, Life Sciences oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Verständnis für Vertragsprozesse, Compliance-Anforderungen und Governance-Strukturen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit mehreren Fachbereichen in internationalen Matrixorganisationen
• Erfahrung im pharmazeutischen, biotechnologischen, medizinischen oder anderen stark regulierten Umfeld ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Betriebswirtschaftliches Verständnis, hohe Detailgenauigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Fristen und Prioritäten sowie die Fähigkeit, Prozesse kritisch zu hinterfragen

Sie arbeiten heute im Vertragsmanagement, Einkauf, Vendor Management, in Legal Operations oder Medical Affairs Operations? Und Sie wollen den Vertragsprozess nicht nur begleiten, sondern von Anfang bis Ende verantworten? Dann ist das Ihre Rolle.

Das bieten wir

• Gehalt von 70.000–80.000 € brutto pro Jahr (Vollzeit), je nach Qualifikation und Erfahrung
• End-to-End-Verantwortung für Verträge in einem internationalen Medical-Affairs-Team
• Enge Zusammenarbeit mit Legal, Compliance, Procurement und Finance
• Die Möglichkeit, Prozesse im Vertragsmanagement aktiv mitzugestalten
• Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche und 2–3 Tagen Homeoffice pro Woche
• Persönliche Betreuung durch eine feste Ansprechperson bei HOX Life Science über die gesamte Einsatzdauer

Rahmenbedingungen

• Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung (AÜ)
• Einsatzdauer: ab sofort bis 30.06.2027
• Übernahme: nicht grundsätzlich ausgeschlossen, aktuell noch nicht entschieden
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39 Stunden pro Woche
• Gehalt: 70.000–80.000 € brutto pro Jahr (Vollzeit), je nach Qualifikation und Erfahrung
• Standort: Frankfurt am Main

Warum HOX?

Bei HOX kannst Du Dir sicher sein, dass Dein Lebenslauf verstanden wird und Du als Individuum wahrgenommen wirst. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life-Science-Bereich und umfassendem HR-Wissen können wir Dir ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner in der Erreichung Deiner beruflichen Ziele sein.