Officemanagement/Stiftungsassistenz (w/m/d)

Stiftung Zukunft Berlin; Berlin; On-site; EUR 20,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

28 Tage Erholungsurlaub (bei 5-Tage-Wo

Eigenes Büro

Job summary

Stiftung Zukunft Berlin sucht eine Officemanagement-/Stiftungsassistenz (w/m/d) in Teilzeit (32h) für die Geschäftsstelle in Berlin. Sie arbeiten eng mit Geschäftsführung, Stiftungsrat und Team zusammen und unterstützen bei Projekten, Finanzen und administrativen Abläufen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Verwaltungserfahrung und sehr gute Deutschkenntnisse. Erwartet werden Organisationstalent, Teamfähigkeit und Diskretion; Englischkenntnisse sind von

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige organisatorische oder verwaltende Erfahrung, idealerweise in Stiftung/öffentlicher Institution.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse vorteilhaft.

Responsibilities

• Betreuung von Stiftungsgremien, Vorstand und Geschäftsführung.
• Terminvereinbarungen, Koordination und Veranstaltungsmanagement des Jahrestreffens.
• Erstellung von Protokollen, Ergebnispapieren und internen Projektpapieren.
• Unterstützung bei Beantragung/Abrechnung von Projekten und Verwaltung im Finanzbereich.
• Allgemeine Büroorganisation und Koordination externer Dienstleister.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

AI-Anwendungen

Job description

Officemanagement/Stiftungsassistenz (w/m/d) für die Stiftung Zukunft Berlin gesucht!

Die Stelle ist ab sofort unbefristet in Teilzeit (32h) zu besetzen.

Die Stiftung Zukunft Berlin fördert den Dialog zwischen Zivilgesellschaft und Politik. Unser Ziel ist es, Wissen und Erfahrungen von Bürger:innen, Institutionen und Vereinen direkt in politische Entscheidungsprozesse einzubringen. 580 Ehrenamtliche mit hoher Kompetenz und großen Netzwerken engagieren sich in unterschiedlichen Initiativen für die Stiftung. Sie setzen sich dafür ein, dass die Menschen die Zukunft ihrer Stadt, ihrer Region und Europas aktiv mitgestalten können.

Sie arbeiten in der Geschäftsstelle eng mit Stiftungsrat, Vorstand, Geschäftsführung und Team an der Konzeption, Koordination und organisatorischer Umsetzung verschiedener Projekte der Stiftung mit. Dabei sind Sie erste Ansprechperson und zentrale Schaltstelle für die Geschäftsführung, unsere Gremien, das Team, unsere Ehrenamtlichen und Förderer und unsere internen und externen Dienstleister. Als Kommunikationstalent behalten Sie stets den Überblick, sind es gewohnt zu priorisieren und in Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Team strategische Entscheidungen vorzubereiten.

Aufgaben:

• Betreuung und Unterstützung der Stiftungsgremien, des Vorstands und der Geschäftsführung
• Terminvereinbarungen und -koordinierung
• Veranstaltungsmanagement des Jahrestreffens inkl. Koordination von externen Dienstleistern und Budgetplanung, Mitarbeit bei Veranstaltungen der Stiftung
• Konzeption von internen Projektpapieren (Protokolle, Ergebnispapiere etc.)
• Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Projekten
• Unterstützung der Verwaltung im Finanzbereich (Belegarbeit, Abrechnungen, Anträge, Spendenbescheinigungen u.a.)
• allgemeine Bürotätigkeiten- und Bürobestellungen
• Koordination von externen Dienstleistern in Abstimmung mit dem Projektmanagement

Wir erwarten:

• abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• mehrjährige Berufserfahrung in einer organisatorischen oder verwaltenden Tätigkeit, vorzugsweise in einer Stiftung oder einer öffentlichen Institution
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen und AI-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erwünscht:

• Organisationstalent, ausgeprägtes analytisches Denken und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte präzise aufzubereiten
• selbstorganisiertes Arbeiten und teamorientiertes Denken
• Erfahrung mit elektronischer Aktenverwaltung und Datenbanken (CRS und DATEV)
• hohe Verantwortungsbereitschaft, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Problemlösungskompetenz, überdurchschnittliches Engagement
• hohe Textsicherheit auf Deutsch, mündlich und schriftlich (C1-Niveau)
• Gespür für politische Debatten und deren Einbindung in die Projekte
• Identifikation mit unseren gemeinnützigen Zielen, Leidenschaft für zivilgesellschaftliches und politisches Engagement
• Vertrauenswürdigkeit, souveräner Auftritt und verbindliche Umgangsformen

Wir bieten:

• Mitarbeit in einer dynamischen und spannenden Organisation
• kollegiales Arbeitsumfeld in einem kooperativen, jungen und aufgeschlossenen Team
• Möglichkeit an gesellschaftlich relevanten Prozessen mitzuwirken
• interessanter Arbeitsplatz mit guter Anbindung im Südwesten Berlins
• abwechslungsreiche Aufgaben mit serviceorientierter Ausrichtung
• eigenes Büro
• 28 Tage Erholungsurlaub (bei einer Fünf-Tage-Woche) sowie Zeitausgleich bei Überstunden
• 24.12. und 31.12. freie Tage
• Übernahme der Mobiltelefonrechnung bis 10 Euro/Monat