Büroleitung

Stiftung Grundbildung Berlin; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Gutes Team

Job summary

Stiftung Grundbildung Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Büroleitung (m/w/d) für 30 Wochenstunden. Die Position umfasst die eigenständige Organisation der Geschäftsstelle, die Unterstützung des Vorstands sowie die Koordination von Finanzen, Personal und externer Zusammenarbeit.

Die Stelle ist unbefristet und wird nach TV-L E9a vergütet. Sie arbeiten eng mit dem Vorstand und dem Team zusammen, sichern verlässliche Abläufe, manage das Büro, Raumeinheiten, Technik und Infrastruktur und

Qualifications

• Ein geeigneter Hochschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
• Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder administrativer Koordination
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Koordinationsvermögen
• Selbstständige, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Bereitschaft, sich in weitere Tools einzuarbeiten
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle
• Sicherstellung verlässlicher administrativer und organisatorischer Abläufe
• Organisation allgemeiner Bürobedarfe
• Koordination organisatorischer Fragen zu Räumen, Technik und Infrastruktur
• Besetzung des allgemeinen Stiftungstelefons sowie Annahme, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Anfragen
• Organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands, unter anderem bei Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Zusammenstellung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Selbstständige Steuerung von Gremiumsprozessen
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung
• Nachhalten von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen
• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Bereich Finanzen, insbesondere vorbereitende Buchhaltung sowie Rechnungsbearbeitung und -prüfung
• Koordination der erforderlichen Bearbeitungsschritte
• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Personalbereich, insbesondere Personalmeldungen, Personalakten und Verwaltung von Vertragsunterlagen
• Koordination wiederkehrender Personalprozesse
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleister:innen
• Nachverfolgung von Aufträgen und offenen Vorgängen
• Termin- und Leistungskontrolle
• Analyse, Gestaltung und Weiterentwicklung interner administrativer und organisatorischer Abläufe
• Entwicklung und Pflege von Übersichten, Vorlagen, Checklisten und Dokumentationen

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Education

Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Job description

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Büroleitung (m/w/d) für 30 Wochenstunden

Die Stiftung Grundbildung Berlin ist als bundesweit erste Stiftung öffentlichen Rechts für Alphabetisierung und Grundbildung verantwortlich für die Umsetzung eines gesellschaftlich hoch relevanten Bildungsauftrags.

Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: 30 Stunden/Woche
Befristung: unbefristet
Vergütung: nach TV-L E9a

Als Büroleitung sorgen Sie gemeinsam mit dem Vorstand und dem Team für eine gut organisierte Geschäftsstelle und verlässliche administrative Abläufe. Sie unterstützen den Vorstand im laufenden Geschäftsbetrieb und sind eine zentrale Schnittstelle innerhalb der Stiftung sowie zu externen Ansprechpartner:innen und Dienstleister:innen.

Büroorganisation & Koordination

• Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle
• Sicherstellung verlässlicher administrativer und organisatorischer Abläufe
• Organisation allgemeiner Bürobedarfe
• Koordination organisatorischer Fragen zu Räumen, Technik und Infrastruktur
• Besetzung des allgemeinen Stiftungstelefons sowie Annahme, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Anfragen

Unterstützung des Vorstands & Gremien

• Organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands, unter anderem bei Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Zusammenstellung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Selbstständige Steuerung von Gremiumsprozessen
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung
• Nachhalten von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen

Finanzen & Personal

• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Bereich Finanzen, insbesondere vorbereitende Buchhaltung sowie Rechnungsbearbeitung und -prüfung im Rahmen der festgelegten Verfahren
• Koordination der erforderlichen Bearbeitungsschritte
• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Personalbereich, insbesondere Personalmeldungen, Personalakten und Verwaltung von Vertragsunterlagen
• Koordination wiederkehrender Personalprozesse

Dienstleister:innen & externe Zusammenarbeit

• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleister:innen
• Nachverfolgung von Aufträgen und offenen Vorgängen
• Termin- und Leistungskontrolle

Prozesse & Weiterentwicklung

• Analyse, Gestaltung und Weiterentwicklung interner administrativer und organisatorischer Abläufe
• Entwicklung und Pflege von Übersichten, Vorlagen, Checklisten und Dokumentationen

Das bringen Sie mit

• Einen für das Aufgabengebiet geeigneten Hochschulabschluss oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich und entsprechende Berufserfahrung
• Einschlägige Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder administrativen Koordination Hohe Zahlenaffinität
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben, Termine und Fristen selbstständig zu koordinieren
• Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in weitere digitale Anwendungen und Arbeitsprozesse einzuarbeiten
• Ein sicheres und freundliches Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Einen verbindlichen und serviceorientierten Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Verantwortungsbewusstsein und einen vertrauensvollen Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und die Bereitschaft, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten
• Interesse an den Themen und Zielen der Stiftung Grundbildung Berlin

Idealerweise bringen Sie außerdem mit

• Erfahrung in der organisatorischen Unterstützung von Leitungskräften
• Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Gremiensitzungen
• Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung
• Erfahrungen in der Personaladministration
• Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen im öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich

Das bieten wir

• Ein soziales und sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Ein engagiertes Team
• Vergütung nach TV-L E9a
• Eine unbefristete Stelle mit 30 Wochenstunden

Die Integration von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis. Wir begrüßen daher ausdrücklich deren Bewerbung.

Die offene Stelle ist bei der Agentur für Arbeit gemeldet.