Office Managerin / Teamassistenz (m/w/d) Teilzeit 20 Std.

SWMP PartGmbB StBG; Augsburg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne IT-Technik

Digitale Arbeitswelt

Parkplatz in zentraler Lage

Leistungsgerechte Bezahlung

Strukturierte Einarbeitung

Teamevents

Kollegialität

Job summary

SWMP PartGmbB StBG sucht eine engagierte Sekretärin/Backoffice für die Kanzlei in Augsburg. Sie unterstützen das Team organisatorisch und administrativ und sorgen gemeinsam mit den Kollegen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.

Zu den Aufgaben gehören Mandantenanlage, digitale Strukturpflege, Postbearbeitung, DATEV-Unterstützung, DMS-Verwaltung und Terminkoordination. Wir bieten eine strukturierte Einarbeitung und ein angenehmes Arbeitsumfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariat oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Sekretariat/Organisation/Kanzleiumfeld von Vorteil.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse; DATEV-Kenntnisse sind Plus.

Responsibilities

• Neuanlage von Mandaten und administrative Einrichtung, inklusive digitaler Mandantenstruktur im DMS.
• Stammdaten, Vollmachten und Zugangsdaten in DATEV pflegen; DATEV Unternehmen online betreuen.
• Posteingang/ausgang physisch und digital organisieren; zentrales E-Mail-Postfach betreuen.
• DMS und Mandantenakten verwalten; Unterlagen digitalisieren, verschlagworten und archivieren.
• Eingehende Steuerbescheide bearbeiten; Fristen überwachen und weiterleiten.
• Steuererklärungen, Jahresabschlüsse sowie Prüfungs- und Abschlussunterlagen versenden.
• Backoffice-Abläufe koordinieren; neue Kolleginnen und Kollegen einarbeiten.

Skills

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Genauigkeit

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Education

Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariat/Organisation

Tools

MS-Office

DATEV

Job description

Dein Tätigkeitsprofil

Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.

Deine Aufgaben beinhalten unter anderem:

• Du legst neue Mandate an und richtest sie administrativ ein, auch die digitale Mandantenstruktur im DMS.
• Du pflegst Stammdaten, Vollmachten und Zugangsdaten in DATEV und betreust DATEV Unternehmen online.
• Du organisierst den physischen und digitalen Posteingang und -ausgang und betreust das zentrale E-Mail-Postfach der Kanzlei.
• Du verwaltest das DMS und die Mandantenakten. Dazu gehört, dass du Unterlagen digitalisierst, verschlagwortest und archivierst.
• Du bearbeitest eingehende Steuerbescheide, schickst sie an die Mandanten und überwachst die Fristen.
• Du versendest Steuererklärungen, Jahresabschlüsse sowie Prüfungs- und Abschlussunterlagen.
• Du bearbeitest GmbH-Vorgänge, Offenlegungen, Vollständigkeitserklärungen und notarielle Urkunden administrativ.
• Du schreibst und telefonierst mit Finanzämtern und Behörden und organisierst die Unterschriften.
• Du bearbeitest Rechnungen und SEPA-Lastschriftmandate und verschickst nach Vorgabe Mahnungen.
• Du koordinierst Termine und Besprechungen und bestellst Büro- und Kanzleibedarf.
• Du koordinierst die Abläufe im Backoffice und bist Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen sowie für externe Dienstleister.
• Du arbeitest neue Kolleginnen und Kollegen in die Abläufe des Backoffice ein.

Was wir uns von Dir wünschen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Organisation / Kanzleiumfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)
• sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Unser Angebot

• Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima
• Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt
• Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage
• Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung
• Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander
• Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete

Deine Ansprechpartnerin: Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau

Tel. [phone] |[e-mail] |www.swmp.eu