Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) | Berlin

WINTER Beratende Ingenieure für Gebäudetechnik GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung

Umzugunterstützung

Firmenevents

Betriebliche Altersvorsorge

Fitnessstudio-Zuschuss

Zusammenfassung

WINTER Beratende Ingenieure für Gebäudetechnik GmbH in Berlin sucht eine Office Managerin bzw. einen Office Manager / Teamassistenz (m/w/d). Die Stelle ist in Teilzeit oder Vollzeit mit 30–40 Wochenstunden angesetzt.

Als Organisationstalent koordinieren Sie Büroabläufe, Postwege, Reisen und bereiten professionelle Präsentationen vor. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung bzw. Erfahrung in einer vergleichbaren Position, beherrschen MS-Office sicher und arbeiten teamorientiert.

Qualifikationen

• Kaufmännische Qualifikation und Erfahrung vorgesehen.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wird erwartet.
• Idealerweise Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket, besonders PowerPoint.

Aufgaben

• Organisatorische Schaltzentrale: Telefonzentrale, Beschaffung von Büromaterial und Rechnungsprüfung, reibungslose Abläufe.
• Reibungsloser Informationsfluss: Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Weitergabe wichtiger Informationen.
• Vorausschauende Reiseorganisation: Planung von Flug- und Bahnreisen sowie Reisekostenabrechnung.
• Professionelle Präsentationsunterlagen: Erstellung von PowerPoint-Präsentationen für Kundentermine und Meetings.
• Schnittstelle zur IT: Abstimmung mit externem IT-Dienstleister und zentrale IT-Anfragen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Tools

MS Office

PowerPoint

Jobbeschreibung

Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) | Berlin

in Teilzeit/Vollzeit

30 – 40 Wochenstunden

Willkommen bei Winter!
Technik begeistert Sie? Uns auch.

WINTER ist ein erfolgreiches Ingenieurbüro für Technische Gebäudeausrüstung mit spannenden und aufsehenerregenden Projekten in ganz Europa. Das haben wir nicht nur unserem Renommee, sondern vor allem den engagierten Mitarbeitenden zu verdanken, die mit innovativen Ideen und ungewöhnlichen Lösungen diese Projekte zum Erfolg geführt haben.

Sie behalten gerne den Überblick und sind das Organisationstalent, auf das sich das ganze Team verlassen kann?

Dann werden Sie Teil unseres Teams in Berlin.

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll:

• Organisatorische Schaltzentrale: Sie übernehmen die klassischen Assistenz- und Sekretariatsaufgaben – von der Betreuung der Telefonzentrale über die Beschaffung von Büromaterial bis hin zur Rechnungsprüfung – und sorgen dafür, dass alle organisatorischen Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.
• Reibungsloser Informationsfluss: Durch die Koordination und Verteilung der Ein- und Ausgangspost sowie wichtiger Informationen stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
• Vorausschauende Reiseorganisation: Die Planung und Organisation von Flug- und Bahnreisen sowie die anschließende Reisekostenabrechnung liegen in Ihrer Hand und werden von Ihnen effizient und souverän abgewickelt.
• Professionelle Präsentationsunterlagen: Mit der Erstellung ansprechender und aussagekräftiger PowerPoint-Präsentationen unterstützen Sie das Team bei Kundenterminen, Besprechungen und wichtigen Projekten.
• Schnittstelle zur IT: In enger Abstimmung mit unserem externen IT-Dienstleister koordinieren Sie die hausinterne EDV-Verwaltung und fungieren als zentrale Ansprechperson für organisatorische IT-Themen.

Das zeichnet Sie aus:

• Kaufmännische Qualifikation und Erfahrung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement oder kaufmännische Assistenz (m/w/d), und bringen idealerweise bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Persönliche Stärken: Sie überzeugen durch Engagement, Teamfähigkeit sowie ein sicheres sowie selbstbewusstes Auftreten und handeln auch in anspruchsvollen Situationen durchsetzungsstark und souverän.
• Arbeitsweise und Organisation: Eine eigenverantwortliche, sorgfältige und gut strukturierte Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Selbstorganisation zeichnen Sie aus.
• Fachliche Kompetenzen: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und wenden das MS-Office-Paket, insbesondere PowerPoint, sicher und professionell an.
• Stressresistenz und Auftreten: Auch in hektischen Phasen behalten Sie einen kühlen Kopf, arbeiten konzentriert und bleiben dabei stets ruhig und überlegt.

Das bieten wir Ihnen:

• Attraktive Vergütung
• Unterstützung bei etwaigem Umzug
• Regelmäßige Firmenevents uvm.
• Möglichkeit zur kreativen Entfaltung und Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Übernahme der Monatsbeiträge im Fitnessstudio

Willkommen im Team