Office Manager / Organisation (m/w/d) – Teilzeit 20–25h – Leipzig

Schreiner & Rabe Versicherungsmakler GmbH; Leipzig; Vor Ort; EUR 13.392 - 20.088; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungen

Mitgestaltungsmöglichkeiten

Gute Verkehrsanbindung

Moderne Ausstattung

Mentorenprogramm

Firmenevents

Job-Ticket

Hunde erlaubt

Zusammenfassung

Das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit in Leipzig sucht eine Office Managerin/Office Manager (m/w/d) in Teilzeit, die das Büro organisatorisch unterstützt. Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, E‑Mail-Management, Unterlagenvorbereitung und die Nachverfolgung von Themen; die Position ist eng an die Geschäftsführung angebunden.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung mit, arbeiten strukturiert eigenständig und beherrschen MS Office sowie gängige CRM- oder

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit CRM- oder Verwaltungsprogrammen.
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion.
• Freude daran, Ordnung in Abläufe zu bringen und Themen konsequent nachzuhalten.

Aufgaben

• Planung und Vorbereitung von Terminen
• Vorsortierung, Priorisierung und Nachverfolgung von E‑Mails
• Entgegennahme und Koordination von Telefonaten sowie eigenständige Abstimmung mit Kunden und Partnern
• Strukturierung und Vorbereitung von Unterlagen und Angeboten
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagestrukturen
• Nachhalten offener Themen und Fristen

Kenntnisse

Terminplanung

E‑Mail-Management

Kunden-/Partnerkoordination

Dokumentenablage

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

MS Office

IPlanner (CRM/Verwaltungsprogramm)

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Office Manager / Organisation (m/w/d) – Teilzeit 20–25h – Leipzig

Wir suchen eine Person, die uns im Büro den Rücken freihält.

Terminorganisation, E‑Mail‑Management, Vorbereitung von Unterlagen und das Nachhalten von Themen sind zentrale Bestandteile der Aufgabe. Es handelt sich nicht um klassische Sachbearbeitung, sondern um eine organisatorische Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung.

Sie tragen dazu bei, dass im Arbeitsalltag Abläufe funktionieren und nichts untergeht.

Ihre Aufgaben

• Planung und Vorbereitung von Terminen
• Vorsortierung, Priorisierung und Nachverfolgung von E‑Mails
• Entgegennahme und Koordination von Telefonaten sowie eigenständige Abstimmung mit Kunden und Partnern
• Strukturierung und Vorbereitung von Unterlagen und Angeboten
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagestrukturen
• Nachhalten offener Themen und Fristen

Ergänzend

• Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Tätigkeiten
• Einholen, Aufbereiten und Weiterverarbeiten von Post und digitalen Dokumenten der Gesellschaften
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit CRM‑ oder Verwaltungsprogrammen (z. B. IPlanner oder vergleichbar)
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion
• Freude daran, Ordnung in Abläufe zu bringen und Themen konsequent nachzuhalten

Vorteile für Mitarbeitende

• Flexible Arbeitszeiten
• Nachhaltigkeit / Umweltschutz
• Rabatte für Mitarbeitende
• Weiterbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Gute Verkehrsanbindung
• Moderne technische Ausstattung
• Mentorenprogramm/Coaching
• Firmenevents
• ÖPNV‑Ticket / Job‑Ticket
• Hunde erlaubt