Office Manager (m/w/d) - Teilzeit (16 Std./Woche)

Haus- und Grundbesitzverwaltung Fresdorf GmbH; Berlin; On-site; Vertraulich; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Freundliches Team

Faire Vergütung

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Ein regionales Immobilienverwaltungsunternehmen mit Sitz in Berlin sucht einen engagierten Mitarbeiter (m/w/d) für die Büroorganisation und Verwaltung. Zu den Hauptaufgaben gehören die Betreuung von Eigentümern und Mietern, die vorbereitende Buchhaltung sowie das Terminmanagement. Bewerber sollten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büromanagement mitbringen. Flexible Arbeitszeiten sowie ein freundliches Team erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Büromanagement, idealerweise in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung.
• Organisierte, eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung.
• Betreuung von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern.
• Vorbereitende Buchhaltung durchführen.
• Terminmanagement für den Geschäftsführer.

Skills

MS-Office Kenntnisse

Büromanagement Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Hausverwaltungsprogrammen

Job description

Die Haus- und Grundbesitzverwaltung Fresdorf GmbH ist ein regional verwurzeltes, wachstumsorientiertes Immobilienverwaltungsunternehmen mit Sitz in Berlin. Wir betreuen Wohn- und Gewerbeimmobilien mit hohem Qualitätsanspruch, persönlicher Beratung und viel Engagement.

Als Arbeitgeber bieten wir kurze Entscheidungswege, ein wertschätzendes Miteinander und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen. Wer Freude an Immobilien, direktem Kundenkontakt und teamorientiertem Arbeiten hat, ist bei uns genau richtig.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
• Betreuung von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
• Bearbeitung der zentralen Telefonnummer, telefonische Auskunft und Terminvereinbarungen
• Vorbereitende Buchhaltung (Belegsammlung, Kontierungsvorbereitung, unterstützende Tätigkeiten bei der Abrechnung)
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen und weiterleiten
• Terminmanagement und Terminkoordinierung für den Geschäftsführer
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Schreibarbeiten
• Korrespondenz per E-Mail und Post
• Aktenführung, digitale Archivierung und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Mieter- und Eigentümerversammlungsvorbereitung
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufträgen an Handwerker und Dienstleister
• Pflege von Stammdaten in Hausverwaltungsprogrammen (z. B. Mieter- & Objektdaten)

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Büromanagement, idealerweise in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook); idealerweise Kenntnisse eines Hausverwaltungsprogramms
• Organisierte, eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• Freundliches Auftreten, gute Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit und serviceorientierte Haltung
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten (bevorzugte Kernarbeitszeiten Mo-Do 09:00–13:00 Uhr)
• Ein freundliches Team und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Faire Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege und abwechslungsreiche Aufgaben