Empfangskraft/ Büro-Allrounder (m/w/d)

Bima Geschaeftsfuehrungs-und Verwaltungsgesellschaft mbH; Berlin; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Bima Geschaeftsfuehrungs-und Verwaltungsgesellschaft mbH in Berlin-Charlottenburg sucht eine freundliche Empfangs- und Verwaltungsassistenz. Sie begrüßen Besucher, koordinieren Telefonate, bearbeiten E-Mails und Schriftverkehr und unterstützen das Tagesgeschäft im Büro.

Es erwartet Sie ein unbefristeter Arbeitsplatz in einem kleinen, persönlichen Team, flexible Arbeitszeiten in Vollzeit oder Teilzeit, sowie eine gründliche Einarbeitung und gute Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich

Qualifications

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Freundliches und professionelles Auftreten – persönlich und am Telefon.
• Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Überblick bei mehreren Anliegen.
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Internet und MS-Office.

Responsibilities

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern
• Annahme, Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate
• Bearbeitung des allgemeinen E-Mail- und Schriftverkehrs
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Terminplanung und -koordination
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
• Erstellung und Bearbeitung einfacher Schreiben, Mitteilungen und Aushänge
• Ablage, Digitalisierung und Pflege von Unterlagen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anliegen von Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Dienstleistern
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Allgemeine Aufgaben, die im Büroalltag einer Hausverwaltung anfallen

Skills

Deutschkenntnisse

Kundenorientierung

Organisationstalent

Telefonkompetenz

MS-Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wir sind eine kleine private Hausverwaltung im Herzen von Berlin. Von unserem Standort in Berlin-Charlottenburg aus kümmern wir uns zuverlässig und persönlich um die Verwaltung und Vermietung von Immobilien.

Ihre Aufgaben

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern
• Annahme, Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate
• Bearbeitung des allgemeinen E-Mail- und Schriftverkehrs
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Terminplanung und -koordination
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
• Erstellung und Bearbeitung einfacher Schreiben, Mitteilungen und Aushänge
• Ablage, Digitalisierung und Pflege von Unterlagen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anliegen von Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Dienstleistern
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Allgemeine Aufgaben, die im Büroalltag einer Hausverwaltung anfallen

Das sollten Sie unbedingt mitbringen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches und professionelles Auftreten – persönlich und am Telefon
• Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Internet und den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freude am Kontakt mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung

Das wäre zusätzlich wünschenswert

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung am Empfang, im Sekretariat, in der Büroorganisation oder Kundenbetreuung
• Erfahrung in einer Haus- oder Immobilienverwaltung
• Grundkenntnisse der Immobilienwirtschaft
• Erfahrung mit Verwaltungs- oder Dokumentenmanagementsoftware

Das bieten wir Ihnen

• Einen unbefristeten Arbeitsplatz in einem kleinen und persönlichen Team
• Beschäftigung in Vollzeit oder nach Absprache in Teilzeit
• Flexible und planbare Arbeitszeiten im Rahmen der Büro- und Empfangszeiten
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege
• Eine gründliche Einarbeitung
• Gesetzliche Arbeitgeberleistungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung im Bereich Immobilienverwaltung