(Junior) Office Manager/in (m/w/d)

XLETIX GmbH; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Fahrtkostenzuschuss

Corporate Benefits

Family & Friends Tickets

Job summary

XLETIX GmbH in Berlin sucht eine herzliche, strukturierte und proaktive Persönlichkeit für Office Management, HR Administration und People Operations. Du unterstützt Organisation, Verträge, Onboarding, HR-Software und Datenschutz, und sorgst für eine positive Arbeitskultur im lebendigen Office.

Du bringst Spaß daran, Ordnung, Energie und gute Stimmung ins Team zu bringen, arbeitest überwiegend vor Ort und gestaltest Arbeitsumgebung, Events und Workflows aktiv mit.

Qualifications

• Erfahrung im Office Management, HR-Administration oder People & Culture-Bereich.
• Organisationstalent und Detailgenauigkeit.
• Offene, freundliche, serviceorientierte Art im Umgang mit Mitarbeitenden.
• Vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Bereitschaft, überwiegend vor Ort zu arbeiten.

Responsibilities

• Office-Management: Material- und Getränkebestellungen, Organisation von Dienstleister/innen, Posteingang.
• Verträge, Lieferanten und Budgets im Blick behalten, reibungslose Tagesabläufe.
• Arbeitsplatzoptimalisierung, Arbeitsschutz und Umfeldkoordination.
• Erste Ansprechperson für organisatorische Office-Fragen und Teamunterstützung.
• Onboarding neuer Mitarbeitender organisatorisch koordinieren und Informationen vorbereiten.
• HR-Prozesse entlang des Mitarbeitendenzyklus unterstützen und Personalakten pflegen.

Skills

Office Management

HR Administration

People & Culture

Organisationstalent

Serviceorientierung

Diskretion

Teamfähigkeit

Prioritäten setzen

Tools

HR-Software

Job description

Wir suchen eine herzliche, strukturierte und proaktive Persönlichkeit, die unser Office zu einem Ort macht, an dem sich alle wohlfühlen und gerne arbeiten – und die gleichzeitig administrative HR-Prozesse zuverlässig und mit einem guten Gespür für Menschen unterstützt. Wenn du Spaß daran hast, Ordnung, Energie und gute Stimmung ins Team zu bringen, dann bist du bei uns genau richtig.

Wer wir sind

Wir sind Europas Marktführer im Bereich Hindernislaufveranstaltungen – mit Leidenschaft und Sitz in Berlin. Mit unseren Events XLETIX Challenge, Muddy Angel Run und XLETIX Kids begeistern wir jährlich über 250.000 Teilnehmende in Deutschland, Österreich und in der Schweiz. Unsere Mission: Menschen durch Sport zu begeistern und damit unvergessliche Erlebnisse zu schaffen.

Deine Aufgaben

Office Management & Organisation

• Du hältst unser Office am Laufen – von Material- und Getränkebestellungen über die Organisation von Dienstleister/innen bis zur Bearbeitung des Posteingangs.
• Du behältst Office-Verträge, Lieferanten und Budgets im Blick und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
• Du kümmerst dich darum, dass unser Arbeitsplatz immer optimal ausgestattet ist – funktional, einladend, gut organisiert und den Anforderungen des Arbeitsschutzes entsprechend.
• Du bist erste Ansprechperson für organisatorische Fragen rund um unser Office und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Besucher/innen bei uns gut aufgehoben fühlen.

HR Administration & People Operations

• Du unterstützt das People & Culture Team bei administrativen HR-Prozessen entlang des Mitarbeitendenzyklus – vom Eintritt bis zum Austritt.
• Du koordinierst das organisatorische Onboarding neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass alle wichtigen Informationen, Unterlagen, Zugänge und Materialien rechtzeitig vorbereitet sind.
• Du unterstützt bei Vertragsangelegenheiten, beispielsweise bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Vertragsänderungen und weiteren administrativen Dokumenten.
• Du pflegst und aktualisierst Mitarbeitendendaten in unserer HR-Software und unterstützt bei der Verwaltung digitaler Personalunterlagen.
• Du behältst wichtige Fristen, Termine und wiederkehrende HR-Prozesse im Blick und unterstützt bei deren zuverlässiger Umsetzung.
• Du arbeitest sorgfältig und vertraulich mit personenbezogenen Daten und bist bei administrativen Fragen eine verlässliche Schnittstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Arbeitsschutz & Gesundheitsorganisation

• Du unterstützt das People & Culture Team bei der Organisation und Dokumentation von Arbeitsschutzthemen.
• Dazu gehören beispielsweise die Koordination von Erstunterweisungen, Schulungen, Vorsorgeangeboten und wiederkehrenden Terminen.
• Du behältst die Ausstattung und Rahmenbedingungen im Office im Blick und bringst Hinweise oder Verbesserungsmöglichkeiten aktiv ein.
• Du unterstützt bei der Pflege relevanter Übersichten, Dokumentationen und Informationen rund um Arbeitsschutz und Gesundheit im Arbeitsalltag.

Teaminterne Events & interne Kulturmomente

• Du planst, koordinierst und begleitest teaminterne Events wie Teamfrühstücke, Offsite-Days, interne Workshops oder saisonale Highlights.
• Als Teil des People & Culture Teams arbeitest du eng mit deinen Kolleg/innen und den Führungskräften zusammen, um unseren teaminternen Events ein echtes „Wir“-Gefühl zu geben und für gute Erlebnisse im Alltag zu sorgen.

Ansprechpartner/in für Employee Wellbeing

• Du hast ein offenes Ohr für die Anliegen unserer Mitarbeitenden und trägst aktiv dazu bei, dass sich alle im Team gesehen und gut unterstützt fühlen.
• Du identifizierst frühzeitig Bedürfnisse im Team und entwickelst gemeinsam mit deinen Kolleg/innen des People & Culture Teams passende Impulse, Formate und Maßnahmen.
• Du unterstützt dabei, Informationen, Angebote und Ansprechpersonen rund um den Arbeitsalltag für alle zugänglich und verständlich zu machen.

Gestaltung der Arbeitsumgebung & Teamkultur

• Du bringst eigene Ideen ein, wie unser Office und unsere Arbeitsumgebung noch angenehmer, effizienter und inspirierender werden können.
• Du treibst kleine und große Verbesserungen an – von der Atmosphäre im Büro bis hin zu Abläufen, Ritualen und Teamkulturmomenten.

Das bringst du mit

• Erfahrung im Office Management, in der HR Administration, im People & Culture-Bereich oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Idealerweise erste Erfahrung mit HR-Software, digitalen Personalakten oder administrativen Personalprozessen.
• Organisationstalent, Freude am Strukturieren und ein Auge für Details.
• Eine offene, freundliche und serviceorientierte Art, die Menschen gerne unterstützt.
• Einen verantwortungsvollen und vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Fähigkeit, in einem lebendigen Arbeitsumfeld Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu managen.
• Proaktivität und Lust, Dinge zu verbessern, Prozesse zu vereinfachen und Kultur aktiv mitzugestalten.
• Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit.
• Zudem hast du richtig Lust darauf, überwiegend vor Ort zu arbeiten und das Office zu deinem täglichen Aktionsfeld zu machen. Für dich ist es kein Muss, sondern ein Vorteil, im Büro präsent zu sein, das Team zu sehen und direkt mit Menschen in Kontakt zu stehen.

Was dich bei uns erwartet

• Ein Team, das deinen Spirit teilt: sportverrückt, kreativ und voller Energie.
• Vielfalt und Abwechslung: tiefe Einblicke in unsere Eventserien und vielseitige Aufgabenbereiche.
• Eine abwechslungsreiche Schnittstellenrolle zwischen Office Management, HR Administration und Teamkultur.
• Raum für Eigeninitiative: flache Hierarchien, viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Ein flexibles Benefit-Budget, welches du beispielsweise für eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club oder für einen Fahrtkostenzuschuss nutzen kannst.
• Exklusive Vergünstigungen: Corporate Benefits bei zahlreichen Anbietern und Einzelhändlern.
• Persönliches Highlight: Family-&-Friends-Tickets für unsere Veranstaltungen.
• Regelmäßige Team-Events: Feiere mit uns den Erfolg unserer Projekte – vom After-Work-Drink bis zum Sommerfest.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Fortbildungen, Workshops und spannende Perspektiven für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung.