Office Manager (m/w/d)

IMEX EU TRADING GmbH; Potsdam; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Handelsunternehmen mit Sitz in Potsdam sucht eine engagierte Office Managerin, die sich um Buchhaltung, HR-Verwaltung, und Reporting kümmert. Die ideale Kandidatin hat eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office Management und sehr gute Deutschkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten und ein moderner Arbeitsplatz im Zentrum von Potsdam sind Teil des Angebots.

Leistungen

Internationale Umwelt

35-Stunden-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten

Übernahme eines Deutschlandtickets

Mitgliedschaft im Urban Sports Club

Moderner Arbeitsplatz im Zentrum von Potsdam

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Bereich Buchhaltung oder Office Management.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Pflege von Eingangs- und Ausgangsrechnungen im ERP-System.
• Vorbereitung von Lohnunterlagen für das Lohnbüro.
• Unterstützung beim monatlichen Reporting an den japanischen Mutterkonzern.

Kenntnisse

Buchhaltung

HR-Verwaltung

Reporting

MS Office (insbesondere Excel)

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

ERP-Systeme (z. Sage 100)

DATEV

Jobbeschreibung

Wir sind ein internationales Handelsunternehmen mit Sitz in Potsdam und gehören zu einem etablierten japanischen Konzern. Seit dem erfolgreichen grenzüberschreitenden Formwechsel nach Deutschland entwickeln wir unsere operativen Strukturen kontinuierlich weiter. Um unser Team zu bereichern, suchen wir eine engagierte, strukturierte und gewissenhafte Office Managerin (m/w/d) mit Fokus auf Buchhaltung, HR-Verwaltung und Reporting.

Aufgaben

Buchhaltung & Rechnungswesen (in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro):

• Pflege von Eingangs- und Ausgangsrechnungen im ERP-System und DATEV (Sage 100)
• vorbereitende Buchhaltung
• Verwaltung von Belegen und Abstimmung mit dem Steuerberater
• Pflege von Zahlungsübersichten sowie des Cash Flows und Unterstützung bei der Liquiditätsplanung

HR & Personaladministration:

• Vorbereitung von Lohnunterlagen für das Lohnbüro
• Pflege von Arbeitsverträgen, Abwesenheiten und Personalakten
• Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und Behörden
• Koordination administrativer Personalthemen

Reporting & Controlling-Support:

• Unterstützung beim monatlichen Reporting an den japanischen Mutterkonzern (P&L/ Cash Flow)
• Zusammenarbeit mit externen IT-Partnern (z. Power BI) zur Datenaufbereitung
• Gelegentliche Auswertungen von Cashflow und Kennzahlen

Allgemeine Office-Organisation:

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung sowie Vertragsmanagement
• Korrespondenz mit Dienstleistern, Kunden und Behörden
• Reisekostenabrechnungen und Terminplanung
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Buchhaltung, Office Management oder Administration
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. Sage 100) und DATEV-Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Spaß an der Arbeit im Team

Benefits

• Ein internationales Umfeld mit flachen Hierarchien
• 35-Stunden-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten
• Übernahme eines Deutschlandtickets sowie die Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Moderner Arbeitsplatz im Zentrum von Potsdam
• Enger Austausch mit der Geschäftsführung (Übergabeprozess läuft bereits)

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und möglichem Startdatum an.