Office Manager (m/w/d)

fundrock-media; Hamburg; Hybrid; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gesundheitsangebote

Moderne Arbeitsplätze

Mitarbeiterrabatte

Bike-Leasing

30 Urlaubstage

Zusammenfassung

fundrock Media GmbH in Hamburg sucht eine/n Office Manager (m/w/d) zur zentralen Organisation des Bürobetriebs. Sie sind Schnittstelle zwischen internen Teams und Kundinnen/Kunden, koordinieren Termine, Reisemanagement und externe Dienstleister und sorgen für eine reibungslose Büroorganisation.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, bringen mehrjährige Organisationserfahrung mit, beherrschen MS-Office sicher und arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und serviceorientiert.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in organisatorischen Aufgaben, idealerweise als Office Manager.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Servicebewusstsein.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS-Office und schnelle Einarbeitung neuer Tools.
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten bis zu zwei Tage pro Woche, 30 Urlaubstage.
• Benefits wie Gesundheitsangebote, Bike-Leasing, Mitarbeiterrabatte, moderne Arbeitsplätze.

Aufgaben

• Büroorganisation und -administration, Termin- und Reisemanagement, Koordination externer Dienstleister.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben.
• Erste Ansprechpartnerin am Telefon und per E-Mail, Anfragen weiterleiten, serviceorientierte Kommunikation.
• Unterlagen für Kundentermine vorbereiten und Außenwirkung sicherstellen.
• Zusammenarbeit mit Fachbereichen zur Optimierung von Prozessen.
• Organisationstalent zur Verbesserung interner Abläufe und Umsetzung von Kundenprojekten.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Servicebewusstsein

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Als Office Manager (m/w/d) spielst Du eine zentrale Rolle in der Organisation unseres...

Als Office Manager (m/w/d) spielst Du eine zentrale Rolle in der Organisation unseres modernen Bürobetriebs und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen den internen Teams sowie unseren Kundinnen und Kunden.

Deine Aufgaben:

• Du verantwortest die professionelle Büroorganisation und -administration, inklusive Termin- und Reisemanagement, sowie Koordination externer Dienstleister.
• Du unterstützt die Geschäftsführung und das Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, um einen reibungslosen Tagesablauf sicherzustellen.
• Du bist erste r Ansprechpartnerin am Telefon und per E-Mail, nimmst Anfragen freundlich entgegen, leitest diese an die entsprechenden Fachabteilungen weiter und stellst eine serviceorientierte Kommunikation sicher.
• Du pflegst interne Dokumente, bereitest Unterlagen für Kundentermine vor und sorgst für eine einheitliche, professionelle Außenwirkung.
• Du arbeitest eng mit unseren Fachbereichen zusammen, um die Prozesse im Hintergrund laufend zu optimieren und einen effizienten Informationsfluss zu gewährleisten.
• Durch Dein Organisationstalent trägst Du zur stetigen Verbesserung unserer internen Abläufe bei und unterstützt damit die erfolgreiche Umsetzung der Kundenprojekte.

Dein Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Position mit organisatorischen Aufgaben, idealerweise als Office Manager*in oder in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sicheres Auftreten und ein ausgeprägtes Servicebewusstsein.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, solide Englischkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS-Office sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Tools und Prozesse einzuarbeiten.
• Ein modernes, wachsendes Unternehmen, das seine Kundschaft durch individuelle Lösungen im DOOH-Bereich strategisch begleitet.
• Ein motiviertes, interdisziplinäres Team, flache Hierarchien und eine offene Feedbackkultur.
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten an bis zu zwei Tagen pro Woche und 30 Urlaubstage für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
• Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung und die Chance, eigene Ideen einzubringen.
• Weitere Benefits wie Gesundheitsangebote, moderne Arbeitsplätze, attraktive Mitarbeiterrabatte sowie Bike-Leasing.

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