Office Manager (m/w/d)

Iom-Advisory-Gmbh; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Gestaltungsfreiraum

Einarbeitung

Transaktionsblick

Flache Hierarchien

Faire Vergütung

Modernes IT-Equipment

KI-Tools im Alltag

Teamevents

Deutschlandticket

Getränke

Verpflegung im Büro

Job summary

IOM Advisory GmbH in Düsseldorf sucht eine tatkräftige Assistenz/Backoffice-Führungskraft, die das Office eigenverantwortlich leitet und zur zentralen Anlaufstelle für Team, Mandanten und Partner wird.

Du koordinierst Kalender und Reisen der Partner, empfängst Unternehmer und Investoren, organisierst Meetings, Onboarding und betreibst aktiv die Optimierung interner Abläufe. Deutsch fließend, Englisch gut; KI-Anwendungen wie Claude sind willkommen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, mind. 2 Jahre Berufserfahrung.
• Organisationstalent und Überblick auch bei Vielem.
• Menschenkenntnis und Gespür für Situationen.
• Sicheres Auftreten, Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen.
• Diskretion und Verlässlichkeit.
• Routinierter Umgang mit MS Office; erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen wie Claude.
• Fließendes Deutsch; gutes Englisch.

Responsibilities

• Office eigenverantwortlich leiten; zentrale Anlaufstelle für Team, Mandanten und Partner.
• Kalender, Termine und Reisen der Partner im Blick behalten; vorausplanen.
• Unternehmer, Gesellschafter und Investoren telefonisch, per E-Mail und vor Ort empfangen.
• Meetings, Mandantentermine und Teamevents organisieren; Büroorganisation, Dienstleister, Ausstattung, Bestellungen, Onboarding.
• Informationssysteme pflegen; schnellen Zugriff sicherstellen.
• Interne Abläufe weiterentwickeln; KI-Anwendungen nutzen, um Prozesse zu optimieren.

Skills

Organisationstalent

Menschenkenntnis

Sicheres Auftreten

Diskretion

MS Office

KI-Anwendungen Claude

Deutsch fließend

Englisch gut

Verantwortung übernehmen

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Claude

Job description

Du sorgst dafür, dass alles läuft. Oft bevor jemand merkt, dass etwas zu tun war.

Du merkst, was gebraucht wird, bevor jemand fragt. Du kennst die Menschen um Dich herum, behältst auch an hektischen Tagen den Überblick und bleibst dabei souverän und freundlich. Wenn Du Dir nach den ersten Berufsjahren eine Rolle mit echter Verantwortung wünschst, in der Du ein Office prägst und nicht nur verwaltest, dann bist Du bei uns richtig.

Über uns

IOM Advisory GmbH ist eine unabhängige M&A-Beratung. Wir begleiten Unternehmer, Geschäftsführer und Gründer mittelständischer Unternehmen in allen Fragen von Unternehmenstransaktionen: von frühen Finanzierungsrunden über gezielte Zukäufe bis zum Unternehmensverkauf, zum Beispiel im Rahmen der Nachfolge.

Als deutsches Mitglied von REACH Cross-Border Mergers & Acquisitions, einem der weltweit führenden Netzwerke unabhängiger M&A-Beratungen, sind wir in über 30 Ländern vertreten. Seit 2010 haben wir über 1.800 Transaktionen mit einem Gesamtvolumen von mehr als 60 Milliarden Euro beraten.

Wir wachsen und suchen für unser Büro in Düsseldorf eine Persönlichkeit, die unser Backoffice leitet und zur zentralen Anlaufstelle für Team, Mandanten und Partner wird.

Deine Rolle: Du bist die Schaltzentrale unseres Büros

• Du leitest unser Office eigenverantwortlich und bist erste Ansprechperson für unser Team, unsere Mandanten und Geschäftspartner.

• Du behältst Kalender, Termine und Reisen der Partner im Blick und denkst dabei einen Schritt voraus.

• Du empfängst Unternehmer, Gesellschafter und Investoren am Telefon, per E-Mail und vor Ort so, dass sie sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen.

• Du organisierst Meetings, Mandantentermine und Teamevents und kümmerst Dich um alles, was ein Büro am Laufen hält: Dienstleister, Ausstattung, Bestellungen und das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.

• Du pflegst unsere Informationssysteme und sorgst dafür, dass jeder schnell findet, was er braucht.

• Du entwickelst unsere internen Abläufe weiter und nutzt dafür auch KI-Anwendungen, um Dinge einfacher, schneller und besser zu machen.

Was Du mitbringst: Haltung zählt mehr als Vollständigkeit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, etwa im Office Management, in der Assistenz, in einer Kanzlei, Agentur, Hotellerie oder einem vergleichbaren Umfeld

• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch dann den Überblick zu behalten, wenn vieles gleichzeitig passiert

• Menschenkenntnis und ein gutes Gespür für Situationen und Dein Gegenüber

• Ein sicheres, sympathisches Auftreten und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

• Diskretion und absolute Verlässlichkeit

• Sicherer Umgang mit MS Office und erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen wie Claude

• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Du musst nicht alles schon können. Entscheidend sind Neugier, Lernbereitschaft und der Anspruch, Dinge gut zu machen. Den Rest bringen wir Dir bei.

Was wir Dir bieten

• Eine Schlüsselrolle mit echtem Gestaltungsspielraum, die mit uns wächst

• Persönliche Einarbeitung und direkte Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern

• Einblick in spannende Unternehmenstransaktionen im deutschen Mittelstand und im internationalen REACH-Netzwerk

• Ein kollegiales Team aus Berufseinsteigern und erfahrenen Beratern, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

• Eine faire Vergütung

• Modernes IT-Equipment und aktiver Einsatz aktueller KI-Tools

• Regelmäßige Teamevents

• Deutschlandticket, kostenlose Getränke und Verpflegung im Büro

• Ein Büro in direkter Nähe zur Altstadt und zur Kö

Rahmenbedingungen

• Vollzeit, 40 Stunden pro Woche

• Vor Ort in unserem Büro in Düsseldorf

• Start zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Klingt nach Dir?