Office Managerin (m/w/d) / Teamassistenz (m/w/d)

BleckmannSchulze PartnerServices GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Home-Office möglich

Obstkorb & Getränke im Büro

Workation-Option

Pluxee-Gutscheine

Zusammenfassung

Du bringst eine abgeschlossene Büro- oder Hotelkauf-Ausbildung mit, bringst idealerweise Erfahrung im Office Management mit und überzeugst durch Teamgeist, Zuverlässigkeit und eine klare Kommunikationsweise. Eine dynamische Arbeitsumgebung, Onboarding durch das Team Lead, sowie Benefits wie Home-Office-Optionen warten auf dich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung mit organisatorischem Background (Bürokaufmann/-frau oder Hotelkaufmann/-frau) und idealerweise erste Office-Management-Erfahrung.
• Kommunikationsstärke: freundlich am Telefon und im Umgang mit Kundinnen und Partnern.
• Eigeninitiative & Sorgfalt: Detailgenauigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Teamorientierung und Motivation als zentrale Werte des Teams.

Aufgaben

• Postfach prüfen, Anfragen koordinieren und gezielt an Abteilungen weiterleiten.
• Telefonisch die erste Ansprechperson sein und Anrufe freundlich entgegennehmen.
• Terminkoordination, Meetingraumbesitz, Vorbereitung von Meetings und Getränkeplanungen.
• Reise- & Eventplanung: Reisen buchen und Events für Team/Partner organisieren.
• Abläufe verbessern, interner Support sichern, Kassenabrechnung vorbereiten.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Organisationstalent

Ausbildung

Ausbildung im Büro/Office Management

Jobbeschreibung

Hast du ein Händchen für Organisation und willst wirklich etwas bewegen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Office Managerin (m/w/d) unterstützt du uns dabei, den Büroalltag optimal zu gestalten und unsere Partner/innen in verschiedensten Anliegen zu unterstützen. Hier zählt dein Engagement - jeder Tag ist spannend und vielfältig!

Wir bei BS PartnerServices verwirklichen berufliche Träume! Denn wir unterstützen Existenzgründer/innen dabei, sich in der Personaldienstleistung selbstständig zu machen und erfolgreich zu sein. Mit deinem Einsatz im Team trägst du maßgeblich dazu bei, dass unsere Partner/innen rundum zufrieden sind und jedes Event ein Highlight wird!

Das erwartet dich im Alltag:

• Start your day right: Nach dem ersten Kaffee checkst du das Support-Postfach, koordinierst Anfragen und leitest Anliegen gezielt an die passende Abteilung weiter.
• Kommunikationswunder: Du bist die erste Stimme am Telefon und nimmst eingehende Anrufe stets freundlich entgegen.
• Organisationstalent: Von der Terminkoordination, über die Vorbereitung des Meetingraums bis zur Getränkebestellung - du behältst alles im Blick und optimierst Abläufe für einen reibungslosen Büroalltag.
• Reise- & Eventplanung: Ob für das Team intern oder unsere Partner/innen - du kümmerst dich um die Reisebuchungen und organisierst jegliche Events mit Leichtigkeit und Effizienz.
• Feel-Good-Management: Du sorgst für die nötige Struktur und verantwortest die internen Team-to-Dos und sorgst somit für Harmonie und Ordnung im Büro.
• Allroundtalent: Austausch mit unserem externen IT-Dienstleister, Vergleich von Leasingangeboten für unseren Fuhrpark oder die Digitalisierung von Belegen inklusive der vorbereitenden Kassenabrechnung - alles kein Problem für dich!

Das bringst du mit:

• Motivation & Teamfähigkeit: Eine offene Art, Teamgefühl und eine ordentliche Portion Motivation sind für uns das Wichtigste.
• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung mit organisatorischem Background (z. B. Bürokauffrau (m/w/d) oder Hotelkauffrau (m/w/d)) und idealerweise erste Erfahrung im Office Management oder in der Teamassistenz.
• Kommunikationsstärke: Du gehst freundlich auf Menschen zu, hast keine Scheu, den Telefonhörer in die Hand zu nehmen und gehst gewissenhaft mit eingehenden Anliegen um.
• Eigeninitiative & Sorgfalt: Du hast ein Auge fürs Detail, arbeitest strukturiert und behältst immer den Überblick.

Was wir dir bieten:

• Onboarding: Wir-Gefühl ab Tag 1 und eine strukturierte, gründliche Einarbeitung durch dein Team Lead Janine.
• Erholung & Workation: 30 Urlaubstage plus freie Tage an Rosenmontag, Weihnachten und Silvester - außerdem haben wir für Weltenbummler und Sonnenanbeter eine Workation-Option im Angebot.
• Home-Office: Wir bieten die Möglichkeit auch mal im Home-Office zu arbeiten - die Ausstattung bekommst du von uns.
• Gutscheine: Die Finanzierung der gemeinsamen Mittagspausen unterstützen wir mit monatlichen Pluxee-Wertgutscheinen (91,50€).
• Fitness: Du kannst einen Teil deiner Pluxee-Gutscheine auch gegen eine Urban Sports-Mitgliedschaft tauschen.
• Teamgefühl: Teamevents, Feierabend-Drink oder andere After-Work-Aktivitäten - Teamspirit wird bei uns gelebt.
• Vergütung: Deine zukünftige Vergütung liegt bei bis zu 36.000€ brutto pro Jahr
• Office-Basics: Natürlich haben auch wir den obligatorischen Obstkorb sowie kostenfreie Heiß- und Softgetränke im Büro.
• Feel-Good-Management: Die Aufgabe liegt nicht nur bei dir - unsere Bürohunde Sully, Feli, Foxy, Mimi und Charlie unterstützen dich in dem Bereich

Das passt zu dir?