Office Manager (m/f/d)

Personio; Berlin; Vor Ort; EUR 22.000 - 30.000; Teilzeit

Zusammenfassung

GlassDollar in Berlin sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. einen Office-Manager in Teilzeit. Du sorgst dafür, dass sich unser Büro, Team und Kunden wohlfühlen, und bringst eigenständig Ordnung in den Alltag.

Zu deinen Aufgaben gehören Eventorganisation, Koordination von Lieferanten, Verwaltung von Büromaterial sowie die Organisation von Meetings und Besuchern. Du bist Gastgeber:in mit Auge fürs Detail und behältst den Überblick.

Qualifikationen

• Erste Erfahrungen im Office Management, Eventorganisation, Gastro oder Hotel
• Fließend Deutsch und Englisch
• Wohnsitz in Berlin und regelmäßige Büropräsenz
• Bereitschaft, abends bei Events und Teamabenden zu arbeiten
• Sichere Handhabung digitaler Tools (Notion, Slack, Google Workspace)

Aufgaben

• Du machst unser Büro zu einem Ort, an dem sich alle wohlfühlen.
• Du planst Kundenevents, Teamabende und koordiniert das Event-Management.
• Du behältst Übersicht über Belegungen, Lunch-Planung und Besuchertage.
• Du sorgst für Übernachtung, Bettwäsche, Schlüsselverteilung und Check-in.
• Du stellst Kaffee, Getränke und Snacks bereit und sorgst für Ordnung.
• Du verwaltest Büromaterial, Nachbestellungen und Lieferantenkontakte.
• Du nimmst Lieferungen an und kennst Schlüssel-/Zugangsinformationen.
• Du kümmerst dich um WLAN, Drucker und gelegentliche Technik-Angelegenheiten.
• Du hältst Bereiche sauber und erinnerst das Team an kleine Ordnungshilfen.
• Du koordinierst Drittanbieter wie Reinigung, Caterer und Hausverwaltung.

Kenntnisse

Office Management

Eventorganisation

Gastro/Hotel-Experience

Gastgeber:in-Kompetenz

Tools

Notion

Slack

Google Workspace

Pleo

Jobbeschreibung

TL;DR

Wir sind GlassDollar, ein B2B‑SaaS-Startup aus Berlin, und wir suchen die gute Seele für unser Büro. Du sorgst dafür, dass sich alle bei uns wohlfühlen: das Team, unsere Kunden und alle, die zum ersten Mal reinkommen. Die Stelle ist Teilzeit und deine Arbeitszeiten richten sich danach, was gerade ansteht. Heute bist du vielleicht bis 22 Uhr beim Teamevent, morgen fängst du dafür erst mittags an. Klingt gut? Dann lies weiter ?

What we're looking for

Ownership
Du fühlst dich fürs Büro verantwortlich, als wäre es dein eigenes. Du wartest nicht, bis jemand eine To-do-Liste schickt. Du entscheidest selbst, was als Nächstes dran ist, setzt es um und stehst dafür gerade, wenn mal was schiefgeht.
Du hast den Blick dafür
Du kommst rein und siehst sofort, was nicht passt: der Stapel Kartons in der Ecke, die leere Obstschale, das Chaos auf dem Besprechungstisch. Dir fällt so etwas einfach auf, ohne dass du danach suchst. Dann räumst du es selbst weg oder gibts dem Team einen freundlichen Hinweis.
Zeitlich flexibel
Bei dir gibt es kein Nine-to-five. Wenn abends ein Kundenevent oder ein Teamabend ansteht, bist du dabei. Dafür startest du am nächsten Tag später oder machst früher Schluss, wenn gerade wenig los ist. Du teilst dir deine Zeit so ein, wie es für das Büro und für dich gut passt.
Gastgeber:in durch und durch
Du merkst, was fehlt, bevor jemand fragt. Bei dir fühlt sich jeder Gast vom ersten Moment an willkommen, und der Kaffee steht schon auf dem Tisch, bevor das Meeting losgeht.
Event-Mensch
Egal ob Kundenevent bei uns im Büro oder Teamabend nur für uns: Du bringst gern Leute zusammen. Wenn jemand sagt Wir sollten mal wieder was machen, hast du sofort drei Ideen, und mindestens eine davon ist richtig gut.
Organisiert, aber entspannt
Du behältst den Überblick, auch wenn drei Dinge gleichzeitig passieren. Und falls der Caterer absagt, hast du schon eine Nummer im Handy.
Mit dir redet man gern
Deine gute Laune steckt an. Du gehst offen auf Menschen zu, egal ob neue Kolleg:innen oder Kunden, und nach einem kurzen Gespräch mit dir hat jeder ein Lächeln im Gesicht.

What you'll do

• Create a space: Du machst unser Büro zu einem Ort, an dem wir uns alle wohlfühlen und gern Zeit verbringen. Pflanzen, Licht, ein gemütliches Eck für den Kaffee zwischendurch, die richtige Playlist: Wie das aussieht, entscheidest du. Das gilt fürs Team genauso wie für jeden Kunden, der zum ersten Mal reinkommt.
• Events: Kundenevents bei uns im Büro, Teamabende nur für uns und das spontane Anstoßen, wenn ein großer Deal durch ist. Du hast die Ideen, planst alles von der Location bis zur Gästeliste und feierst natürlich mit. Das Teamdinner organisierst du nebenbei.
• Office Weeks: Wenn das ganze Team ins Büro kommt, hältst du die Fäden zusammen. Wer ist wann da, reichen die Plätze, und wo gehen wir am Mittwoch zum Lunch? Die Antworten hast du.
• Übernachtungsgäste: Wenn Kolleg:innen von außerhalb bei uns übernachten, ist alles vorbereitet: frische Bettwäsche, Handtücher, und sie wissen, wo der Schlüssel liegt.
• Nie auf dem Trockenen: Kaffee, Sprudel, Snacks, und am Freitag darf es auch mal ein Feierabendbier sein. Bei uns ist immer was da, und dafür sorgst du.
• Büromaterial & Bestellungen: Druckerpapier, Post-its, Kabel, Ladegeräte. Du merkst, wenn etwas zur Neige geht, und bestellst nach, bevor jemand fragt.
• Post, Pakete & Schlüssel: Du nimmst Lieferungen an und weißt, wer welchen Schlüssel oder Zugang hat.
• Technik-Basics: Das WLAN hakt, der Drucker streikt? Du kümmerst dich darum oder weißt, wen du anrufen musst.
• Ordnung mit Augenzwinkern: Du siehst sofort, wenn etwas nicht gut aussieht. Dann rückst du es selbst gerade oder erinnerst das Team daran, dass sich die Tassen auf dem Schreibtisch leider nicht von selbst in die Spülmaschine beamen.
• Dienstleister & Co.: Reinigung, Getränkelieferant, Caterer, Hausverwaltung und ab und zu ein Handwerker. Für alle bist du die Ansprechperson und sorgst dafür, dass es läuft.

Requirements

• Erste Erfahrung im Office Management, in der Eventorganisation, in der Gastro oder im Hotel
• Fließend Deutsch und Englisch
• Du wohnst in Berlin und bist schnell im Büro
• Du kannst regelmäßig abends bei Events und Teamabenden dabei sein
• Du kommst gut mit digitalen Tools klar. Wir arbeiten mit Notion, Slack, Google Workspace und Pleo für Ausgaben.

How we hire

Schnell, ehrlich und ohne Rätselraten.

• Kennenlernen: 15 Minuten Call, um zu schauen, ob die Chemie stimmt
• Vorbeikommen: Wir quatschen im Büro über deine Ideen, und du lernst das Team kennen
• Offer: Wenn es passt, geht's schnell. Versprochen.