Office Manager*in (m/w/d)

DWA Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall; Stuttgart; Vor Ort; EUR 45.000 - 56.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

60% mobiles Arbeiten

Weihnachts- & Urlaubsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Zusammenfassung

Die DWA Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall e.V. sucht für den Landesverband Baden-Württemberg in Stuttgart eine Teilzeit-Office-Managerin (20 Std./Woche).

Die Stelle umfasst verantwortungsvolle Assistenz- und Organisationsaufgaben im täglichen Geschäftsbetrieb. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Einkaufssteuerung, Vertrags- und Fristenverwaltung, Terminplanung, Beauftragung von Lieferanten sowie die Unterstützung von Geschäftsleitung und Projektteams.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse sowie Erfahrung mit Digital Workplace.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständiges, genaues Arbeiten, Kreativität sowie Freude an neuen Ideen.

Aufgaben

• Koordination des laufenden Geschäftsstellenbetriebs inkl. Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefonannahme, Ablage von Unterlagen.
• Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Abstimmung mit Lieferanten.
• Vertrags- und Fristenverwaltung, Angebotseinholung und Beauftragungen.
• Terminverwaltung und Organisation von Besprechungen sowie Videokonferenzen mit Protokollführung.
• Unterstützung bei Erstellung von Präsentationen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Projektteams in administrativen Tätigkeiten.

Kenntnisse

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung)

Tools

MS-Office

Digital Workplace

Jobbeschreibung

Die Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall e.V. (DWA) setzt sich intensiv für die Entwicklung einer sicheren und nachhaltigen Wasserwirtschaft ein. Als politisch und wirtschaftlich unabhängige Organisation arbeitet sie fachlich auf den Gebieten Wasserwirtschaft, Abwasser, Abfall und Bodenschutz.

Der DWA-Landesverband Baden-Württemberg betreut seine rund 1.600 Mitglieder, vertritt deren Interessen und führt zahlreiche Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen in Baden-Württemberg durch. Zusätzlich unterstützt er die Branche mit eigenen Projekten und Netzwerken, wobei er kontinuierlich im engen Austausch mit den führenden Vertretenden der Branche steht.

Für unseren Landesverband Baden-Württemberg in Stuttgart suchen wir schnellstmöglich – unbefristet – eine*n

Office Manager*in (m/w/d)

in Teilzeit (20 Std./Woche).

Ihre Aufgaben

• Koordination des laufenden Geschäftsstellenbetriebs einschließlich Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefonannahme sowie Pflege und Ablage von Unterlagen.
• Steuerung des Einkaufs von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Abstimmung mit Lieferanten und externen Dienstleistern.
• Verwaltung bestehender Verträge und Fristen, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Vorbereitung von Bestellungen und Beauftragungen.
• Terminverwaltung.
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Videokonferenzen mit Protokollführung.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Projektteams in administrativen Tätigkeiten.

Anforderungen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich – z. B. zum/zur Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbares, möglichst mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Erfahrungen mit Digital Workplace.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Weiterhin erwarten wir selbstständiges, genaues Arbeiten, Kreativität sowie Spaß an der Entwicklung neuer Ideen.

Wir Bieten

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitmodelle mit Kernzeit von 9-12 Uhr, bis zu 60 % mobiles Arbeiten.
• Vergütung & Extras: Überdurchschnittliche Bezahlung, Weihnachts-/Urlaubsgeld.
• Gutscheinkartensystem und Prämiensysteme (ist nicht Bestandteil des u. g. Jahressbruttos).
• Vorsorge & Leistungen: Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen.
• Sinnstiftende Arbeit – Für alle, die mehr bewegen wollen. Bei uns haben Sie die Möglichkeit, aktiv zum Schutz natürlicher Ressourcen beizutragen und gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft für kommende Generationen zu arbeiten.

Die o. g. Stelle entspricht einem Jahresbruttogehalt von 45.400 € bis 55.600 € bezogen auf eine Vollzeitstelle von 40 Stunden pro Woche (beinhaltet alle arbeitgeberseitigen Leistungen, die ausgezahlt werden, inkl. Arbeitgeberanteil an betrieblicher Altersvorsorge).