Office Manager*in (m/w/d)

Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall e.V. (DWA); Stuttgart; Hybrid; EUR 45.000 - 56.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeitmodelle

60% mobiles Arbeiten

Überdurchschnittliche Bezahlung

Weihnachts-/Urlaubsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Zusammenfassung

Die Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall e.V. (DWA) sucht im Landesverband Baden-Württemberg in Stuttgart eine office managerin/Office Managerin (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche).

Ihre Aufgaben umfassen Organisation, Einkauf, Vertragsverwaltung, Terminplanung und Support der Geschäftsführung und des Projektteams. Sie bringen eine kaufmännische Berufsausbildung mit, arbeiten strukturiert, serviceorientiert und verfügen über sehr gute MS-Officekenntnisse sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, ideal mit Sekretariatserfahrung.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Team- und Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Laufenden Geschäftsstellenbetrieb koordinieren (Post, Korrespondenz, Telefon).
• Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterialien steuern; Lieferanten koordinieren.
• Verträge und Fristen verwalten; Angebote einholen und Bestellungen vorbereiten.
• Termine verwalten; Besprechungen/Video-Konferenzen organisieren und protokollieren.
• Unterstützung bei Präsentationen; Unterstützung der Geschäftsleitung und des Projektteams.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse verhandlungssicher

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Büromanagement)

Tools

Digital Workplace

Jobbeschreibung

Die Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall e.V. (DWA) setzt sich intensiv für die Entwicklung einer sicheren und nachhaltigen Wasserwirtschaft ein. Als politisch und wirtschaftlich unabhängige Organisation arbeitet sie fachlich auf den Gebieten Wasserwirtschaft, Abwasser, Abfall und Bodenschutz.

Der DWA-Landesverband Baden-Württemberg betreut seine rund 1.600 Mitglieder, vertritt deren Interessen und führt zahlreiche Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen in Baden-Württemberg durch. Zusätzlich unterstützt er die Branche mit eigenen Projekten und Netzwerken, wobei er kontinuierlich im engen Austausch mit den führenden Vertretenden der Branche steht.

Für unseren Landesverband Baden-Württemberg in Stuttgart suchen wir schnellstmöglich

Office Manager (m/w/d)

unbefristet – eine*n

in Teilzeit (20 Std./Woche)

Ihre Aufgaben:

• Koordination des laufenden Geschäftsstellenbetriebs einschließlich Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefonannahme sowie Pflege und Ablage von Unterlagen.
• Steuerung des Einkaufs von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Abstimmung mit Lieferanten und externen Dienstleistern.
• Verwaltung bestehender Verträge und Fristen, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Vorbereitung von Bestellungen und Beauftragungen.
• Terminverwaltung.
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Videokonferenzen mit Protokollführung.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Projektteams in administrativen Tätigkeiten.

Anforderungen:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich – z. B. zum/zur Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbares, möglichst mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Erfahrungen mit Digital Workplace.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Weiterhin erwarten wir selbstständiges, genaues Arbeiten, Kreativität sowie Spaß an der Entwicklung neuer Ideen.

Wir bieten:

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitmodelle mit Kernzeit von 9–12 Uhr, bis zu 60% mobiles Arbeiten.
• Vergütung & Extras: Überdurchschnittliche Bezahlung, Weihnachts-/Urlaubsgeld.
• Gutscheinkartensystem und Prämiensysteme (ist nicht Bestandteil des u. g. Jahresbruttos).
• Vorsorge & Leistungen: Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen.
• Sinnstiftende Arbeit – Für alle, die mehr bewegen wollen. Bei uns haben Sie die Möglichkeit, aktiv zum Schutz natürlicher Ressourcen beizutragen und gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft für kommende Generationen zu arbeiten.

Die o. g. Stelle entspricht einem Jahresbruttogehalt von 45.400 € bis 55.600 € bezogen auf eine Vollzeitstelle von 40 Stunden pro Woche (beinhaltet alle arbeitgeberseitigen Leistungen, die ausgezahlt werden, inkl. Arbeitgeberanteil an betrieblicher Altersvorsorge).