Office Manager:in (m/w/d)

PixelProduction GmbH & Co. KG; Eichholz; Vor Ort; EUR 10.000 - 13.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Teilzeitstelle 16–20 Std/Woche

Moderner Arbeitsplatz in Wuppertal

Regelmäßige Team-Events

Zusammenfassung

PixelProduction GmbH & Co. KG in Wuppertal sucht eine strukturierte, zahlenaffine Office-Management-Persönlichkeit. Sie steuern administrative Kernprozesse, betreuen Vertragstermine, pflegen ERP-Stammdaten und dienen als zentrale Anlaufstelle am Telefon sowie vor Ort.

Die Stelle ist Teilzeit (16–20 Stunden pro Woche) und bietet Raum für Organisation von Meetings, Raummanagement und Bürobedarf. Sie arbeiten in einer freundlichen Agenturumgebung mit flachen Hierarchien.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management, vorbereitender Buchhaltung und Vertragsmanagement.
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (Stammdaten- und Projektanlage) und Kundenkontakt.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und zeitliches Planungsgeschick.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke.
• Routinierter Umgang mit internen Kennzahlen und buchhalterischen Zusammenhängen.
• Fließende Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse vorteilhaft.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung & Abrechnung: Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, Zuordnung zu Projekten, Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, Plausibilitätsprüfung.
• Vertragsmanagement & Organisation: Pflege des Vertragsregisters, Übersicht über Fristen, digitale Ablage sicherstellen.
• ERP- & Projektsupport: Pflege der ERP-Stammdaten, Anlage neuer Projekte, Datenqualität sicherstellen.
• Agenturservice: erste Anlaufstelle am Telefon, Empfang vor Ort, Koordination von Postlauf, Raummanagement, Bürobedarf-Bestellungen, Organisation von Meetings und Teamevents.
• Unterstützung in der Auftragsanbahnung: Erfassung eingehender Leads im ERP, Anlegen erster Angebote, Angebotsverfolgung nach Absprache.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Präzision

Zeitmanagement

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Deutsch fließend

Englischkenntnisse vorteilhaft

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Damit sich unsere Kreativen und Berater voll auf ihre Projekte konzentrieren können, halten wir im Team Office-Management im Hintergrund die Fäden zusammen. Zur Verstärkung suchen wir eine strukturierte, zahlenaffine und serviceorientierte Persönlichkeit, die administrative Kernprozesse mit Leichtigkeit steuert und unserer Agentur ein freundliches Gesicht gibt.

• Vorbereitende Buchhaltung & Abrechnung: Du übernimmst die Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, ordnest sie Projekten zu, erstellst Rechnungen (insb. für wiederkehrende Leistungen) und bereitest die Abrechnungen inklusive Plausibilitätsprüfung sorgfältig vor.
• Vertragsmanagement & Organisation: Du pflegst unser Vertragsregister (Dienstleister, Kunden, Rahmenverträge), behältst Fristen und Termine im Blick und stellst eine lückenlose, digitale Ablage sicher.
• ERP- & Projektsupport: Du pflegst unsere ERP-Stammdaten, legst neue Projekte in unseren Systemen an und sicherst eine hohe Datenqualität.
• Agenturservice: Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon und empfängst unsere Kunden vor Ort. Zudem koordinierst du den Postlauf (physisch & digital), das Raummanagement, die Bestellung von Bürobedarf und unterstützt bei der Organisation von Meetings und Teamevents.
• Unterstützung in der Auftragsanbahnung: Du erfasst eingehende Leads im ERP-System, legst erste Angebote an und unterstützt die Angebotsverfolgung nach Absprache.

Dein Profil

• Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Vertragsmanagement (Fristen- und Dokumentenorganisation)
• Systemkompetenz: Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (insb. im Bereich Stammdaten- und Projektanlage) sowie Routine im Umgang mit Kunden
• Arbeitsweise: Ein ausgeprägtes Organisationstalent, absolute Zuverlässigkeit, Präzision, ein gutes Zeitmanagement sowie ein sicheres Verständnis für interne Messgrößen und buchhalterische Zusammenhänge
• Persönlichkeit: Ein freundliches, lösungsorientiertes Auftreten, stark ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Sprachkenntnisse: Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil

Warum wir?

Eine verlässliche Teilzeitstelle mit einem wöchentlichen Stundenumfang von 16–20 Stunden– ideal vereinbar mit deinem Alltag.

• Spannendes Agenturumfeld: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle aller Agenturbereiche
• Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und eine offene, teamorientierte Arbeitsatmosphäre
• Weiterentwicklung: Proaktive Mitgestaltung des eigenen Arbeitsbereichs
• Moderner Arbeitsplatz: Ein attraktives Arbeitsumfeld in zentraler, grüner Lage in Wuppertal
• Gemeinschaft: Ein tolles Team, das sich auf dich freut, sowie regelmäßige interne Events

Über uns

Wir sind eine dynamisch wachsende und anspruchsvolle Agentur für konzeptionelle Kommunikationsmedien mit knapp 40 festen Mitarbeitern* und Sitz in Wuppertal. Wir betreuen einen abwechslungsreichen Kundenstamm – von B2B-Kunden über Onlineshops bis hin zum Direktkundengeschäft ist alles dabei. Für die stetig wachsenden Aufgaben in unserem Team suchen wir motivierte Kollegen, die gerne langfristig mit uns erfolgreich wachsen möchten.